會議操作無論是什么行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

1:需要做些什麼？ 　

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2:誰來籌劃會議？ 　　

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

1)善于與人共事 　　

2)善于注意小節(jié) 　　

3)善于解決問題 　　

4)善于與人協(xié)商 　　

5)能夠管理會議財務事宜 　　 

6)熟悉酒店運作 　

7)能夠安排恰倒好處的菜單 　　

8)能夠熟練操作電腦 　　

9)能夠熟練地與視聽服務公司打交道 　　

10)能妥善接待貴賓和外國客人 　　

11)熟知各種禮儀 　　

12)行事果斷、執(zhí)著 　

13)會議籌劃者的任務： 　　

14)制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

15)制定會議議程 　　

16)了解可供使用的場所和設施情況 　　

17)選擇或提議合適的場所 　　 

18)檢查并比較各項設施 　　 

19)安排交通事宜 　　

20)協(xié)調(diào)會務工作人員的活動 　　

21)招收、培訓會務人員和廣告人員 　　

22)制定可行預算或按既定預算安排有關工作 　　 

23)確定各項工作的時間安排 　　

24)視察選定的場所和設施 　　

25)與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司） 　

26)確定印刷公司 　　

27)安排食品、飲料有關事宜 　　

28)討價還價 　　 

29)同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系

3:主要會議類型： 　　 

銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。 　　

年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。 　

產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。 　　

研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。 　　 

專業(yè)會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。 　　

獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。 　　

培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內(nèi)容高度集中，由某個領域的專業(yè)培訓人員教授，而且通過培訓要實現(xiàn)某些目的和目標。 　　 

4:會議籌劃步驟： 　　

目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些： 　　 

培訓 通知 教育 探討問題  做決策 　　

引入新事物或介紹新人員 　　 

激勵  開發(fā)  展示  促進與改善  解決問題 　　

討論如何贏利  贏利 　　

5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了： 　　 

預計召開會議的日期； 　　 

會議預計召開幾天； 　　

打算在什麼地方召開會議； 　　

會議形式或程序是什麼； 　　

需要多大的場地； 　　 

以前開過這樣的會議嗎？結果如何； 　　 

將有多少人到會； 　　 

會議預算是多少； 　　 

與會者對費用開支很在意嗎？ 　　

打算選用什麼級別的酒店和設施； 　　 

打算選用最高級的房間標準是什麼； 　　

誰來制作會議邀請函； 　

會議需要向與會者打印相關資料嗎？ 　　

會議的發(fā)言人有哪些？ 　　

會議需要什麼樣的視聽設備； 　

需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次； 　　

與會者可以攜帶家屬嗎？ 　　

打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？ 　　

有誰來承擔這些活動的費用

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司