附設(shè)展覽的后續(xù)工作是整個(gè)展覽工作的延續(xù)和重要組成部分，雖然與專業(yè)展覽相比較會議附設(shè)展覽的后續(xù)工作要簡單得多，但是會議附設(shè)展覽組織者仍然要高度重視并迅速完成后續(xù)工作。

一、完成承諾工作

會議結(jié)束后伍方會議服務(wù)會完成招展時(shí)對參展商的所有承諾，例如給每一位參展商郵寄會議代表的通訊錄和會后才能編輯出版的論文集，會議組織者在會后要將這些承諾過的工作認(rèn)真加以完成。發(fā)展和鞏固與參展商的良好關(guān)系始終是會議附設(shè)展覽后續(xù)工作中的核心任務(wù)。

二、總結(jié)會議附設(shè)展覽工作

會議附設(shè)展覽總結(jié)是全部附設(shè)展覽管理工作中的最后一項(xiàng)工作，為了完成附設(shè)展覽總結(jié)，在附設(shè)展覽策劃初期就應(yīng)加以考慮。在整個(gè)附設(shè)展覽期間應(yīng)及時(shí)收集、記錄和統(tǒng)計(jì)有關(guān)資料和情況，爭取在會議附設(shè)展覽閉幕時(shí)就基本完成總結(jié)，否則拖到附設(shè)展覽閉幕，參展商離開后再向他們搜集資料和情況就會比較困難?？偨Y(jié)的內(nèi)容很多，主要包括對會議附設(shè)展覽的工作總結(jié)、財(cái)務(wù)總結(jié)、評估總結(jié)等。

（一）會議附設(shè)展覽工作總結(jié)

會議附設(shè)展覽工作總結(jié)全面反映了會議附設(shè)展覽的綜合情況，內(nèi)容應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：

1.會議附設(shè)展覽概況

會議附設(shè)展覽概況包括附設(shè)展覽的名稱、舉辦日期和地點(diǎn)、規(guī)模、主要內(nèi)容、觀眾數(shù)量、主要活動等。

2.展臺情況

展臺情況包括展臺的數(shù)量，又可細(xì)分為標(biāo)準(zhǔn)展臺的數(shù)量和特殊展臺的數(shù)量；國內(nèi)展臺的數(shù)量和柜外展臺的數(shù)量，還應(yīng)該包括展臺分布圖和展覽總面積等有關(guān)內(nèi)容。

3.參展商情況

參展商的情況是展覽工作總結(jié)最重要的內(nèi)容之一，總結(jié)應(yīng)能全面反映出參展商的基本情況，參展商的數(shù)量、國外參展商的數(shù)量和國內(nèi)參展商數(shù)量。特別是對于那些以“特裝”形式參展的參展商的情況更要加以總結(jié)，這些內(nèi)容將對今后繼續(xù)舉辦同類型的會議附設(shè)展覽具有很大的借鑒意義。

4.會議附設(shè)展覽服務(wù)于管理工作

包括整個(gè)會議附設(shè)展覽的組織和管理工作、展品的運(yùn)輸以及報(bào)關(guān)工作、附設(shè)展覽場地的現(xiàn)場服務(wù)工作等內(nèi)容。

5.總結(jié)

包括本次會議附設(shè)展覽的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以及對今后舉辦會議附設(shè)展覽的改進(jìn)意見和建議。

（二）財(cái)務(wù)總結(jié)

會議附設(shè)展覽的財(cái)務(wù)總結(jié)是所有總結(jié)工作中最重要的一部分內(nèi)容。如前所述，由于會議附設(shè)展覽的收入主要就是展位費(fèi)的收入，這些收入在附設(shè)展覽前就已經(jīng)非常明確，而會議附設(shè)展覽的支出項(xiàng)目比起會議又簡單得多，因此會議附設(shè)展覽結(jié)束時(shí)財(cái)務(wù)總結(jié)已基本完成。如前所述，由于會議附設(shè)展覽的前期投入很少，會議附設(shè)展覽基本上都會有一定的盈余，可以有效地為會議增加一部分收入。

（三）會議附設(shè)展覽評估

對會議附設(shè)展覽的評估活動是附設(shè)展覽管理工作中的重要環(huán)節(jié)。附設(shè)展覽的評估通常是利用調(diào)查表的方式來進(jìn)行的。專業(yè)性展覽的調(diào)查分為兩個(gè)方面，既向參觀者調(diào)查，也向參展商調(diào)查。會議附設(shè)展覽通常僅對參展商進(jìn)行調(diào)查，可向每位參展商發(fā)出簡短的附設(shè)展覽評估表格，內(nèi)容主要是對會議附設(shè)展覽組織工作的評價(jià)，包括附設(shè)展覽的設(shè)計(jì)、施工、宣傳、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場管理以及后勤服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，征求參展商對每個(gè)不同環(huán)節(jié)的滿意程度，通常分為很好、良好、一般和不好四個(gè)檔次。對調(diào)查表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的結(jié)果是對會議附設(shè)展覽進(jìn)行評估的主要依據(jù)。

會議附設(shè)展覽負(fù)責(zé)人員要將上述各個(gè)方面總結(jié)內(nèi)容加以整理并寫成總結(jié)演講，提交會議組織委員會審批。

三、會議附設(shè)展覽文件存檔

（一）參展商名錄

在會議附設(shè)展覽籌備的初期，伍方會議服務(wù)會在經(jīng)過多方搜集整理出一份潛在參展商名錄，在招展過程中這份參展商名錄起到了重要的作用。附設(shè)展覽結(jié)束后，要對這份名錄進(jìn)行整理，要加入一些原來名錄中沒有但積極參加了本次附設(shè)展覽的參展企業(yè)，同時(shí)要?jiǎng)h除那些沒有參加本屆附設(shè)展覽，將來也不太可能參加的企業(yè)，整理出一份新的參展商名錄，為今后舉辦同類型會議附設(shè)展覽打下良好的基礎(chǔ)。

（二）會議附設(shè)展覽文件

歸檔的會議附設(shè)展覽文件要包括全部與附設(shè)展覽有關(guān)的文件，并要分類歸檔，通?？梢苑譃槲募悺⒑贤?、批件類和參展商等幾大部分，文件類中既應(yīng)該包括有關(guān)附設(shè)展覽的各輪通知書，還應(yīng)該包括有會議附設(shè)展覽信息的會議文件，例如會議早起的各輪通知書。合同類包括展覽場地的租用合同、運(yùn)輸公司和報(bào)關(guān)公司的委托合同等。批件類包括會議附設(shè)展覽的批件、當(dāng)?shù)叵啦块T的批件和公安部門的批件。有關(guān)參展商的文件是每家參展商的全部資料，包括參展申請表、參展商介紹、廣告以及展覽調(diào)查表等。

資料整理：小燴