會議活動設(shè)計會議場地的選擇，會議室的布置，會議的宣傳營銷，各種繁雜的會議事務(wù)的安排，會議人員的接待、食宿、社交、娛樂、旅游、參觀、訪問、交通、展覽等活動的安排，伍方會議服務(wù)會與會議中心、會議賓館、餐館、旅行社、文化場所、交通公司、展覽公司、政府部門等很多企業(yè)和政府機構(gòu)打交道，初次或不常做會議組織工作的人會感到很煩亂，而很多會議的發(fā)起者一生也不可能組織幾次會議，于是，就出現(xiàn)了專門幫助別人組織、操作會議、協(xié)調(diào)各種關(guān)系的人和機構(gòu)。

一、專業(yè)會議組織者的定義

專業(yè)會議組織者的英文全稱是Professional Conference Organizer，縮寫是PCO，是指通過為客戶組織、經(jīng)辦會議而獲取收入的專業(yè)的會議組織機構(gòu)。

在歐美會展業(yè)發(fā)達的國家和地區(qū)，有比較多的PCO，很多社團、企業(yè)等機構(gòu)在開會時已經(jīng)習(xí)慣于聘請PCO來幫助他們安排、組織。

在中國，目前PCO已經(jīng)出現(xiàn)并呈發(fā)展之勢。隨著對外開放的不斷深入，我國舉辦的會議也逐漸與國際接軌，會議主辦單位開始將會議的主要組織工作委托給PCO來運作，由PCO為會議提供全方位服務(wù)。會議主辦單位最缺少的是舉辦大型會議的經(jīng)驗，PCO與會議主辦單位共同組織會議，容易使會議獲取成功。

但目前我國大多數(shù)PCO專業(yè)性尚不夠強，不能夠為會議提供全方位服務(wù)，而是停留在僅僅為會議安排住宿、餐飲和解決交通、旅游等旅游性質(zhì)的服務(wù)，特別是缺乏運作國際會議的經(jīng)驗、不了解國際會議的操作慣例，急需學(xué)習(xí)提高。

二、PCO的工作

PCO應(yīng)能為會議提供全方面的服務(wù)，包括會議資金的籌集、通知編寫和發(fā)放、論文征集、注冊、組織附設(shè)展覽以及住宿、餐飲和旅游安排等工作。這樣的好處是會議主辦者可將會議只托給PCO一家來完成，既簡化了機構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會議的代表，如通過PCO一家，帶白哦就可完成注冊、賓館和旅游預(yù)訂的工作。由于我國的特殊國情，舉辦會議時的許多工作具有政府色彩，例如國際會議的審批手續(xù)和為國外代表辦理簽證等。PCO應(yīng)有資格去完成這些工作，以減輕會議組織者的壓力。PCO還應(yīng)與當(dāng)?shù)氐恼畽C構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門建立良好的關(guān)系，熟悉他們的要求，得到他們充分的支持。

概括起來，PCO在幫助社團組織、企業(yè)等機構(gòu)安排、組織會議時，主要做以下一些工作。

1.會議的促銷宣傳、新聞報道工作；

2.各種印刷品的制作安排；

3.會議地點和會議場所的選擇；

4.會議住宿（賓館）的安排；

5.會議餐飲的安排；

6.會議預(yù)先注冊和現(xiàn)場注冊工作；

7.會議財務(wù)管理工作，包括會議預(yù)算、會議資金籌措、會議成本控制、會議現(xiàn)今管理等；

8.會議臨時員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作；

9.會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排；

10.會議技術(shù)設(shè)備和人員的安排；

11.會議社會活動、學(xué)術(shù)訪問活動的安排；

12.會議旅行、游覽等活動的安排；

13.會議附設(shè)展覽活動的安排（包括國際會議國外參展商的展品報關(guān)等）；

14.幫助會議主辦機構(gòu)進行國際會議的審批和申辦；

15.按我國外事規(guī)定協(xié)助參加國際會議的國外代表辦理入境簽證事宜；

16.協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系；

……

三、PCO的收費方式

PCO幫助社團組織、企業(yè)等機構(gòu)安排、組織會議是一種商業(yè)行為，其目的是獲取收入。PCO的收費方式有一下幾種。

1.包價式

即幫助運作、管理好一個會議一次性收取一筆費用（比如5萬元，不管參會者人數(shù)的多少。）

2.基本費+參會者人頭費

即幫助客戶完成ige會議，除了收取一筆基本費用（比如3萬元，一般比包價式低）外，再根據(jù)參會者人數(shù)每個人提取一定的費用（比如20元/人）。

3.參會者人頭費

即完全根據(jù)參會人數(shù)的多少每個人提取一定的費用（比如50元/人，一般比第二種收費方式中的人頭費要多），不再收取基本費。

4.按小時收費

即完全按照為社團或企業(yè)安排、組織會議的工作時間來收費（比如100元/小時），而不管參會者的多少，也不再收取基本費。

不管是按哪種方式收取會議費用，PCO事先都要和會議客戶協(xié)商一致，并列出收費時間表，即會議安排、組織工作進行到哪一階段收取會議費的百分比。

PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會議費用外，還可以從有關(guān)會議供應(yīng)機構(gòu)那里獲取一定的傭金作為正常收入的補充。例如，PCO把承接的某個會議安排在某個會議中心或會議賓館，伍方會議服務(wù)可能會從本次會議所獲得的收入中按比例（例如10%）提取一小部分作為給PCO的傭金，以表示對PCO把該會議放在該會議中心或會議賓館的酬謝。

資料整理：小燴