現(xiàn)在企業(yè)召開會議，特別是在外地召開的會議，首先要選擇合適的會議場地，了解會議場地的相關(guān)費(fèi)用，確保我們的預(yù)算能夠滿足會議的支出。一般來講，會議場地更多的是在酒店的會議室內(nèi)進(jìn)行，很多酒店的會議都能夠滿足不同規(guī)模會議的需要，費(fèi)用的差異需要自己或承辦方做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)查。會議室的費(fèi)用一般包括會議場地租金、設(shè)備租賃費(fèi)用、布置費(fèi)用、其它支出費(fèi)用等。

會議場地租金

通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

會議設(shè)施租賃費(fèi)用

此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。

值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（可向?qū)I(yè)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。

另外，由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，這些會議設(shè)施的租賃價格可能相差很大。

會場布置費(fèi)用

如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的服務(wù)商協(xié)商。

其他支出費(fèi)用

這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。 

參考資料：http://www.17u.net/wd/detail/4_32465