今天，會(huì)議策劃人所面臨的最為緊迫的挑戰(zhàn)之一，就是要用經(jīng)得起推敲的成功案例，向人們展示面對(duì)面會(huì)議的價(jià)值。證明會(huì)議價(jià)值的傳統(tǒng)方法，是追蹤會(huì)議的花費(fèi)、評(píng)價(jià)會(huì)議的結(jié)果，并得出結(jié)論，說(shuō)出某一個(gè)會(huì)議確實(shí)有或沒(méi)有產(chǎn)生令人滿意的效果。提供詳細(xì)的投資回報(bào)率（ROI），使人們對(duì)會(huì)議的花費(fèi)有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，仍然很重要。但就這個(gè)問(wèn)題來(lái)說(shuō)，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為這個(gè)證據(jù)還顯得不夠完善。
　　這是因?yàn)樽C明會(huì)議的價(jià)值，并不能證明其它問(wèn)題，比如花費(fèi)較低的交流方式（電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、備忘錄是會(huì)議等）就不會(huì)產(chǎn)生更大的回報(bào)率。換句話說(shuō)，除了證明單個(gè)會(huì)議的價(jià)值的常規(guī)方法之外，會(huì)議策劃人現(xiàn)在還要證明面對(duì)面會(huì)議比其他方式更有效，證明面對(duì)面會(huì)議能夠提供其他會(huì)議類型提供不了的機(jī)會(huì)，而且這種人與人直接交流所具有的優(yōu)勢(shì)值得我們花費(fèi)額外的資金和資源去獲得。

會(huì)議期間的非正式交流

　　關(guān)于這次爭(zhēng)論，有些人提出了更為具體的觀點(diǎn)，他們看重人與人之間交流的價(jià)值，而且認(rèn)為與同事、與客戶之間最有價(jià)值、最有意義的交流，往往是在正式的會(huì)議之外。位于華盛頓哥倫比亞特區(qū)的ASAE及協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)中心的董事長(zhǎng)兼首席執(zhí)行官John H.Granham IV說(shuō)，“在很多方面，走廊上的交談或者是餐桌上的交流，比會(huì)議的內(nèi)容更有價(jià)值，而且前者帶來(lái)的價(jià)值和意義是其他任何別的途徑都不能企及的。”
　　芝加哥凱悅酒店集團(tuán)銷售副總裁杰克•霍恩也認(rèn)為，會(huì)議休息期間或者會(huì)議結(jié)束之后隨意的交流，能夠產(chǎn)生更多有見(jiàn)地的思想，因?yàn)樵谶@些社交場(chǎng)合中，人們會(huì)放松警惕意識(shí)，收起自我主義。”霍恩解釋道，走出會(huì)議室后，或者是在正式報(bào)告結(jié)束之后，在與報(bào)告人一對(duì)一的交流中，人們才更有可能提出一些有價(jià)值的問(wèn)題，才可能承認(rèn)自己對(duì)有些方面也不是很了解。而如果讓他們?cè)诤芏嗳嗣媲疤岢鲞@些問(wèn)題或者建議，他們會(huì)感覺(jué)有些不自在。

專注程度

　　現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的價(jià)值，通常是在與虛擬會(huì)議作比較的過(guò)程中顯現(xiàn)出來(lái)的。霍恩說(shuō)道，面對(duì)面的交談不僅會(huì)讓人們更加舒適自在，同時(shí)，交流的質(zhì)量也比其它方式，比如說(shuō)電話會(huì)議方式好得多。他補(bǔ)充道，“在這樣的情境下，人們更容易全身心地參與進(jìn)來(lái)。當(dāng)你參加電話會(huì)議時(shí)，你面對(duì)的是電腦，如果你心不在焉，你便會(huì)保持沉默。然而，面對(duì)面交流的時(shí)候，你就會(huì)被迫真正參與進(jìn)來(lái)。”
　　StarCite是一家會(huì)議管理與技術(shù)公司，位于費(fèi)城，該公司企業(yè)戰(zhàn)略部的副總裁Kevin Iwamoto說(shuō)，因?yàn)槿伺c人之間的交流使用更多的是語(yǔ)言，所以在這種現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議中更有可能進(jìn)行好的交流。肢體語(yǔ)言、暗示以及眼神的交流，都可以傳遞情感。如果理解準(zhǔn)確，這些信息可以引導(dǎo)產(chǎn)生非常有效的交流。
　　波斯頓活動(dòng)營(yíng)銷公司GPJ全球戰(zhàn)略營(yíng)銷部的高級(jí)副總裁大衛(wèi)•里奇說(shuō)，真實(shí)的現(xiàn)場(chǎng)交流還有助于客戶和供應(yīng)商之間發(fā)展建立信任關(guān)系——而這一點(diǎn)對(duì)于考慮是否要投入一大筆資金來(lái)說(shuō)，是非常必需的一個(gè)環(huán)節(jié)。里奇提出了這樣的問(wèn)題，“他們會(huì)一直和我站在一起嗎？如果出了問(wèn)題，他們會(huì)保護(hù)我嗎？”
　　他說(shuō)，答案不會(huì)從宣傳介紹冊(cè)的數(shù)據(jù)中得出，而只有“在面對(duì)面的交談中你才可以找出答案，你才可以確定你們是否在同一條戰(zhàn)壕里。通過(guò)面對(duì)面的交流，你才能夠了解到這一點(diǎn)。”
　　美國(guó)新澤西Red Bank展會(huì)研究公司市場(chǎng)銷售部的副總裁Joe Federbush說(shuō)，合作是會(huì)議的一項(xiàng)關(guān)鍵因素，然而在虛擬的會(huì)議里，實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)雖然也有可能，但是相對(duì)比較困難。他強(qiáng)調(diào)，網(wǎng)絡(luò)或者電子會(huì)議中“交流和專注程度都很有局限性。”
　　有些公司希望給人們留下深刻印象，那么這種現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)的參與，相對(duì)于虛擬的空間，可以帶來(lái)更大的感官?zèng)_擊。
再說(shuō)，通過(guò)參加會(huì)議，和大家一起旅行、一起享受快樂(lè)的時(shí)間，也很有激勵(lì)促進(jìn)的作用?；舳髡f(shuō)，他所采用的對(duì)于員工的激勵(lì)機(jī)制“不容置疑已經(jīng)對(duì)銷售團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生了極大的激勵(lì)作用”。這是資格證件或者禮券獎(jiǎng)勵(lì)所不能替代的。

