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(一)會展文案的收集
1．會展文案收集的目的。
完善的會展文案收集既可以有效地防止文件泄密，又能夠為評估和總結(jié)會展活動搜集資料，還能夠為會展文案的立卷歸檔做準備，因此十分重要。
2．會展文案收集的要求。
會展文案收集應(yīng)盡量做到資料齊全和整理及時，以使會展檔案能夠全面反映會展活動的真實面貌，提高日后的查考利用價值，并有效防止泄密。
3．會展文案收集的范圍。
會展文案收集的范圍包括會展活動中產(chǎn)生的所有文案，既包括紙質(zhì)、電子、圖片、聲頻、視頻等各種類型的文件，也包括草稿、討論稿、修正稿、送審稿、草案、修正草案、表決稿等各個階段的文件。
(二)會展文案的立卷
1．會展文案立卷的意義。
會展文案立卷時對會展文件的系統(tǒng)性收集整理、規(guī)律性排列組合，可以為日后的查考和利用提供方便，并能夠在最大范圍內(nèi)保持會展文案的完整性和系統(tǒng)性，為會展檔案的高效、現(xiàn)代化的管理奠定基礎(chǔ)，為此后舉辦同類會展活動提供借鑒。
2．會展文案立卷的方法。
會展文案的立卷分為兩種情況：一種情況是對會展企業(yè)(組織)在平時管理工作中產(chǎn)生或收到的文案進行立卷；另一種情況是對某個特定的會展活動中的文案進行立卷。這兩種情況的立卷方法有所不同。
(1)會展企業(yè)(組織)平時管理工作文案的立卷方法。常用的方法有六種：一是按作者特征立卷，即將由同一作者(法定會展組織或其代表)制發(fā)的文案組成一個案卷；二是按問題特征立卷，即將反映同一問題的文案組成一個案卷；三是按名稱特征立卷，即將同一文種的文案組成一個案卷；四是按時間特征立卷，即將內(nèi)容針對同一時間或同一時問內(nèi)形成的文案組成一個案卷；五是按地區(qū)特征立卷，即將來自同一地區(qū)或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文案組成一個案卷；六是按通信者特征立卷，即將本單位與外單位就某一個或某幾個問題的相互往來文案組成一個案卷。
(2)特定會展活動文案的立卷方法。不同的會展活動在性質(zhì)、形式以及文案數(shù)量方面有所區(qū)別，因此對一次特定的會展活動來說，立卷方法應(yīng)根據(jù)具體情況確定。以下幾種方法可供參考：一是規(guī)模較大的會展活動，如專題工作會議、法定性代表大會、洽談會、展覽會應(yīng)當一會一卷。二是大型綜合
性活動由于配套活動多，文件數(shù)量大，可依據(jù)活動的類型分別組卷。比如，舉辦大型經(jīng)貿(mào)洽談會，可分別按展覽展示活動、高層論壇活動、投資說明會等活動分別立卷。三是會展企業(yè)(組織)內(nèi)部舉行的日常工作會議的會議記錄、會議紀要、決定、決議按會議性質(zhì)和會議名稱立卷。
3．會展文案立卷的步驟。
會展文案一般按以下步驟進行立卷：
(1)制定案卷目錄。即在年初根據(jù)本單位會展文案形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生和收到的會展文案，按立卷的要求和方法，預(yù)先編制立卷方案。案卷類目由類別和條款組成。類別可以按會展文案所反映的問題分類，也可以按單位內(nèi)部的工作部門分類。
(2)即時歸卷。即隨時對已經(jīng)處理完畢的會展文案，有計劃地進行收集整理，并依據(jù)案卷類目準確歸卷。
(3)調(diào)整案卷。立卷前從以下幾方面進行檢查：會展文件是否收集齊全；同一條款內(nèi)是否有多余或重復(fù)的文案；是否保持文案之問的內(nèi)在聯(lián)系；是否體現(xiàn)立卷的特征；密級和保存價值是否一致；數(shù)量是否適當(一卷一般不超過200張)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)予調(diào)整。
(4)排列次序。經(jīng)過調(diào)整的會展文案要根據(jù)文件之間的聯(lián)系，確定卷內(nèi)每份文件的固定位置。
(5)擬寫案卷標題。案卷標題是對卷內(nèi)文件特征的概括，其作用是幫助檔案利用者查找具體的文件，并為檔案的整理編目、登記及編制檔案檢索工作提供依據(jù)。擬寫案卷標題，要求內(nèi)容概括、確切，文字精練、準確，結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、完整。案卷標題的結(jié)構(gòu)一般應(yīng)當由作者、問題和名稱三部分構(gòu)成，運用地區(qū)特征的，要標明地區(qū)；運用時間特征的，應(yīng)標明年度；運用通信者特征的，應(yīng)標明通信者名稱。比如《××會展公司2008年員工培訓(xùn)計劃、報告、總結(jié)》。一會一卷的案卷標題一般應(yīng)當由會議(活動)名稱(應(yīng)當寫全稱)和“文件”字樣構(gòu)成，如《2008年第×屆××博覽會文件》。
(6)編目定卷。完成上述步驟之后，就可對卷內(nèi)文件編排頁號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表。永久和長期保存的案卷，一般都要裝訂。有些經(jīng)常需要復(fù)制或?qū)嵭杏嬎銠C檢索的案卷，可不裝訂。裝訂后的案卷還要填寫案卷封面和卷脊。
(7)案卷歸檔。凡屬立卷范圍的會展文案，立卷后一律移交檔案部門保管。歸檔時間一般在次年的上半年。移交時應(yīng)編制案卷目錄。目錄后應(yīng)附有移交備考表，寫明案卷總數(shù)、移交時問，在交接時由移交人和接收人雙方簽字。移交目錄要一式三份，一份經(jīng)雙方簽字后留立卷部門存查，另兩份由檔
案部門保存。
