由于國內(nèi)越來越多的企業(yè)參加國外的一些展會，伍方會議也服務(wù)過多家企業(yè)的國外辦展過程，為大家總結(jié)一些出國辦展會的經(jīng)驗：出國參展應(yīng)該直接和展會主辦方聯(lián)系以獨立身份參展，還是隨國內(nèi)組團(tuán)單位參展?這兩種方式，企業(yè)可以根據(jù)自己的具體情況做出選擇。由于目前國內(nèi)出展市場尚未完全放開，一些國營外貿(mào)公司出國參展還需要采取隨組團(tuán)單位參展的方式來取得任務(wù)批件以辦理人員因公護(hù)照和出國手續(xù)，同時運輸公司運輸大宗的展覽品也需要向海關(guān)提供展覽批件；而一些民營企業(yè)參展則可以用因私護(hù)照直接辦理簽證，直接聯(lián)系展會主辦方申請獨立參展。

(1)出國參展外事紀(jì)律

①嚴(yán)格遵守國家法令和外事紀(jì)律及外事授權(quán)規(guī)定，一切行動聽指揮。

②維護(hù)民族尊嚴(yán)、國家利益和公司信譽，不做任何有損國格和公司信譽的事情。

③進(jìn)行談判、簽訂協(xié)議、合同等重要活動時，要有談話記錄；不得利用工作之便謀求私利，不得背著組織與外商私下交往。

④參加外事活動、與外賓接觸，言談要有分寸，禮貌要合乎常規(guī)。對客戶和參觀者的詢問要熱情接待和回答，不得冷落客人。

⑤嚴(yán)守國家機(jī)密，嚴(yán)防竊照、竊聽，泄漏國家機(jī)密。對外談判不要涉及內(nèi)部機(jī)密。與外商談判時不要把機(jī)密文件放在桌上。出國不得攜帶內(nèi)部機(jī)密文件，包括本公司擴(kuò)印的內(nèi)部資料、內(nèi)部報刊或記有內(nèi)部情況的筆記本。

⑥出國人員不得擅自離開駐地。一般情況下不得個人單獨行動。如有特殊事情需要通過正當(dāng)程序向團(tuán)長請假，其他人一律沒有批準(zhǔn)個人外出的權(quán)力。未經(jīng)許可不得擅自與外國任何機(jī)構(gòu)和個人聯(lián)系。

⑦出國人員的個人行李物品要嚴(yán)格保管、加鎖，提高警惕，發(fā)現(xiàn)可疑情況要產(chǎn)即報告，并進(jìn)行檢查。

⑧出國人員不得進(jìn)人不健康的場所，不準(zhǔn)購買黃色書刊、圖片出入境。

(2)出國參展對外禮儀

①尊重各國風(fēng)俗習(xí)慣，遵守社會公德。

②舉止端莊，注意言行，不要用手指指人、不喧嘩、不放聲大笑、不要近距離大聲喊人。

③切勿隨地吐痰，不要亂扔煙蒂或其他廢棄物品。

④國外許多場合禁止吸煙，所以要注意是否有禁煙標(biāo)志。

⑤進(jìn)餐時要文雅，切勿高聲喧嘩。吃自助餐，不要一次盛得過多，不要將食物帶走。

⑥初次相識，一般由第三者介紹或自我介紹。為他人介紹，應(yīng)把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的，把男士介紹給婦女。

(3)出國參展旅行常識

①乘飛機(jī)時盡量輕裝，手提物品盡量要少。隨機(jī)托運行李一般頭等艙三十千克、普通艙十千克以內(nèi)免費。禁止攜帶危險品。

②請參展人員妥善保存好自己的物品，貴重物品請寄存在酒店的保險柜內(nèi)或隨身攜帶。

③個人衛(wèi)生用品，如牙刷、牙膏、拖鞋、毛巾等自備。

④愛護(hù)酒店設(shè)施，注意公共道德。如損壞設(shè)備按酒店規(guī)定由責(zé)任者賠償。

(4)出國參展的費用事項

在海外舉辦展覽，所需費用中外匯支付是個大頭。究竟租用多少攤位恰當(dāng)，租用多大展館為宜，采用何種方式進(jìn)行展出最佳等等都須慎重考慮，切不可突發(fā)“展館越大越魄”的奇想。要力戒脫離實際需要，背離“投入產(chǎn)出”的效益原則，同時對展覽會的費用項目多作具體的了解、比較、并作深入探討。對外進(jìn)行巧妙的洽談，爭取較多的服務(wù)和較廉的價格。而一旦對外簽約，則應(yīng)守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽與經(jīng)濟(jì)上的損失。

(5)出國展覽品的安全與保險

出國展覽品的投保，我國一般在國內(nèi)投保，投保的項目一般有火險、水險、盜竊險。投保的作用是在萬一發(fā)生事故和失竊時，尚可得到部分的補償。但補償永遠(yuǎn)不會同失去的價值相等，特別是如果損失了供展覽、銷售的展賣品，那就有可能會失掉市場時機(jī)，其損失是難以挽回的。所以，防患于未然至關(guān)重要。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度都應(yīng)完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對“價值連城”的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點加以保護(hù)，力求做到萬元一失。

(6)出國展覽品的處理

①國內(nèi)指定不出售的，應(yīng)原件運回。

②貴重展品一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回。

③中、低檔的商品一般采取折扣包銷的辦法。在展覽中蒙塵、光照失色、吊掛受損之物折扣較大(高檔的商品、藝術(shù)品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升)。

④展覽道具類除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復(fù)使用價值的東西。出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。是整個展覽會的中心。

⑤忽視參展商的需求。通常參展職員都感到有義務(wù)盡量為參展商提供信息，卻忽視他們的真正需要。由于缺乏技巧而常常錯過一些重要信息。要避免這一問題就要進(jìn)行展覽前的培訓(xùn)及準(zhǔn)備工作。

⑥發(fā)送印刷品及精品。展覽職工可能會在展館環(huán)境里不知所措或不習(xí)慣與陌生人交談，最后會把本應(yīng)保留的印刷品或精品發(fā)送出去，很重要的～點是參與組織展覽會的人需樂于跟陌生人交談并了解他們的需要。

⑦不熟悉產(chǎn)品的演示。很多時間展覽員工都不懂得產(chǎn)品的演示，請與展覽會員工溝通以保證他們熟悉展館擺設(shè)及展品演示。

⑧設(shè)立太多代表處。一些公司通常在展覽會上設(shè)立幾個代表處從而收集更多行業(yè)信息，應(yīng)嚴(yán)格控制參展員工人數(shù)并規(guī)定不到他們的工作時間無需出場，應(yīng)給每人分派具體的任務(wù)。

⑨忽視展后工作的跟進(jìn)。展覽會結(jié)束之后，其展后工作通常退而居其次，越長時間不跟進(jìn)這項工作，則越被荒置。應(yīng)于展覽會前建立時間表以便每日跟進(jìn)工作，并使銷售代表處的跟進(jìn)工作更有意義。

⑩忽略展覽會評估。越了解您在展覽會上的表現(xiàn)，越有助于今后展覽會的改進(jìn)工作。展覽會各不相同，每場展覽會都有優(yōu)缺點，永遠(yuǎn)都有尚待改進(jìn)的地方。每次展覽會結(jié)束請即時與員工共同進(jìn)行自我評估，以便不斷自我改進(jìn)。

 參考資料：http://www.daysunlogistics.com.cn/cn/guide/131528eyc78l.html