首先，對(duì)于會(huì)展的組織者而言，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供和中期展會(huì)管理，以及后期展會(huì)總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會(huì)開始之前，展會(huì)組織者應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者處搜集必要信息，之后對(duì)這些信息進(jìn)行綜合整理加工并匯編成冊，為相關(guān)人員提供詳盡的展會(huì)信息。同樣重要的是，展會(huì)的組織者設(shè)計(jì)與建立的一套完整的展會(huì)運(yùn)行體制也保證了信息交流的暢通。應(yīng)該說，展會(huì)組織者的前期工作是整個(gè)信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。

其次，從參展商方面來說，在決定參加一個(gè)展會(huì)后，應(yīng)首先針對(duì)本次活動(dòng)做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過程中企業(yè)想得到什么信息，并對(duì)企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行切合實(shí)際的定位。在展會(huì)中，參展商在主動(dòng)向展會(huì)組織者提供自身信息的同時(shí)，也從展會(huì)中得到更多的、更為詳實(shí)的信息。只有在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個(gè)主體才不至于因?yàn)樽陨硇畔⒌钠毓舛鴮?dǎo)致其利益受損。參展單位在展會(huì)中主動(dòng)搜集所需要的信息，與展會(huì)組織者及其他信息提供者保持密切聯(lián)系，最大化企業(yè)有效信息的獲取量，使參展活動(dòng)“不虛此行”。展會(huì)結(jié)束后，各參展單位對(duì)所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比并衡量參展收益。

再次，對(duì)于展會(huì)相關(guān)信息提供者而言，即供應(yīng)商、經(jīng)銷商、采購商等，他們對(duì)整個(gè)展會(huì)中信息集散功能的發(fā)揮同樣具有十分重要的作用。展會(huì)前，他們需要向展會(huì)組織者提供有關(guān)信息，并表達(dá)自身利益和要求，在保證自身信息傳播暢通的同時(shí)，也積極了解其他競爭者的信息。在展會(huì)開始后，這些信息提供者繼續(xù)不遺余力地更新展會(huì)信息，向參展單位展示自己并在競爭中獲益。從這個(gè)意義上來說，他們本身也是以一種特殊參展商的身份出現(xiàn)。

作為一個(gè)理想的信息交流平臺(tái)，展會(huì)組織者、參展商、相關(guān)信息提供者之間的關(guān)系對(duì)展會(huì)的成功至關(guān)重要。在這一信息集散過程中，三方應(yīng)始終處午平等地位，三方的利益均要受到保護(hù)。在現(xiàn)今的大多數(shù)展會(huì)之中，展會(huì)組織者一般都處于比較主動(dòng)的地位，指揮著展會(huì)的進(jìn)度和整個(gè)過程。而參展單位則往往較為被動(dòng)，它們也大多把自己僅僅定位為展會(huì)中的“客戶”，而非“合作者”。這種情況所導(dǎo)致的必然后果就是信息的不均衡和信息誤差等，最終影響的仍是展會(huì)的效果。因而在理想模式中應(yīng)更注重在三方的溝通上下工夫，比如建立展會(huì)指導(dǎo)委員會(huì)就是一種比較可行的方案。參展商可以通過參與指導(dǎo)委員會(huì)的工作，為展會(huì)組織者及時(shí)提供信息幫助，參展商也可從中獲得有益的指導(dǎo)。

當(dāng)然，會(huì)展的信息集散功能絕不是會(huì)展所具有的唯一功能，會(huì)展業(yè)作為一個(gè)新興的綜合產(chǎn)業(yè)還具有更為有益的社會(huì)價(jià)值，在國民經(jīng)濟(jì)中也占有不可忽視的戰(zhàn)略地位。

就會(huì)議而言，通過會(huì)議本身的形式、規(guī)模、主題以及口號(hào)、報(bào)告、宣言等多種傳播形式可以體現(xiàn)會(huì)議組織者、參與者的政治取向、價(jià)值取向和情感取向，很多教育宣傳工作通過會(huì)議能直接得以實(shí)施，如表彰會(huì)、慶祝會(huì)、報(bào)告會(huì)、歡迎會(huì)等具有鼓動(dòng)、激勵(lì)、感染等教育宣傳作用。就展覽而言，展覽館被公認(rèn)為“活生生的課堂”、“生活的百科全書”。“百聞不如一見”，親眼所見的事物比耳朵聽來的更為可靠、有效。觀眾在展覽中“見”到的藝術(shù)形象直接逼真，“見”來的知識(shí)也更為可信、更具時(shí)效性。

展覽是一種重要的社會(huì)意識(shí)形態(tài)，它歸根結(jié)底是對(duì)一定的社會(huì)存在的反映，因而具有多方面的認(rèn)知作用。從世界范圍橫向看，一個(gè)時(shí)代的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、道德和社會(huì)習(xí)俗等各方面的情況，都會(huì)被一定程度地反映在展覽作品中。從歷史演變縱向看，時(shí)代變遷、國家興亡、科技演進(jìn)、民族盛衰、人間滄桑、生物演化等歷史變化的步伐，通過世代相傳的博物館、展覽館、科技館得以生動(dòng)展現(xiàn)。人們可以通過展覽藝術(shù)形象拓寬視野，接觸到許許多多個(gè)人日常生活難以涉及的廣闊領(lǐng)域，提高認(rèn)知能力。展覽的再現(xiàn)功能既能教育人們學(xué)習(xí)知識(shí)，又能豐富和發(fā)展知識(shí)，還能使得知識(shí)形態(tài)的科技成果應(yīng)用于實(shí)踐，變潛在的生產(chǎn)力為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/a0cde0c76137ee06eff918c6.html