伍方會(huì)議服務(wù)去舉辦一個(gè)會(huì)議，也會(huì)有很多會(huì)務(wù)工作要安排，這些會(huì)務(wù)工作的各個(gè)細(xì)節(jié)都要認(rèn)真安排好，否則，任何一個(gè)細(xì)節(jié)方面出現(xiàn)紕漏，都會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行。

一、會(huì)議印刷品

會(huì)議印刷品可以把無(wú)形的會(huì)議產(chǎn)品描繪出來(lái)，使?jié)撛诘臅?huì)議參加者了解會(huì)議產(chǎn)品的內(nèi)涵，也可以使未參加會(huì)議的人們了解會(huì)議產(chǎn)品的結(jié)論性?xún)?nèi)容。

在制作會(huì)議印刷時(shí)要注意印上會(huì)議及其舉辦者、組織者的形象識(shí)別（C.I）符號(hào)以樹(shù)立、培育會(huì)議及其舉辦者、組織者的品牌形象。例如，在信封、信紙、小冊(cè)子、廣告?zhèn)鲉蔚却黉N(xiāo)宣傳資料上印上會(huì)議本身、會(huì)議舉辦者和會(huì)議組織者的徽標(biāo)（logo）……

（一）會(huì)議內(nèi)容摘要（abstracts）

旨在會(huì)議前把預(yù)先安排的會(huì)議演講、講解等發(fā)言?xún)?nèi)容的概要以及論文摘要匯集在一起而編成的書(shū)面資料。

會(huì)議內(nèi)容摘要的內(nèi)容可通過(guò)實(shí)現(xiàn)征集論文（call for papers）等途徑獲得。

征集論文和編輯會(huì)議內(nèi)容摘要是會(huì)議科學(xué)委員會(huì)（scientific committee）[或稱(chēng)程序委員會(huì)（program committee）或?qū)W術(shù)委員會(huì)（academic committee）]的任務(wù)。

會(huì)議內(nèi)容摘要在會(huì)議前印刷制作完畢，在會(huì)議報(bào)到時(shí)發(fā)給與會(huì)者，供與會(huì)議者會(huì)前了解會(huì)議犯嚴(yán)重發(fā)言的內(nèi)容概要。

（二）會(huì)議資料匯編（proceedings）

指在會(huì)議后把會(huì)議中的演講、講解、論文、討論的總結(jié)、會(huì)議通過(guò)的決議、決定的書(shū)面資料匯編在一起而形成的書(shū)面資料。

它不僅對(duì)與會(huì)者很重要，而且對(duì)下列人士與機(jī)構(gòu)也很重要：

1.沒(méi)有與會(huì)的專(zhuān)業(yè)人士；

2.大學(xué)師生，圖書(shū)館；

3.有關(guān)（國(guó)際）組織，政府有關(guān)部門(mén)；

4.相關(guān)行業(yè)（行業(yè)最新成果）。

會(huì)議結(jié)束后應(yīng)盡快把會(huì)議資料匯編整理出來(lái)，印刷制作成冊(cè)，郵寄或把電子版發(fā)送給與會(huì)者，并可銷(xiāo)售給其他需要者，增加一些會(huì)議收入。由于計(jì)算機(jī)的迅速普及，更由于人們的環(huán)保理念的提高，推行無(wú)紙化辦公，目前越來(lái)越多的會(huì)議不再印刷，而是將所有制作成一張DVD光盤(pán)，會(huì)議注冊(cè)時(shí)發(fā)給代表。

（三）最終程序（fine program）手冊(cè)和會(huì)議指南

會(huì)議代表注冊(cè)時(shí)要得到一本會(huì)議的最終程序手冊(cè)，也包含與會(huì)者參加會(huì)議需要的會(huì)務(wù)安排方面的信息。在與會(huì)者報(bào)到時(shí)發(fā)給他們，便于他們挑選感興趣的報(bào)告和選擇參加各種活動(dòng)。最終程序的主要內(nèi)容包括：

1.會(huì)議日程安排；

2.會(huì)議內(nèi)容摘要（abstracts）；

3.當(dāng)?shù)亟煌ò才疟恚?/p>

4.參加會(huì)議者名單（住房安排表）。

（四）其他會(huì)議印刷品

1.會(huì)議的票證

會(huì)議的票證包括參加各種活動(dòng)的請(qǐng)柬、餐券和旅游票。

會(huì)議請(qǐng)柬的制作、因數(shù)的質(zhì)量要與會(huì)議的規(guī)格、檔次相一致。

會(huì)議請(qǐng)柬應(yīng)提前足夠的時(shí)間送寄給會(huì)議VIP、嘉賓、演講人，并與報(bào)名參加者注冊(cè)確認(rèn)后立即發(fā)給他們，使他們有充分的時(shí)間作好參加會(huì)議的準(zhǔn)備。

2.會(huì)議旅游小冊(cè)子

多數(shù)會(huì)議都安排有旅游、游覽節(jié)目。把旅游或游覽的線路、經(jīng)典及出發(fā)的時(shí)間、集合的地點(diǎn)安排等事先制作、印刷成旅游小冊(cè)子，在與會(huì)者報(bào)到時(shí)發(fā)給他們，作為旅游或游覽時(shí)的參考。會(huì)議旅游小冊(cè)子的制作、印刷的質(zhì)量也要與會(huì)議的規(guī)格、檔次相一致。

二、會(huì)議名卡

會(huì)議名卡是會(huì)議組織者制作的供與會(huì)者和會(huì)務(wù)人員佩戴作為會(huì)議通行憑證的物品。會(huì)議要為每位會(huì)議代表準(zhǔn)備一個(gè)名卡，會(huì)議代表憑此參加會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)。

（一）會(huì)議名卡的形式

1.胸卡：佩戴在胸部的名卡。

2.掛卡：佩掛在脖子上、懸吊在胸前的名卡。

3.ID卡：使用電腦技術(shù)把與會(huì)者資料數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)卡并可由電腦識(shí)別的名卡。

（二）制作和使用會(huì)議名卡時(shí)注意事項(xiàng)

1.名卡上的字要足夠打，使會(huì)議安全人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清楚。

2.名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能再鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。其上印有會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議代表的姓名（國(guó)際會(huì)議還要加上國(guó)際）。最好只用會(huì)議名稱(chēng)的縮寫(xiě)，這樣字體可以選擇得大一些。

3.不同類(lèi)型的人員的名卡最好用不同的顏色區(qū)分，類(lèi)型可包括正式代表、陪同人員、工作人員、展覽人員等。有些會(huì)議為了突出貴賓的身份，采用特殊標(biāo)記如用紅色絲帶的方法區(qū)別。

4.普通的會(huì)議盡量不要采用貼相片和塑封的形式來(lái)制作胸卡。

5.請(qǐng)與會(huì)者把名卡佩戴或佩掛在正確的位置，以方便安全人員或其他工作人員檢查。

6.對(duì)名卡進(jìn)行編碼，對(duì)于重要的、安全性要求高的會(huì)議，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)在名卡上增加佩戴者的彩照，如果很重要的會(huì)議也會(huì)選擇用IC卡。

資料整理：小燴