活動分工是指參加活動的相關(guān)方為了活動的順利舉行，按不同技能或要求分別做各不相同而又互相補(bǔ)充的工作。

　　工作人員是活動策劃中的核心與紐帶，他們因分工不同在活動中大概有三種分類：策劃執(zhí)行人員、活動工作人員以及演職類人員。

　　

 

　　?策劃執(zhí)行人員

　　策劃執(zhí)行人員是活動的大腦。

　　在活動正式立項(xiàng)之后，就會成立一個(gè)活動項(xiàng)目組。組織者是活動的總負(fù)責(zé)人，貫穿活動始終，也是活動項(xiàng)目組的組長，組員包括活動策劃人員、設(shè)計(jì)人員以及活動執(zhí)行組負(fù)責(zé)人。

　　所謂組織者，即領(lǐng)導(dǎo)者?；顒拥慕M織者是指策劃與實(shí)施活動，并對活動參與者施加心理影響，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)活動目標(biāo)的核心人物。這一領(lǐng)導(dǎo)核心，在正式群體中通常是這個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)者，在非正式群體中通常是自然產(chǎn)生的領(lǐng)頭人。

　　在策劃活動中，組織者居于活動的中心地位，具有決策指揮。組織管理、協(xié)調(diào)控制的權(quán)利和權(quán)威，這種權(quán)利和權(quán)威是其只能的體現(xiàn)，并帶有明顯的系統(tǒng)性，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)職能體系。在活動中，組織者職能的系統(tǒng)包括：

　?、贈Q策：所謂決策，是在對事物全面認(rèn)識的前提下，為達(dá)到預(yù)定目標(biāo)而采取的對策與方案?；顒記Q策是確立活動目標(biāo)的行為，是活動組織者職能體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，影響并決定其他領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮。它建立在調(diào)研基礎(chǔ)上，貫徹于領(lǐng)導(dǎo)行為的全過程，關(guān)系到整個(gè)活動的成敗得失。

　?、诩?lì)：激勵(lì)是通過滿足人們的需要而激發(fā)其內(nèi)在動力，調(diào)動其積極性的一種領(lǐng)導(dǎo)行為，也是衡量領(lǐng)導(dǎo)行為是否有效的標(biāo)準(zhǔn)之一。在青年活動中，激勵(lì)方式主要有：目標(biāo)激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)、榜樣激勵(lì)、參與激勵(lì)等。重視激勵(lì)行為的發(fā)揮，恰到好處地運(yùn)用激勵(lì)方

　　式，對于活動的實(shí)施具有重要意義。

　　③協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)的根本目的在于提高組織的整體效能，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在策劃活動的實(shí)施過程中，組織者的協(xié)調(diào)是不可或缺的，具有舉足輕重的作用：它既是領(lǐng)導(dǎo)活動的各種相關(guān)因素互為補(bǔ)充，彼此促進(jìn)的有效方式也是組織鞏固發(fā)展，群體和諧進(jìn)步的重要保證。因

　　此，協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，是組織者的必修之課。

　?、芸刂疲河捎诨顒拥臎Q策執(zhí)行和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)是一個(gè)復(fù)雜多變的動態(tài)過程，因而必須對此動態(tài)過程實(shí)施有效的控制?？刂剖腔顒咏M織者對整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)過程的話駕馭和支配，其中既包括對群體成員的約束，也包括對領(lǐng)導(dǎo)自身偏差的糾正，還包括對活動目標(biāo)的校正和活動細(xì)節(jié)的再處理等。

　　在策劃活動的構(gòu)成要素中，組織者的素質(zhì)是最具決定性的。作為活動的領(lǐng)導(dǎo)核心，組織者要明確自身的領(lǐng)導(dǎo)職能，選擇正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，注重發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)魅力，扮演好多重角色。

　　

 

　　活動組織者既是活動的示范者、策動者、代言人，也是活動的參與者。在常態(tài)下，策劃活動組織人不僅進(jìn)行活動前期的策劃醞釀，活動實(shí)施中的組織協(xié)調(diào)，活動結(jié)束后的分析評估等，而且其自身也往往是自始至終融入活動環(huán)境，感同身受體驗(yàn)活動內(nèi)容的一員，往往更是活動過程中最為活躍者之一。

　　這與其他一般社會活動的組織者只參與策劃和指導(dǎo)，不直接介入活動有所不同。正因?yàn)椴邉澔顒咏M織人始終融人活動之中，便可以根據(jù)活動的進(jìn)展?fàn)顩r隨時(shí)對活動做出必要調(diào)整和改進(jìn)，這使活動不僅具有極強(qiáng)的可控性，而且有利于活動品質(zhì)的提升，尤其是為未來活動的展開積累經(jīng)驗(yàn)。

