伍方會(huì)議服務(wù)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在社會(huì)由于業(yè)務(wù)的需要，組織會(huì)議的活動(dòng)越來(lái)越多。組織會(huì)議就變的越來(lái)越有學(xué)問(wèn)，會(huì)議召開(kāi)的是否成功與組織會(huì)議是否到位有很大的關(guān)系，因此在組織會(huì)議時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：

         一、會(huì)前準(zhǔn)備

• 記錄室

大型的會(huì)議一般可有一個(gè)記錄室，它是控制和調(diào)配音響效果、視聽(tīng)設(shè)備以及安放必要的會(huì)議所需的一切相應(yīng)設(shè)備的理想場(chǎng)所。一般的面積為8m2～18m2。音像師可在此放置調(diào)音臺(tái)，安裝燈光控制按鈕、各種接線板、總供電開(kāi)關(guān)以及放音、放像設(shè)備的開(kāi)關(guān)等等。內(nèi)設(shè)幾把坐椅以供工作人員休息時(shí)使用。如需要還可為記者準(zhǔn)備電話、傳真機(jī)或文字處理機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，以方便傳送各種信息。當(dāng)然，一定要準(zhǔn)備好各種錄音、錄像設(shè)備，以利于會(huì)議秘書圓滿完成會(huì)議的記錄工作。工作人員還可以在此控制放映機(jī)、幻燈機(jī)、電腦等，以供演講者使用。”麻雀雖小，五臟俱全”，一間小小的記錄室可以容納整個(gè)會(huì)議要求的全部硬件。一個(gè)大型的會(huì)議，與會(huì)者往往很難聽(tīng)清、看清，會(huì)議的精神往往不能夠清楚地傳達(dá)，有了記錄室效果就大不一樣了。

2．安排餐飲

3．安排停車

必須做好車輛的管理工作。會(huì)議的車輛管理包括車輛的組織、調(diào)度、車況檢查以及停車管理、駕駛員的管理、派車用車等。

會(huì)議秘書人員應(yīng)該清楚每個(gè)與會(huì)者到達(dá)、離開(kāi)的日期和時(shí)間，安排人員在機(jī)場(chǎng)、車站接待，有自己車隊(duì)的要與車隊(duì)事先擬定接送與會(huì)者的細(xì)則，無(wú)自己車隊(duì)的要備有出租汽車機(jī)構(gòu)的名單、電話，計(jì)劃好租車事宜：用車日期、時(shí)間，需要多少坐位的車以及需要幾輛等。如有與會(huì)者要求自己租車，應(yīng)該提供幫助并做好記錄。

 關(guān)于接送與會(huì)人員的車輛停放問(wèn)題，要有物質(zhì)保證并確保安全。所有車輛到會(huì)前檢查停車場(chǎng)的容量是否足夠，確定供電系統(tǒng)是否正常。無(wú)論是地下停車場(chǎng)還是地上停車場(chǎng)，都要安排固定人員看管，負(fù)責(zé)引導(dǎo)車輛入位，確保秩序正常。

4．電話聯(lián)系

邀請(qǐng)與會(huì)者是召開(kāi)大會(huì)的序曲。一個(gè)延續(xù)1天～3天的重要工作——電話聯(lián)系，是需要認(rèn)真對(duì)待的。在會(huì)議召開(kāi)的前一個(gè)月，就得有人天天坐在電話機(jī)前，一個(gè)個(gè)確認(rèn)被邀請(qǐng)者是否出席，因?yàn)榻拥窖?qǐng)的人往往疏于回復(fù)。

5．預(yù)定和檢測(cè)視聽(tīng)設(shè)備

如果公司不是經(jīng)常召開(kāi)需要較多視聽(tīng)設(shè)備的大型會(huì)議，可以向?qū)I(yè)的機(jī)構(gòu)租用這些設(shè)備。要在會(huì)前預(yù)先試用并能熟練掌握，從電源開(kāi)關(guān)開(kāi)始逐一進(jìn)行檢查，并進(jìn)行音、像等的試播試放，以確保這些設(shè)備完好并保證在所有的坐位上都能看到圖像。

