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幾點開會必須注意的要素

發(fā)布時間:2010-03-05   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://m.24c4.com

      對于會議而言,伍方會議認為必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察,而不能簡單看形體決定是否聘請,另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣,學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅,不能搶了專家及政府要員的形象,而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花,盡量著裝鮮艷,與企業(yè)或產(chǎn)品的品質形象要求一致。

(1)擬定會議主題

會議的主題,即會議的指導思想。會議的形式、內(nèi)容、任務、議程、期限、出席人員等,都只有在會議的主題確定下來之后,才可以據(jù)此一一加以確定。

(2)擬發(fā)會議通知

它應包括以下六項。

◆標題,它重點交代會議名稱。

◆主題與內(nèi)容,這是對會議宗旨的介紹。

◆會期,應明確會議的起止時間。

◆報到的時間與地點,對交通路線,特別要交代清楚。

◆會議的出席對象,如對象可選派,則應規(guī)定具體條件。

◆會議要求,它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備,以及差旅費報銷和其他費用問題。

 (3)起草會議文件

會議所用的各項文件材料,均應于會前準備完成。其中的主要材料,還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議文件材料最主要的當數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題報告。

(4)要安排好與會者的招待工作

對于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作,應精心、妥當?shù)刈龊脺蕚洹?/font>

(5)要布置好會場

不應使其過大,顯得空曠無人;也不可使之過小,弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設備,事先要認真調(diào)試。需用的文具、飲料,亦應預備齊全。

(6)要安排好座次

排列主席臺上的座次,我國目前的慣例是:前排高于后排,中央高于兩側,左座高于右座。凡屬重要會議,在主席臺上每位就座者身前的桌子上,應先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次,目前主要有兩種方法。

◆按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。

◆自由就座。

在會議進行階段,會議的組織準備者要做的主要工作大體上可分為三項。在會場之外,應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者,還須進行重點照顧。此外,必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內(nèi),則應當對與會者有求必應,聞過即改,盡可能地滿足其一切正當要求。

(7)精心編寫會議簡報,舉行會期較長的大中型會議應編寫會議簡報。

(8)認真做好會議記錄。

凡重要會議,不論是全體大會,還是分組討論,都要進行必要的會議記錄。會議記錄是由專人負責記錄會議內(nèi)容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內(nèi)。

(9)在會議結束階段,一般的組織準備工作主要有以下三項。

※形成可供傳達的會議文件。

※處理有關會議的文件材料。

※為與會者的返程提供方便。一般而言,與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律主要有以下四項內(nèi)容。規(guī)范著裝;嚴守時間;維護秩序;專心聽講。

參考資料:http://wenku.baidu.com/view/dc6bb76727d3240c8447ef24.html 

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