　　活動策劃人員是活動方案的提供者，他們與項(xiàng)目組織者一起完成對整個(gè)活動的方案指定和創(chuàng)意思路。他們也是活動項(xiàng)目前期最核心重要的人員之一，要求具有縝密的心思，統(tǒng)領(lǐng)全局的格局以及優(yōu)秀的文案能力。

　　

 

　　在現(xiàn)代職場中流行的一句話是"細(xì)節(jié)決定成敗"，它同樣是一個(gè)優(yōu)秀活動策劃者必須具備的本領(lǐng)之一。任何事情從量變到質(zhì)變都不是一個(gè)短暫的過程，如果沒有持之以恒的"舉輕若重"，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)的務(wù)實(shí)精神，就達(dá)不到"舉重若輕"的境界。如果策劃者認(rèn)為宏圖大略

　　才是當(dāng)務(wù)之急，那么此想法將會誘使他相信所有的細(xì)節(jié)不值得關(guān)注。但與此同時(shí)，也將有一大堆"小事"帶來 一連串麻煩，導(dǎo)致他的重大機(jī)會被破壞，直至化成泡影。對于一次活動，不管大小其基本程序一般人都能想到，而細(xì)節(jié)如果沒有注意或者處理不當(dāng)，就會造成冷場甚至影響活動的正常進(jìn)行，回想我們所辦的活動，有因?yàn)闆]有預(yù)備節(jié)目而使活動"中場休息"的;有因?yàn)闆]有評分標(biāo)準(zhǔn)而使評委感到茫然的;有因?yàn)槟z帶的緣故而使會旗滑落的……雖然我們不可能使每次活動都萬無一失，但只要我們用心去做，還可以做得更好，因而填密的思維是活動盡可能少地出現(xiàn)失誤的保證。而且事實(shí)證明大家公認(rèn)的高質(zhì)量的活動都是注重細(xì)節(jié)，而其策劃者亦是心思填密的人。

　　而一個(gè)好的創(chuàng)意或一個(gè)優(yōu)秀的活動策劃方案，最終要靠語言和文字來表達(dá)才能被別人所接受和執(zhí)行。在整個(gè)活動流程中，活動策劃人員充當(dāng)?shù)氖?quot;導(dǎo)演"兼"編劇"的角色，因而清晰的邏輯思路、修辭能力，以及聲調(diào)、胺體語言以及表情的搭配和基本文書書寫就顯得尤為重要。

　　有了較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，就為良好的溝通架起了橋巣，也為活動的成功奠定基礎(chǔ)。語言的簡明、連貫、得體是我們培養(yǎng)語言表達(dá)能力的基礎(chǔ)和核心，因而在日常的交際中大家都一定要注意這一點(diǎn)。與語言表達(dá)能力相比較，過硬的文字表達(dá)能力一方面有助于使活動更加

　　有序合理，另一方面也能通過文字記錄社團(tuán)歷史和積淀社團(tuán)文化，從此意義上講文字表達(dá)能力更加重要。

　　

 

　　設(shè)計(jì)人員是活動策劃團(tuán)隊(duì)的高能輔助者，他們協(xié)同策劃人員，將創(chuàng)意從概念通過視覺表現(xiàn)發(fā)展成為最終的成品。他們往往具有較強(qiáng)的創(chuàng)意視覺表現(xiàn)力，掌握熟結(jié)的設(shè)計(jì)表現(xiàn)技巧，負(fù)責(zé)活動整體設(shè)計(jì)和宣傳設(shè)計(jì)。

　　小貼士： 如果你需要印刷邀請函、宣傳冊等活動資料，如果時(shí)間不那么緊急，就不要拖廷到傍晚再聯(lián)絡(luò)你的印刷公司。一般24小時(shí)工作的印刷工廠在晚上安排的 大都是見習(xí)師傅，他們對印刷的校色這樣重要的環(huán)節(jié)比較沒有經(jīng)驗(yàn)，不要等拿到印刷成品之后才大嘆色度差別

　　與預(yù)期不符。當(dāng)然如果時(shí)間比較充裕的話，我們還是會建議你提前打樣確認(rèn)。常規(guī)來說，菲林打樣是減少誤差和節(jié)省成本和時(shí)間的最佳選擇，也最接近印刷成品的效果。

　　

 

　　活動執(zhí)行負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目前期就會參與到策劃階段，了解活動的創(chuàng)意核心，保障活動的整體呈現(xiàn)。

　　他們是活動前期的參與者，卻是后期活動的主力軍!