6．監(jiān)督會(huì)議安排

會(huì)議的監(jiān)督安排主要體現(xiàn)在催辦工作上。

首先明確催辦對(duì)象與催辦時(shí)限。一般應(yīng)比會(huì)議各項(xiàng)工作的承辦時(shí)限提前一至二天，即對(duì)有關(guān)承辦部門是否把催辦事項(xiàng)及時(shí)辦理完畢進(jìn)行查詢、督促。如遇特殊情況或辦理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取措施，保證被催辦事項(xiàng)的有效處理。

其次是填寫催辦登記。催辦對(duì)象與催辦時(shí)限一經(jīng)確定，便應(yīng)立即登記交辦。可采用簿式登記方式的催辦卡，也可采用電腦登記的辦法，催辦事項(xiàng)輸入電腦，同時(shí)填寫一份催辦單隨文件發(fā)給承辦單位，催辦時(shí)限一到，電腦便能自動(dòng)將當(dāng)天需完成的催辦事項(xiàng)顯現(xiàn)出來(lái)。

催辦的要求，即建立催辦系統(tǒng)明確分工。通常文件由秘書、文件管理人員進(jìn)行催辦，重要會(huì)議文件由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員親自負(fù)責(zé)。

建立催辦的登記報(bào)告制度。對(duì)需要催辦的文件以表格或卡片的形式逐件進(jìn)行登記，并追蹤記錄催辦的情況；及時(shí)進(jìn)行分析研究與匯總上報(bào)，向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。

堅(jiān)持全面、及時(shí)的原則，這對(duì)會(huì)議與活動(dòng)的組織很重要。全面地調(diào)查和反映會(huì)議文件的處理和實(shí)施情況，及時(shí)督察及時(shí)反饋，保證文件及時(shí)辦理完畢并發(fā)揮效用，惟其如此，催辦才能真正成為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的”催化劑”，以確保會(huì)議與活動(dòng)的高質(zhì)量完成。

二、準(zhǔn)備文件

1．準(zhǔn)備并檢查文件的準(zhǔn)確性

準(zhǔn)備和檢查文件的準(zhǔn)確性是一項(xiàng)非常艱巨而必要的任務(wù)，文件主要是會(huì)議日程、會(huì)議通知、主席日程和報(bào)告。檢查文件的準(zhǔn)確性時(shí)一定要認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、與會(huì)人員名單、車輛、會(huì)議名稱、出席人數(shù)、主持人名宇等，要確保每一項(xiàng)都與實(shí)際相符。

會(huì)議的日程要盡快檢查核對(duì)，印發(fā)給與會(huì)者，以便主辦單位人員同與會(huì)者能盡快熟悉，互相溝通。

制定會(huì)議生活管理的計(jì)劃，必須了解將要召開(kāi)的會(huì)議的基本情況和要求，如會(huì)議日期、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議日程（或議程）、會(huì)議通知、主席日程及報(bào)告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施方案，然后報(bào)請(qǐng)會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)審批。計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實(shí)施。各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題以后，把準(zhǔn)備情況向會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將計(jì)劃印制成圖表分發(fā)大會(huì)使用。

          2．整理文件

印制講話稿、會(huì)議日程安排表、會(huì)場(chǎng)指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊(cè)，注意不要缺頁(yè)要便于攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會(huì)人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會(huì)人員遺失文件時(shí)用。印制好的文件要根據(jù)與會(huì)人員不同的單位、部門、級(jí)別整理好，以便分發(fā)。

           3．分發(fā)文件

人數(shù)較少的小型會(huì)議，會(huì)議的資料可放置于會(huì)議室的桌面上。較大規(guī)模的會(huì)議可在與會(huì)人員簽到時(shí)由工作人員分發(fā)給與會(huì)人員（餐券可以根據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短一次發(fā)給與會(huì)人員或每天發(fā)給與會(huì)人員）。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)