一、必有準備
伍方會議服務(wù)永遠不開沒有準備的會議,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪,沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。所以,重大的會議有事先檢查制度,沒有準備好的會議必須取消。在會議前,必須把會議材料提前發(fā)給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準備,不能進了會議室才開始思考。
二、必有主題
開會必須要有明確的會議目的,在會議準備的PPT,必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。會議的主題,要事先通知與會人員。
三、必有紀律
開會設(shè)一名紀律檢查官(一般由主持人擔(dān)任),在會議前先宣布會議紀律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發(fā)言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。
要在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員并要在會前書面發(fā)給各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容,使他們能有充分的時間準備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。
開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結(jié)果,將是對大家時間的浪費,所以,每個人都要積極的參與到會議議程中來,會議的決議要形成記錄,并當(dāng)場宣讀出來確認。沒有確認的結(jié)論,可以另外再討論,達成決議并確認的結(jié)論,馬上進入執(zhí)行程序。
八、必有記錄
一定要有一個準確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成。
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