　　

 

　　策劃執(zhí)行人員的工作主要有一下內(nèi)容：

　　a.收集活動信息和素材，準(zhǔn)確和完整的表述信息內(nèi)容及要求。

　　b.必要將訊息匯總。組織，策劃，執(zhí)行，設(shè)計(jì)等相關(guān)人員召開方案策劃會議。

　　c.策劃會議結(jié)果整理成文本資料轉(zhuǎn)至策劃組合設(shè)計(jì)組開展工作。

　　d.并且與各部門確定工作周期(初稿時(shí)間，成稿時(shí)間)和工作進(jìn)度上交策劃方案以PPT文件。

　　e.流程分解(預(yù)先進(jìn)行流程假想)

　　f.[細(xì)節(jié)描述(注重細(xì)節(jié))。

　　g. 費(fèi)用預(yù)算(需進(jìn)行大體估計(jì))

　　h.方案第一稿成形，策劃組與設(shè)計(jì)人員須與執(zhí)行組排練(具體內(nèi)容具體分析)。

　　i.對于他人的修正意見，如有必要則組織策劃、設(shè)計(jì)與執(zhí)行人員共同討論方案內(nèi)容。

　　j..設(shè)計(jì)過程中與市場人員保持隨時(shí)溝通，保證設(shè)計(jì)思路的準(zhǔn)確和完整。

　　k.設(shè)計(jì)完成后將設(shè)計(jì)稿打印上交。

　　l.活動前一周必須確認(rèn)所有方案表中的內(nèi)容被確定落實(shí)，并再次檢漏

　　m.活動前兩天組織彩排演練。

　　n.活動前一天或者當(dāng)天組織進(jìn)行活動現(xiàn)場布置工作。

　　o.活動前一小時(shí)進(jìn)行最后一次設(shè)備調(diào)試工作。

　　p.活動前一小時(shí)所有人員根據(jù)人員配置圖和分工明細(xì)表全部就位。

　　q.活動執(zhí)行過程中督導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場指揮和調(diào)控。

　　r.活動結(jié)束后組織活動總結(jié)和評估。

　　?活動工作人員

　　一切策劃最終都要靠行動來完成，而這種行動要求我們必須雷厲風(fēng)行、勤奮務(wù)實(shí)，如果在工作中拖杳、懶散、工作沒人干或者不實(shí)干就勢必會影響活動的進(jìn)程或者會扼殺一個(gè)好的活動的誕生。

　　一個(gè)正常規(guī)格的活動一般需要六類活動工作人員，他們分別是活動總指揮(統(tǒng)籌人員)、物料人員、現(xiàn)場秩序人員、攝影人員、后勤人員以及機(jī)動人員。

　　活動總指揮，是負(fù)責(zé)全面開展活動工作的人。

　　"全面"小是事必躬親，看到事情就去做，想到哪里不合適了就去改，這樣的"指揮家"雖然不能否定他的個(gè)人能力，但是人的精力是有限的，作為現(xiàn)場活動的總導(dǎo)演，應(yīng)該把最強(qiáng)的精力放到工作協(xié)調(diào)問題上讓相關(guān)負(fù)責(zé)人做到盡職盡責(zé)是最大的責(zé)任。

　　而這個(gè)優(yōu)秀的現(xiàn)場"導(dǎo)演"最應(yīng)具備的就是組織管理能力，因?yàn)槊恳淮位顒由婕暗幕顒有麄鳌⒐?jié)目彩排、會場布置、物品籌備、邀請嘉賓等工作，不可能靠一個(gè)人來完成，這就要求活動總指揮人員具備較強(qiáng)的組織管理能力，能合理地分配時(shí)間、對人員能進(jìn)行合理調(diào)配、對物品能進(jìn)行妥善管理，特別是在用人上一是要揚(yáng)長避短，合理使用。用人貴在"才取其長，用當(dāng)所宜"。只有揚(yáng)長避短，科學(xué)安排，合理使用，使每個(gè)成員的特長都能最大限度地發(fā)揮出來，才能調(diào)動其積極性，使其干起工作來，得心應(yīng)手，易于開拓。二是充分信任，放手使用。用人不疑，疑人不用，對所有成員一視同仁，公正對待，不搞厚此薄彼。其實(shí)說到本質(zhì)上把"用人問題’解決好了，其他問題都可迎刃而解?？傊^強(qiáng)組織管理能力能使活動的一切程序都能按步驟、有條理地進(jìn)行。

　　物料人員是以活動物料的籌備、保管與調(diào)度為主的工作人員。

　　我們將活動的物料簡單分為三類：布展物料、設(shè)備物料以及現(xiàn)場物料，他們分別對應(yīng)的是布展人員、設(shè)備人員與倉管人員。除了常規(guī)的這三類人員，如果活動中需要大量的文本類資料還需要特別安排資料組人員，準(zhǔn)們負(fù)責(zé)對接資料文件的準(zhǔn)備與發(fā)放。

