伍方會議服務去舉辦一個會議，也會有很多會務工作要安排，這些會務工作的各個細節(jié)都要認真安排好，否則，任何一個細節(jié)方面出現(xiàn)紕漏，都會影響會議的順利進行。

一、會議印刷品

會議印刷品可以把無形的會議產(chǎn)品描繪出來，使?jié)撛诘臅h參加者了解會議產(chǎn)品的內(nèi)涵，也可以使未參加會議的人們了解會議產(chǎn)品的結(jié)論性內(nèi)容。

在制作會議印刷時要注意印上會議及其舉辦者、組織者的形象識別（C.I）符號以樹立、培育會議及其舉辦者、組織者的品牌形象。例如，在信封、信紙、小冊子、廣告?zhèn)鲉蔚却黉N宣傳資料上印上會議本身、會議舉辦者和會議組織者的徽標（logo）……

（一）會議內(nèi)容摘要（abstracts）

旨在會議前把預先安排的會議演講、講解等發(fā)言內(nèi)容的概要以及論文摘要匯集在一起而編成的書面資料。

會議內(nèi)容摘要的內(nèi)容可通過實現(xiàn)征集論文（call for papers）等途徑獲得。

征集論文和編輯會議內(nèi)容摘要是會議科學委員會（scientific committee）[或稱程序委員會（program committee）或?qū)W術委員會（academic committee）]的任務。

會議內(nèi)容摘要在會議前印刷制作完畢，在會議報到時發(fā)給與會者，供與會議者會前了解會議犯嚴重發(fā)言的內(nèi)容概要。

（二）會議資料匯編（proceedings）

指在會議后把會議中的演講、講解、論文、討論的總結(jié)、會議通過的決議、決定的書面資料匯編在一起而形成的書面資料。

它不僅對與會者很重要，而且對下列人士與機構(gòu)也很重要：

1.沒有與會的專業(yè)人士；

2.大學師生，圖書館；

3.有關（國際）組織，政府有關部門；

4.相關行業(yè)（行業(yè)最新成果）。

會議結(jié)束后應盡快把會議資料匯編整理出來，印刷制作成冊，郵寄或把電子版發(fā)送給與會者，并可銷售給其他需要者，增加一些會議收入。由于計算機的迅速普及，更由于人們的環(huán)保理念的提高，推行無紙化辦公，目前越來越多的會議不再印刷，而是將所有制作成一張DVD光盤，會議注冊時發(fā)給代表。

（三）最終程序（fine program）手冊和會議指南

會議代表注冊時要得到一本會議的最終程序手冊，也包含與會者參加會議需要的會務安排方面的信息。在與會者報到時發(fā)給他們，便于他們挑選感興趣的報告和選擇參加各種活動。最終程序的主要內(nèi)容包括：

1.會議日程安排；

2.會議內(nèi)容摘要（abstracts）；

3.當?shù)亟煌ò才疟恚?/p>

4.參加會議者名單（住房安排表）。

（四）其他會議印刷品

1.會議的票證

會議的票證包括參加各種活動的請柬、餐券和旅游票。

會議請柬的制作、因數(shù)的質(zhì)量要與會議的規(guī)格、檔次相一致。

會議請柬應提前足夠的時間送寄給會議VIP、嘉賓、演講人，并與報名參加者注冊確認后立即發(fā)給他們，使他們有充分的時間作好參加會議的準備。

2.會議旅游小冊子

多數(shù)會議都安排有旅游、游覽節(jié)目。把旅游或游覽的線路、經(jīng)典及出發(fā)的時間、集合的地點安排等事先制作、印刷成旅游小冊子，在與會者報到時發(fā)給他們，作為旅游或游覽時的參考。會議旅游小冊子的制作、印刷的質(zhì)量也要與會議的規(guī)格、檔次相一致。

二、會議名卡

會議名卡是會議組織者制作的供與會者和會務人員佩戴作為會議通行憑證的物品。會議要為每位會議代表準備一個名卡，會議代表憑此參加會議的各項活動。

（一）會議名卡的形式

1.胸卡：佩戴在胸部的名卡。

2.掛卡：佩掛在脖子上、懸吊在胸前的名卡。

3.ID卡：使用電腦技術把與會者資料數(shù)據(jù)存儲進卡并可由電腦識別的名卡。

（二）制作和使用會議名卡時注意事項

1.名卡上的字要足夠打，使會議安全人員或其他工作人員從很遠處就可以看清楚。

2.名卡應選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應以能再鐳射打印機上打印為準。其上印有會議名稱、會議舉辦的時間和地點、會議代表的姓名（國際會議還要加上國際）。最好只用會議名稱的縮寫，這樣字體可以選擇得大一些。

3.不同類型的人員的名卡最好用不同的顏色區(qū)分，類型可包括正式代表、陪同人員、工作人員、展覽人員等。有些會議為了突出貴賓的身份，采用特殊標記如用紅色絲帶的方法區(qū)別。

4.普通的會議盡量不要采用貼相片和塑封的形式來制作胸卡。

5.請與會者把名卡佩戴或佩掛在正確的位置，以方便安全人員或其他工作人員檢查。

6.對名卡進行編碼，對于重要的、安全性要求高的會議，伍方會議服務會在名卡上增加佩戴者的彩照，如果很重要的會議也會選擇用IC卡。

資料整理：小燴