會(huì)議能成功的舉辦要看會(huì)議前的溝通是否有效，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為在會(huì)場(chǎng)前要先和會(huì)場(chǎng)及其他工作人員開(kāi)一個(gè)會(huì)議，目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)，讓會(huì)議成功的舉辦。

  現(xiàn)場(chǎng)的溝通方式可以使用無(wú)線對(duì)講機(jī)。伍方會(huì)議服務(wù)使用的目的為了維持系統(tǒng)通暢，當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時(shí)所有使用者都能知道什么事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧。在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通，很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶(hù)外大約一二條街之內(nèi)。有些對(duì)講機(jī)可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照，因此租金較高，有些會(huì)議籌辦人發(fā)覺(jué)它攜帶不方便，有時(shí)在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建筑中收訊會(huì)被阻擋。無(wú)論如何很多會(huì)議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要，并提供下列指引。

1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。

2．多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬(wàn)一故障還有備用。

3．事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。

4．每天晚上不要忘了充電。

5．分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。

6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來(lái)聊天。

資料整理：旭芳