　　小貼士：

　　設(shè)各人員中的安裝調(diào)試人員需注意。燈光、音像設(shè)備安裝和展臺的搭建是一個(gè)同步的工作，相關(guān)人員應(yīng)該提前到位 并了解展臺的布里，把活動要表達(dá)的外觀內(nèi)容展示、媒體設(shè)備展示調(diào)試和安裝到最佳位里。在安裝完畢后，根據(jù)實(shí)際情況，可以考慮留下一部分安裝人員作技術(shù)支持。

　　現(xiàn)場秩序人員，是基于活動流程在現(xiàn)場維護(hù)秩序，使活動中各方人員行動按活動進(jìn)程有序開展的人員。他們往往也是活動工作人員中人數(shù)最多的群體。一般包括接待人員、簽到人員、禮儀人員、安保人員以及會務(wù)服務(wù)人員，除此之外，還有停車指引人員。

　　活動現(xiàn)場秩序人員工作職責(zé)

　　簽到人員

　　管理現(xiàn)場嘉賓登記

　　嘉賓登記完畢后發(fā)放禮品

　　盡量維持登記秩序、穩(wěn)定有序。以免使人流聚集

　　接待人員向邀請嘉賓或觀眾介紹主要內(nèi)容

　　引領(lǐng)嘉賓或者觀眾進(jìn)入休息區(qū)或與會區(qū)

　　禮儀小姐負(fù)責(zé)派發(fā)活動資料

　　負(fù)責(zé)發(fā)放小禮品

　　引領(lǐng)嘉賓頒獎之類

　　安保人員現(xiàn)場秩序的維護(hù)

　　一般的問詢工作

　　會場服務(wù)人員

　　茶具飲品的準(zhǔn)備

　　茶水服務(wù)，以及觀眾和嘉賓的臨時(shí)要求的應(yīng)答和處理

　　停車指引人員協(xié)助嘉賓和來賓在指定區(qū)域停車

　　并指引嘉賓和來客前往主會場方向入口位置

　　攝影人員是活動方安排的攝像人員和攝影人員，主要為活動留下精彩瞬間和重要事件的畫面，不要認(rèn)為活動邀請了媒體就可以不安排自己的攝影人員。

　　后勤人員主要負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的工程監(jiān)督，物品驗(yàn)收，活動工作人員的考勤以及用餐安排，活動嘉賓、客戶以及相關(guān)人員的訂房訂餐事宜。他們一般還包含對活動現(xiàn)場所有物料的調(diào)劑與供給，是活動得以順利完成的重要保障人員。

　　案例：寧波* * *協(xié)會換屆選舉大會項(xiàng)目前期人員組織擬案

　　該會務(wù)由中國策劃研究院浙江分院權(quán)威機(jī)構(gòu)全程策劃，浙江友聯(lián)盛業(yè)文化發(fā)展有限公司專業(yè)組織活動執(zhí)行，保證了該會務(wù)從策劃、組織、籌備和執(zhí)行上都更加專業(yè)、系統(tǒng) 高效、優(yōu)質(zhì)，有效且完整地突出會議的主題，呈現(xiàn)本次會議的最佳效果和影響力。會務(wù)工作專業(yè)性主

　　要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　備注

　　當(dāng)然任何一場會務(wù)的成功舉行，都離不開與主辦方的深入溝通和有效配合。

　　

 

　　我們致力于客戶共同探尋活動的核心價(jià)值，給出正確的策略建議。讓客戶的活動精彩呈現(xiàn)，看得見，感受到與眾不同。

　　讓一致的活動體驗(yàn)得到落實(shí)，幫助客戶發(fā)現(xiàn)并修正不一致的活動表現(xiàn)。

　　杭州伍方會議服務(wù)有限公司成立于2012年3月8日是一家多元化，按現(xiàn)代化服務(wù)理念組建的一家專業(yè)會議服務(wù)有限公司。專門承接政府及企業(yè)的工作年會、研討會、經(jīng)銷商會、產(chǎn)品推廣、新聞發(fā)布會、培訓(xùn)會、銷售獎勵(lì)、交流學(xué)習(xí)等各種會議;專業(yè)提供會議會展策劃、組織接待、酒店客房預(yù)訂、票務(wù)代理、旅游咨詢、活動慶典、租賃服務(wù)、公關(guān)活動、禮儀服務(wù)、會議禮品訂制等一站式綜合服務(wù)。 我們團(tuán)隊(duì)匯聚從事會務(wù)，商務(wù)服務(wù)專家及一批精于會議接待的專業(yè)人員，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、豐富的執(zhí)行管理，歡迎大家前來咨詢!免費(fèi)熱線電話：400-0571361

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