如何申請(qǐng)舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議？ 

據(jù)伍方會(huì)議服務(wù)所知，為了讓我國(guó)更多的科技人員有機(jī)會(huì)參加國(guó)際科技活動(dòng)，國(guó)家提倡和支持在國(guó)內(nèi)舉辦國(guó)際科技學(xué)術(shù)會(huì)議。舉辦一般的國(guó)際會(huì)議，由國(guó)內(nèi)舉辦單位或發(fā)起單位提出申請(qǐng)，填寫(xiě)申請(qǐng)表，寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)、內(nèi)容、承辦協(xié)辦單位、召開(kāi)理由，擬定的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、國(guó)外專(zhuān)家人數(shù)及組織機(jī)構(gòu)等，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)和省市區(qū)科委審核后，報(bào)科技部審批。重要的國(guó)際科技學(xué)術(shù)會(huì)議，由科技部會(huì)同外交部報(bào)國(guó)務(wù)院審批。

    1. 舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，有利于提高在國(guó)內(nèi)外的學(xué)術(shù)地位，更好地?cái)U(kuò)大教師、研究生、大學(xué)生與國(guó)際上知名學(xué)者的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)和促進(jìn)國(guó)際科技合作，因此支持具備條件的單位應(yīng)積極發(fā)起、主辦或承辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議。

    2. 國(guó)際合作處是申辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的歸口管理單位。會(huì)議主辦或承辦單位一般應(yīng)在一年以前提出書(shū)面報(bào)告交國(guó)際合作處，由國(guó)際合作處報(bào)主管校長(zhǎng)審批。如果會(huì)議是重大國(guó)際會(huì)議，會(huì)議主題涉及政治敏感問(wèn)題，或是系列性的國(guó)際組織會(huì)議，國(guó)際影響大，或中外方參會(huì)代表中有重要政界人物，會(huì)議應(yīng)由國(guó)際合作處報(bào)教育部審批。會(huì)議單位收到會(huì)議批件后，即可進(jìn)行籌備工作。

    3. 國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的主辦系（所）在收到會(huì)議批件或批件復(fù)印件后，應(yīng)盡快組成學(xué)術(shù)委員會(huì)和組織委員會(huì)，其成員應(yīng)有學(xué)術(shù)地位和組織能力，能承擔(dān)會(huì)議的學(xué)術(shù)活動(dòng)及其它會(huì)務(wù)活動(dòng)的具體工作。

    4. 舉行國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議所需要的住宿、用餐、會(huì)議用房、用車(chē)等事項(xiàng)，由會(huì)議單位與校內(nèi)有關(guān)單位協(xié)商解決。 

    5. 各系舉辦的國(guó)際會(huì)議材料的收集、整理、立卷、歸檔由主辦系負(fù)責(zé)。舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的單位應(yīng)將會(huì)議期間形成的有關(guān)文字材料、重要照片、講話(huà)錄音和錄像等應(yīng)歸檔的材料及時(shí)歸檔。

    6. 國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議結(jié)束后，主辦系（所）應(yīng)盡快寫(xiě)出會(huì)議總結(jié)，報(bào)國(guó)際合作處備案。 （1）國(guó)際會(huì)議的定義： 指與會(huì)者來(lái)自三個(gè)或三個(gè)以上國(guó)家（含我國(guó)）在華舉辦的會(huì)議。主要包括：國(guó)際組織委托中國(guó)有關(guān)機(jī)構(gòu)舉行的年會(huì)、例會(huì)及其它會(huì)議；綜合性國(guó)際組織在華舉辦的各類(lèi)會(huì)議；涉及某一專(zhuān)門(mén)學(xué)術(shù)領(lǐng)域或是為某一課題舉辦的國(guó)際研討會(huì)。 （2）申請(qǐng)國(guó)際會(huì)議的材料： 會(huì)議的名稱(chēng)（中英文）、會(huì)議的主辦單位和承辦單位、會(huì)議的目的、會(huì)議的內(nèi)容、相關(guān)的背景介紹、舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)、境外代表人數(shù)（包括臺(tái)灣、香港、澳門(mén)）、國(guó)外代表的主要國(guó)別、舉辦經(jīng)費(fèi)來(lái)源等。 （3）報(bào)批程序： 提前半年申請(qǐng)，按會(huì)議內(nèi)容性質(zhì)由申請(qǐng)單位報(bào)省主管部門(mén)并省外辦審核，省外辦審核后報(bào)送上級(jí)部門(mén)審定。如有來(lái)自臺(tái)灣的與會(huì)代表，申請(qǐng)單位需先將名單報(bào)省臺(tái)辦審核。 （4）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在10個(gè)工作日內(nèi)完成審核并報(bào)送上級(jí)部門(mén)審復(fù)；經(jīng)上級(jí)部門(mén)批復(fù)后，省外辦在2個(gè)工作日之內(nèi)將結(jié)果書(shū)面通知申請(qǐng)單位。 5、開(kāi)具聯(lián)檢禮遇證明——具體 （1）可享受聯(lián)檢禮遇的人員： 外國(guó)國(guó)家元首、政府首腦、議會(huì)正副議長(zhǎng)及副部級(jí)以上官員、國(guó)際組織主要負(fù)責(zé)人；外國(guó)前國(guó)家元首、政府首腦、議會(huì)議長(zhǎng)，友好省州（現(xiàn)任地方副省級(jí)職務(wù)）、友好城市領(lǐng)導(dǎo)人（僅限市長(zhǎng)、議長(zhǎng)）；各國(guó)駐穗總領(lǐng)事（到、離任）；香港、澳門(mén)特區(qū)政府高級(jí)官員；中央有關(guān)部門(mén)現(xiàn)職副部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊工作對(duì)象。 （2）申請(qǐng)單位： 省直單位、中央駐穗單位、各地級(jí)以上市外辦（外事僑務(wù)局）。 （3）開(kāi)具聯(lián)檢禮遇的程序： 申請(qǐng)單位提前3個(gè)工作日向省外辦提出申請(qǐng)。 （4）申請(qǐng)材料： 人員名單及職務(wù)、時(shí)間、乘坐的交通工具。 （5）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在1個(gè)工作日內(nèi)給予開(kāi)具聯(lián)檢證明。

資料整理： 伍方會(huì)議服務(wù)