在會議策劃人的期望表中，排名最高的三項是費用、日期和會議場地。如今，價格問題決定著大多數談判的成敗。當會議策劃人把費用問題當做最重要的問題來考慮時，會議中心的業(yè)務就會變得更加困難。杭州伍方會議服務在策劃中也發(fā)現了這些問題。
     那原因是什么呢？國際會議中心協會（IACC）是這樣描述“會議中心”的：會議中心的特點是，一個價格包含所有的服務內容，即“完全會議打包價”或稱CMP（不要和“會議專業(yè)人員認證”的CMP相混淆），這種服務是IACC所有成員都需要提供的。因此，當會議策劃者只拿費用作對比時，會議中心就可能不會被納入考慮的范圍之內，因為他們的費用在紙面上看起來顯得更高。
　　但典型的情況是，會議中心一天一夜的費用所包含的服務內容，要比酒店多很多：全部會議空間、一日三餐、會間休息時不間斷的咖啡供應、基本的A/V (包括LCD放映機)以及額外的贈送等等。會議中心的各種設施，都要符合IACC嚴格的標準，即“通用標準”的要求。這些標準涵蓋了眾多的細節(jié)，包括會議有關業(yè)務占酒店整個業(yè)務的百分比(60%，每個會議的平均與會人數為75或更少等)、椅子的形制、隔墻的厚度、照明設備的方式、可使用的技術以及餐飲安排等。
杭州伍方會議策劃經理指出，會議策劃人必須知道這些標準是什么。“知道在會議完全打包方案中應該得到什么，并且確定所得到的服務中，哪些是打包標準范圍內的，哪些是被強烈建議的，特別是涉及A/V和家具方面的服務內容。”她說。
　　要留住客戶，會議中心應該再次強調他們是專門為會議而建造的，其工作人員也都是經過專業(yè)訓練的，他們可以幫助會議客戶在這里舉辦效果最好的會議。
IACC一直在努力證明會議的嚴肅性與創(chuàng)造完美會議環(huán)境的價值。“因為他們已經成長起來了，在和酒店和度假村競爭中，我們已經具備了一定的優(yōu)勢，這也是我們應該做到的。可以說，你在這兒既可以舉辦嚴肅的會議，還可以享受四星級酒店或度假村的優(yōu)質服務。但人們對此并不清楚，會議中心有必要重申：會議中心建設的最開始也是最重要的目的，就是為了舉辦嚴肅會議，而且這此舉辦會議，可以最大限度地保持高層次。
　　杭州伍方會議認為，會議策劃人在為今年晚些時候舉辦的會議摸底，但還沒有真正采購?？蛻纛A訂會議的時間一般在會前60～90天。“我們正在預定2月份的會議，可現在已經是2月了。”她說。“我們也在預訂3月和4月的會議，但5月的會議還是空白。我們6月份有一個會議計劃，這是迄今為止最讓人興奮的事兒。”
　　既然會議中心的報價是整體打包的，伍方強調會議策劃者應當關注會議的總費用。“如果策劃者要求會議中心將其報價與其它會議場地做比較，他們很可能會發(fā)現會議中心更省錢，而且提供的環(huán)境更好。”
很顯然，整體打包價格讓會議中心沒有很大的回旋余地，但是他們可以調整打包方案的內容，這就是可以商量的余地。但就是這一點，很多會議中心在制定整體打包方案時已經考慮到了客戶提得最多的請求：允許參會人員有一個晚上可以外出用晚餐。傳統的打包方案讓參會人員全程呆在會議中心里，這樣在會議中心里購物的人算起帳來更準確，知道會議中心應該提供幾頓飯。

杭州伍方認為中國以后的發(fā)展趨勢也可能會這樣，所以我們可以采取一種新的模式，跟省內的會議中心談合作，然后去接單來組織，類似杭州金海岸文化傳播有限公司的模式，只不過他們要的是劇院，我們要的是會議會展中心。