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會(huì)議質(zhì)量控制-伍方會(huì)議

發(fā)布時(shí)間:2015-11-03   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://m.24c4.com
   會(huì)議質(zhì)量的高低主要取決于下列因素:會(huì)議的召開(kāi)是否必要;召集會(huì)議的單位是否具備必要的行政權(quán)力;會(huì)議準(zhǔn)備是否充分;與會(huì)人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息交流;會(huì)議期間能否排除各種相關(guān)的干擾;主持人、與會(huì)者的學(xué)識(shí)、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、心理狀態(tài)等條件;環(huán)境衛(wèi)生條件;技術(shù)設(shè)備條件;議程是否合理科學(xué);對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行是否實(shí)施有效的監(jiān)督等。
    要做好會(huì)議的質(zhì)量控制,應(yīng)該注意下列幾個(gè)方面的問(wèn)題。
    1.注意會(huì)議的人員構(gòu)成
    與會(huì)者應(yīng)組成合理的知識(shí)和智能結(jié)構(gòu)。據(jù)說(shuō)有這樣一件事:一家大公司決策層開(kāi)會(huì)討論一些事情,第一個(gè)議題是關(guān)于購(gòu)買(mǎi)一項(xiàng)新技術(shù)的事,由于大部分人對(duì)這項(xiàng)技術(shù)根本不懂,聽(tīng)了職能部門(mén)的匯報(bào)后,只有一個(gè)人提出價(jià)格高了些,別人都不發(fā)言,這個(gè)議題只好不了了之。第二個(gè)議題是討論公司遷址問(wèn)題,大家發(fā)言異常踴躍,氣氛非常熱烈,討論效果很好,提出了不少積極的建議。兩個(gè)議題討論的不同結(jié)果說(shuō)明:會(huì)議成員的群體結(jié)構(gòu)對(duì)會(huì)議質(zhì)量影響很大。選擇與會(huì)人員應(yīng)多考慮那些具備相應(yīng)專(zhuān)長(zhǎng)、有能力發(fā)表見(jiàn)解的人。
    2.嚴(yán)格控制參加會(huì)議的人數(shù)
    會(huì)議效率與參加會(huì)議人員的數(shù)量成反比,即在實(shí)現(xiàn)相同的會(huì)議效果的前提下,參加會(huì)議的人越少,會(huì)議效率就越高,所以開(kāi)會(huì)往往不是規(guī)模越大越好。人員增多,不僅表現(xiàn)為會(huì)議效率降低,而且必然帶來(lái)溝通的困難和協(xié)調(diào)的問(wèn)題。所以會(huì)議人數(shù)應(yīng)盡量控制在能有效交流信息,并形成有效決議的限度內(nèi)。
    3.不開(kāi)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)
    要樹(shù)立效率觀(guān)念,就應(yīng)該在處理每個(gè)會(huì)的時(shí)候先來(lái)3個(gè)自問(wèn):一問(wèn)能不能取消?可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)應(yīng)該堅(jiān)決不開(kāi)。二問(wèn)能不能與其他會(huì)合并起來(lái)開(kāi)?合并將意味著時(shí)間的節(jié)省和效率的提高。三問(wèn)能不能以更有效的途徑、更簡(jiǎn)便的方法達(dá)到同樣的目的?遇事?lián)駜?yōu)是生活和工作中的一般常識(shí)。
    4.做好充分的會(huì)前準(zhǔn)備
    要做到讓大家有備而來(lái),注意使每一位與會(huì)者在會(huì)前明確會(huì)議的目的、議題和要求,掌握有關(guān)的文件材料,并做好發(fā)言的準(zhǔn)備,不開(kāi)“空手會(huì)”、無(wú)準(zhǔn)備之會(huì)或準(zhǔn)備不足之會(huì)。倉(cāng)促行事是最容易出問(wèn)題的。
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