競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

　　巖本認(rèn)為，舉辦會(huì)議的充分理由應(yīng)該從取消這些會(huì)議可能產(chǎn)生的后果檢驗(yàn)出來(lái)。他說(shuō)，“假定有兩個(gè)公司在在處理重要的業(yè)務(wù)問(wèn)題，其中一個(gè)公司決定‘只是通過(guò)電話交流’，而另外一個(gè)公司則要求召開面對(duì)面會(huì)議。如果我是客戶，我將會(huì)看好后者。”巖本提到，客戶參加會(huì)議，來(lái)回的交通比較麻煩，也花費(fèi)了不少時(shí)間和資金，這是鐵的事實(shí)。即使這樣，公司還繼續(xù)提供機(jī)會(huì)來(lái)與客戶面對(duì)面交流，或者舉辦大型展會(huì)，或者是進(jìn)行一對(duì)一的交流，這表明他們對(duì)客戶認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣做就會(huì)具有相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
　　多諾萬(wàn)•尼爾•梅，舊金山帕洛阿爾托的營(yíng)銷總監(jiān)理事會(huì)的執(zhí)行董事補(bǔ)充說(shuō)，沒(méi)有舉辦或參加會(huì)議、活動(dòng)的公司，在市場(chǎng)上可能會(huì)被認(rèn)為處于困境或者衰敗的境地。他說(shuō)，會(huì)議有助于樹立有實(shí)力的良好形象。

行業(yè)統(tǒng)計(jì)

　　雖然有關(guān)會(huì)議價(jià)值的道理講得通，但要讓首席營(yíng)銷官和首席財(cái)務(wù)官改變觀念，必須有用數(shù)字說(shuō)話。“作為會(huì)議策劃人，我注重使用采購(gòu)和財(cái)務(wù)語(yǔ)言來(lái)傳遞信息。”美國(guó)運(yùn)通商務(wù)旅行全球會(huì)議解決方案副總裁Issa Jouaneh建議說(shuō)。
會(huì)議行業(yè)組織一直在忙于開發(fā)研究，以將會(huì)議的價(jià)值轉(zhuǎn)換成具體的數(shù)據(jù)。有關(guān)會(huì)議產(chǎn)業(yè)研究成果的數(shù)量太多了，但只有少數(shù)的成果能夠真正揭示出面對(duì)面會(huì)議的相對(duì)價(jià)值。

增進(jìn)相互間的關(guān)系

　　銷售和營(yíng)銷經(jīng)理認(rèn)為，絕大部分活動(dòng)營(yíng)銷，包括貿(mào)易展覽、會(huì)議和其他特別活動(dòng)，是加強(qiáng)與消費(fèi)者或客戶關(guān)系的最佳途徑。根據(jù)“2009會(huì)議市場(chǎng)展望”，在北美，53%的銷售和營(yíng)銷受訪者表示，“活動(dòng)營(yíng)銷”是維持人們之間關(guān)系的最好方式，是“公共關(guān)系”（第二個(gè)排名最高的選項(xiàng)）數(shù)字的兩倍還多。
　　在最近的研究中，在那些表示活動(dòng)營(yíng)銷提供了最大的投資回報(bào)率的人群中，超過(guò)82%的人表示，投資回報(bào)的最大價(jià)值主要源自面對(duì)面的交流。

品牌價(jià)值提升

　　根據(jù)2007年由Forrester咨詢服務(wù)公司代表美國(guó)商業(yè)媒體進(jìn)行的研究，大約有61%的營(yíng)銷人員認(rèn)為，面對(duì)面的展覽是建立品牌形象最有效的手段。去年，F(xiàn)orrester公司表示，45%的營(yíng)銷人員認(rèn)為，貿(mào)易展在提升品牌形象方面“非常有效”。

