選擇合適合作伙伴的最佳方案

     對(duì)于任何一個(gè)大規(guī)模會(huì)議而言，最重要的合作伙伴之一就是會(huì)議搭建公司，他們負(fù)責(zé)處理包括錄像、講稿、燈光、音響及舞臺(tái)等在內(nèi)的專(zhuān)業(yè)事務(wù)。如何選擇一家合適的合作伙伴來(lái)參與籌備你的活動(dòng)，可謂是一項(xiàng)令人生畏的艱巨任務(wù)。伍方會(huì)議服務(wù)列舉了一些能簡(jiǎn)化流程的方法。
    
    創(chuàng)建招標(biāo)書(shū)
    
    草擬招標(biāo)書(shū)的第一步是要考慮舉辦的是什么類(lèi)型的活動(dòng)（產(chǎn)品發(fā)布、教育或科學(xué)研討會(huì)等）。只把招標(biāo)書(shū)發(fā)給那些熟悉你所要求的活動(dòng)類(lèi)型及規(guī)格的供應(yīng)商。
    如何尋找供應(yīng)商，你可以從熟悉并且信任的會(huì)議專(zhuān)業(yè)人士那里征求好的推薦。其它不錯(cuò)的資源還包括同行業(yè)組織，例如國(guó)際會(huì)議專(zhuān)業(yè)人士協(xié)會(huì)或者當(dāng)?shù)氐臅?huì)議及游客管理部門(mén)。

    你應(yīng)該在招標(biāo)書(shū)中包含以下內(nèi)容：
    告知你的預(yù)算。如果你不知道分配用于活動(dòng)制作環(huán)節(jié)的具體數(shù)字，那么就提供一個(gè)大概的范圍。也許是你活動(dòng)總預(yù)算的20~25%。這會(huì)讓你在評(píng)估提案時(shí)節(jié)省時(shí)間，并且也能給供應(yīng)商們勾勒出一個(gè)合理的工作視野。
    提供詳細(xì)要求。包括活動(dòng)目標(biāo)及以往的歷史，參加者的人數(shù)、身份，以及必要的媒體環(huán)節(jié)，當(dāng)然還有會(huì)議日程。
    要求細(xì)節(jié)。要求列出各項(xiàng)支出的明細(xì)，包括安裝及拆卸工作的建議時(shí)間范圍；舞臺(tái)及裝飾理念；推薦具體的設(shè)備；人工成本估算，包括特別雇員和普通員工，以及加班成本。預(yù)先的技術(shù)及演講者彩排也應(yīng)該包含在招標(biāo)書(shū)中，因?yàn)檫@些活動(dòng)的成本可能攀升很快。
    征求建議。關(guān)于最新的設(shè)備或者最適合你發(fā)布消息的媒體類(lèi)別，如果你想從供應(yīng)商那里得到推薦的話(huà)，就要把它寫(xiě)在招標(biāo)書(shū)里“要求供應(yīng)商提供建議或創(chuàng)新想法”這一章節(jié)里。
    陳述條件。闡明供應(yīng)商要贏得招標(biāo)須達(dá)到的要求（如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做出響應(yīng)，在預(yù)算內(nèi)提出方案）。
    合理性。給投標(biāo)者以足夠的時(shí)間來(lái)為你的活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研并籌劃出全面的提案。

    選擇標(biāo)準(zhǔn)
    一旦收到標(biāo)書(shū)，即要對(duì)所有的提案進(jìn)行評(píng)估。典型的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商質(zhì)量，有佐證的工作案例，報(bào)價(jià)，對(duì)主題的理解，行業(yè)內(nèi)的工作記錄，提案質(zhì)量，對(duì)媒體的創(chuàng)造性應(yīng)用等。
    要積極的進(jìn)行背景調(diào)查。下面是一些值得問(wèn)的好問(wèn)題：
    ·從物流和預(yù)算的角度出發(fā)，供應(yīng)商的團(tuán)隊(duì)是如何處理突如其來(lái)的變化的？
    ·他們是如何與客戶(hù)團(tuán)隊(duì)、演講者及管理層有效的協(xié)調(diào)的？
    ·聽(tīng)眾們對(duì)他們的活動(dòng)制作反響如何？
    伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為一個(gè)天才的活動(dòng)制作團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該擁有足夠的能力，把你要表達(dá)的信息通過(guò)富有創(chuàng)造性的完美無(wú)暇的技術(shù)手段傳遞給受眾，從而有力的支持你達(dá)成活動(dòng)的目標(biāo)。