在企業(yè)的成長過程中，找到新的方式減少會議數(shù)量并提高會議效率至關(guān)重要。

一、將廚房計時器設(shè)定為30分鐘

大多數(shù)會議不會需要超過半小時時間。稍后再互相客套吧，人們都有工作要做。當(dāng)時間到了，會議就應(yīng)該結(jié)束。如果你不能完成你的會議目標(biāo)，你可以下次再開，你能做到嗎？如果會議領(lǐng)導(dǎo)讓每個人提前知道會議內(nèi)容和目的，就可以保證每個人都有時間思考會議并加以準(zhǔn)備。

二、記得發(fā)會議議程

會前發(fā)送會議議程?？梢宰寖杉虑楦宄簳h將持續(xù)多久，涵蓋的會議主題是什么？堅持做到這兩點。當(dāng)每個人提前知道要討論的話題和討論的時長，你將獲得一個更加有效的時間段。

三、列出5個要點—并圍繞展開

我在召開任何會議的時候，我會試圖寫下需要討論項目的5個要點，并圍繞展開。如果我有時間，我將用這些要點制定議程，通過電話與每個人分享。我無法告訴你有多少會議已經(jīng)變得讓人混亂迷茫，因為人們會跑題，跑到與大多數(shù)參會人都無關(guān)的話題。我堅持我的5個要點原則，因為任何少于這幾個要點的問題，實際上電話更容易解決了，而任何多于5個要點的問題則需要不止一次會議。

四、暫且擱置某些對話，以免你受到牽制

在任何會議的過程中，很容易突然被轉(zhuǎn)移話題。那些話題并不總是壞事—好的會議和對話應(yīng)該鼓勵新的想法和有效的要點。為了保證你仍然能夠達到會議的短期預(yù)定目標(biāo)，如果你注意到跑題的事情，允許他們簡單的進行討論然后暫且擱置待會議結(jié)束后討論，或者干脆重新開會討論新的。過度死板的作風(fēng)會扼殺創(chuàng)新和創(chuàng)意，而這樣就幾乎不會造成頭腦風(fēng)暴與高效率會議的沖突，能夠很好地平衡二者。

五、站起來

站著開會，而不是坐著。人們很容易坐下拿起筆記本并拉開距離，這會讓會議持續(xù)更久，效率很低。當(dāng)人們站著開會時，他們會聚焦在當(dāng)前討論的話題，從而讓會議開的更快。

六、會議時間僅供決策

信息收集總是應(yīng)該在會前執(zhí)行完畢。通過電子郵件或者自動反饋軟件詢問股東問題，然后將反饋帶到會議上。當(dāng)每個人都有所知曉時，團隊就可以討論重要議題，創(chuàng)建新的行動計劃而不是浪費寶貴時間，就是要讓每個人都加快速度。

七、試試行走式會議

一種讓會議更加健康有趣的方法就是搞成行走式會議。通過這樣的方式，你可以離開辦公室，一邊討論關(guān)鍵的問題一邊欣賞美景。會議就從一項繁瑣的事情變成人們都可能期盼的事情。

八、提前強行宣布停止會議，使用25分鐘時段而不是30分鐘

我在我的谷歌日歷上將日程會議設(shè)定為25分鐘而不是30分鐘。也就是說，平均起來，我可以節(jié)省17%的時間，每個半小時會議節(jié)約了5分鐘。在任何電話會議或者3人以上的會議上，我在開始每個會議前都會說，“我會在某某結(jié)束時間之前強行停止會議，提前感謝各位圍繞此次話題展開討論。”提前打招呼有助于圍繞議程展開會議并充分尊重了每個人的時間。

九、提前多方搜集問題

我喜歡會議期間向人們派發(fā)一些紙張并請他們寫下他們想討論的問題。然后我會掃一眼他們的答案并將其歸結(jié)為幾類。這可以讓每個人都滿足于自己關(guān)心的話題能被提到，不會在試圖提出自己的話題時感覺怪異。

十、考慮對立想法

我總是邀請團隊的其他成員——一個跟我看法不同的人加入會議。我相信這種看法的平衡有助于更好的長期決策。

十一、改變你的會議環(huán)境

每次改變你的會議地點，不僅可以保持興奮度，還能刺激新的想法和創(chuàng)新。將團隊帶出去，去午餐地開會，到會議室或者你自己的辦公室開會，你會發(fā)現(xiàn)打哈欠的人少了，有趣的深入討論多了。如果你的會議只是簡單用來通過一些新的事情，就不要浪費時間召開全公司的正式會議。抓住幾個特定人員，出去繞著辦公樓走走，就能改進會議行為。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司