提高購(gòu)買意向

　　一份去年由廣告研究基金會(huì)發(fā)布的更精細(xì)的研究（“體驗(yàn)營(yíng)銷：交往大師”）認(rèn)為，在貿(mào)易展覽中“積極參與”在影響“購(gòu)買意向”的因素中是最為積極的。“參與”對(duì)“購(gòu)買意向”平均提升了34%。據(jù)研究，“購(gòu)買意向”與隨后公布的銷售額呈正比。換句話說(shuō)，面對(duì)面交流大大增加了實(shí)際購(gòu)買的可能性，甚至包括那些已經(jīng)準(zhǔn)備購(gòu)買的消費(fèi)者。
　　根據(jù)2003年CEIR發(fā)布的研究結(jié)果，近三分之一的與會(huì)者認(rèn)為，“互動(dòng)”在業(yè)務(wù)交往中對(duì)最終作出購(gòu)買決定“極其”或“非常”重要。

最佳的營(yíng)銷選擇

　　在2008年2月，M&C發(fā)布了會(huì)議行業(yè)供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果，會(huì)議供應(yīng)商認(rèn)為，“面對(duì)面交流”是他們向會(huì)議策劃人進(jìn)行營(yíng)銷的最有效的方式。43%的供應(yīng)商說(shuō)：“對(duì)于人的直接拜訪”是最成功的營(yíng)銷方法。還有19%的供應(yīng)商認(rèn)為，“貿(mào)易展/網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)”是最好的途徑?？偠灾?，那些傾向面對(duì)面地交流的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)喜歡電話（13%）、電子郵件（8%）、網(wǎng)站（8%），或直接郵寄（3%）的人數(shù)。

最具成本效益的途徑

　　2月份CEIR公布的最新研究表明，尋找客戶以及與潛在客戶會(huì)面的最經(jīng)濟(jì)的方法就是貿(mào)易展。該報(bào)告發(fā)現(xiàn)，在貿(mào)易展覽中識(shí)別一名潛在客戶的成本是215美元，而使用其他手段則為443美元。
此前，CEIR報(bào)告表明，88%的與會(huì)者說(shuō)，貿(mào)易展覽通過(guò)把很多小的批發(fā)零售商帶到同一平臺(tái)上，從而節(jié)

　　省了他們的時(shí)間。62%的人甚至說(shuō)，展會(huì)通過(guò)將買賣雙方匯聚在一起從而節(jié)省了公司的資金。實(shí)際價(jià)值營(yíng)銷人員喜歡密切注意其他商家的新動(dòng)向。CMO理事會(huì)的有關(guān)CMO的最新調(diào)查顯示，15%營(yíng)銷預(yù)算用于貿(mào)易展覽、會(huì)議和“體驗(yàn)營(yíng)銷”。貿(mào)易展覽協(xié)會(huì)的“2009年展覽管理調(diào)查”報(bào)告顯示，貿(mào)易展覽占組織營(yíng)銷費(fèi)用更大的比例，約占總預(yù)算的三分之一，甚至更大的份額。
　　世界經(jīng)理人理事會(huì)的報(bào)告還指出，63%的營(yíng)銷人員今年將把與以上調(diào)查數(shù)額相同的費(fèi)用用于貿(mào)易展覽，就像2008年那樣，預(yù)期上升22%。

可能的選擇

　　所有這些論點(diǎn)本身，只能到此為止，因?yàn)槿绻麤](méi)有數(shù)據(jù)證明其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，會(huì)議或活動(dòng)存在的理由就不會(huì)那么充分。
雖然面對(duì)面會(huì)議確有價(jià)值，但并不意味著公司或協(xié)會(huì)應(yīng)參加所有與其業(yè)務(wù)有關(guān)的展覽和會(huì)議，如果有其它合理的替換選擇，也不一定非要舉辦會(huì)議。
　　這就是為什么業(yè)界人士提醒會(huì)議策劃者，要明智地保衛(wèi)他們的會(huì)議，同時(shí)尋找機(jī)會(huì)降低會(huì)議成本。
美國(guó)農(nóng)業(yè)工程師學(xué)會(huì)的格雷厄姆認(rèn)為，對(duì)于一些會(huì)議來(lái)說(shuō)，技術(shù)水平將會(huì)繼續(xù)提升。格雷厄姆說(shuō)，“有一部分人只做網(wǎng)上活動(dòng)，但大多數(shù)人還是喜歡面對(duì)面的會(huì)議，或者是面對(duì)面會(huì)議與在線會(huì)議相結(jié)合。

　　會(huì)議策劃者的任務(wù)，在伍方會(huì)議服務(wù)看來(lái)，是維護(hù)應(yīng)該維護(hù)的會(huì)議，同時(shí)開始思考如何接納一個(gè)新的、也許更加虛擬的“會(huì)議”概念。