摘要:一場會議從開始準備到會議結束,其中都會需要印刷一些宣傳品及會議資料,但具體有些什么項目,相信還是有一部分不是很清楚的,下面杭州伍方會議服務特別為大家歸納了以下項目:
印刷項目
會前:
大會專用信封、信紙。
宣傳品--海報、會議通知、報名表。
會議期間:
大會節(jié)目手冊;
其他:名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券;
論文摘要集/與會者名冊。
依照會議規(guī)模及大會預算,以上有些項目可調整增減,例如:如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙;但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話,也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知,用以提醒參加人員并加強宣傳。
會前使用的印刷品
會前的準備工作需要用到很多的印刷品,一來可以統(tǒng)一大會形象,二來可以同時開展做宣傳。
信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等),依照這個大會識別系統(tǒng)(CIS)去延伸設計其他相關印刷品,如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感,甚至大會會場布置物,如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS,加強與會人員印象。
接著,就可以設計大會信封/信紙,當然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡相關事宜,但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙,而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封,可分別用來寄信件及會議通知之用。
宣傳品
需要印刷的宣傳品包括:
--海報;
--會議通知(宣傳小冊)
印刷設計與制作
封面(海報、會議通知)
--會議名稱、1ogo。
--日期和地點。
--主辦單位--由誰主辦。
--摘要--簡單介紹內容或主題。
--大會標語。
內容(會議通知)
詳述會議內容,特別強調重要的演講人及講題,并對發(fā)言人和講題詳細介紹,以鼓勵大家參加,主題要醒目,要讓讀者信服這個會議是有價值的,引起回響,大致內容如下:
--時間、日期和地點。
--會議名稱。
--主辦單位及協(xié)辦單位,或指導單位。
--大會籌備委員會名單及秘書處。
--主題。
--會議主人邀請函。
--誰應該參加和為什么。
--演講人名字、職稱。
--會場簡介
--報名費用(包括內容)
--報名表
--住宿資料
--眷屬活動和相關旅游資料
--特別活動
--教育學分
設計大會宣傳小冊(會議通知)
設計一份實用又精美的會議通知,除了可以吸引注意,還可以讓與會者留存,不僅用來宣傳,還可在將來讓人們律津樂道。
內容:
--將重要訊息放在封面
--宣傳(廣告)時要有一致性,以這個主題為主
--封面利用單一圖樣
--選擇照片在大會宣傳小冊,說明目的
--在照片下要說明
--避免陳詞濫調
--加強重點
--以照片來代替圖案
--不要耍花招
--使大會宣傳小冊看起來有價值感
--在質量上要好
--誠實以告
--用信封郵寄大會宣傳小冊
--提供報名方法
--確定參加者對象及目標
--利用封面引起興趣并著手行動
--讓有意愿與會的人參與
--人性化,引發(fā)興趣
--利用別人推薦來增加可信度
列出優(yōu)點:
將活動名稱寫正確,如果可能,讓主題可以-看就獲益。
利用副標題加強效果,這個建議很重要,特別是當你每年年會或活動名稱都相同時。
例舉參加會議的優(yōu)點。
建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經(jīng)驗,讓別人知道哪些人參加會議獲益最大。
在大會宣傳小冊中,25%~30%描述大會內容,如果會議在最近舉行,不要害怕重復使用字句。
包括演講者資料,盡可能讓閱讀的人了解演講者。
利用過去與會者的推薦,讓人感覺可從會議中獲益。
利用現(xiàn)在式第二人稱:例如"你將從……地方獲利",用肯定句,不要寫不確定的字眼。
以上這些就是杭州伍方為大家歸納的會議所需印刷品,更多有關會議的資料大家可以參考杭州伍方會議服務的會議知識,希望能幫到大家。