其次是可能。即最好是安排在每位與會者都能來參加會議的時間。再次是適宜。即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素的影響。

2.整個會議需要的時間。可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天甚至長達(dá)2-3個月。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)會議需要的時間，并在會議通知中寫明，便于與會者有計(jì)劃地安排好工作。

3.會議時間限度。每一次會議時間連續(xù)最好不超過1小時。如果會議需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。筆者曾參加過許多邊疆時間超過1個小時、2個小時甚至3個小時都不安排中間休息的會議。這種會議可能是考慮到會議內(nèi)容多，要趕時間，但實(shí)踐證明這種疲勞式開會的會議效果并不好，因?yàn)樗`反了人們的生理規(guī)律與有效會議周期律。

(二)會議地點(diǎn)

會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)所在地，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇最佳會議會址，也得考慮多種因素。

國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大方面的因素，一般選擇在首都北京或其他中心城市，如上海、廣州、武漢、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議常常就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代會議的手段也日新月異，會議的地點(diǎn)也就可以分成若干個分會場。會議也不一定要設(shè)在單位里或賓館里，家庭和交通工具上，只要有電話機(jī)、電視機(jī)和計(jì)算機(jī)、視頻等通訊終端，就都可以成為分會場。這就使會議活動的舉行，更為靈活自由，更加方便快捷，從而大大提高會議的效率。

(三)會場設(shè)施

會場設(shè)施是室內(nèi)會議活動所必需的各類設(shè)備與空間環(huán)境的總稱。會場設(shè)施主要有會場面積與空間大小、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、視聽設(shè)備、同聲翻譯設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、多媒體設(shè)備、桌椅等。會場設(shè)施選擇與布置主要根據(jù)會議類型、會議規(guī)模與規(guī)格、會期長短、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等方面因素來綜合考慮。

綜上所述，會議活動要素是由會議活動主體、會議活動客體、會議時空環(huán)境構(gòu)成的“三類九種”要素體系，三類要素之間的相互聯(lián)系、相互影響使他們共同組成了一個息息相關(guān)的有機(jī)整體。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/56fc8d09844769eae009ed30.html