伍方會議服務(wù)在執(zhí)行各種不同的會議時,會有不同的流程安排,整理了以下幾種會議類型及流程安排:
重要會議
(1)按會議類型與規(guī)格,選擇合適的會議廳。
(2)按會議形式與人數(shù),擺放會議桌和座椅。
(3)按客戶要求,布置會場。掛橫幅、設(shè)簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設(shè)施設(shè)備等,并適當(dāng)布置花草。
(4)準(zhǔn)備會議所需的文具用品、席位卡等。
(5)準(zhǔn)備會議期間的茶水、咖啡、點心等。
(6)服務(wù)員站在門口迎接客人。
(7)客人入座后,要及時送上茶水、毛巾等,做到熱情服務(wù),并保持安靜。
(8)會議開始后,服務(wù)員就退至一旁,并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等需求量,一般半小時添加一次,遇到舉杯祝酒時,應(yīng)及時送上杯酒。
(9)會議結(jié)束,在門口送客道別感謝。
高級會談
(1)會議氣氛莊嚴(yán)隆重,會場布置會議桌或環(huán)形會議桌,桌上鋪設(shè)呢毯,再在呢毯上鋪會議桌臺布,座椅用扶手椅,椅座與參加會談的人數(shù)相等。會場綠化高雅。
(2)高規(guī)格的會議,要在會議桌中央安放會談兩國國旗,東道國國旗在左。
(3)會談桌上必須準(zhǔn)備文具用品,為了保持會場安靜,茶底盆上放一塊折四方的小毛巾或茶墊紙。
(4)凡屬保安會談,應(yīng)按接待部門規(guī)定,嚴(yán)格遵守進(jìn)入會場的時間。
(5)參加會談的服務(wù)人員,必須嚴(yán)守國家機(jī)密。
簽字儀式
(1)根據(jù)接待單位選定的廳,經(jīng)全面清掃后在廳的中央部位安放一長條形簽字臺,要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫?;蛴瞄L屏風(fēng),二邊放綠化,并準(zhǔn)備好會議音響設(shè)備。
(2)簽字臺鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺布,桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具,另備一個吸干墨水器,并在相應(yīng)地位安放兩把座椅。造型鮮花放在中間。
(3)在距離椅座約1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。
(4)應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時送上舉杯共賀,如時間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤去。
新聞發(fā)布會
(1)根據(jù)舉辦單位選定的多功能廳,在面對入口處的中央部位,放一長條會議臺,會議臺長短根據(jù)舉辦單位出席代表人數(shù)而定,會議臺背后墻面拉條橫幅或在墻面上作新聞發(fā)布會裝飾,綠化布置高雅。
(2)根據(jù)出席會議的新聞記者人數(shù),面對會議臺排列若干椅子。
(3)由舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)與列隊在入口處迎賓,當(dāng)客人進(jìn)入休息室,應(yīng)立即供應(yīng)茶水或飲料或和小毛巾。
(4)會議開始,先請客人入座,然后舉辦單位入座,一般會議期間,只供應(yīng)會議臺茶水、毛巾,但也有全面供應(yīng)茶水、毛巾的。
(5)會議結(jié)束,一般情況仍由舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)和代表在出口處列隊道謝送別,如會后設(shè)宴招待,則將客人引進(jìn)餐廳。
茶話會
(1)茶話會因其優(yōu)點眾多,故廣泛風(fēng)行,會議多設(shè)圓桌椅子,自由入座,不排席位。
(2)茶話會應(yīng)根據(jù)接待單位規(guī)定準(zhǔn)備,一般只供應(yīng)咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、水果。
(3)客人邊吃邊談,要隨時觀察客人對飲料的需求量,一般半小時添加一次,全過程添加2-3次就差不多了。
(4)茶話會中期和臨近結(jié)束時,應(yīng)各分送毛巾一次。
(5)茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口處迎送如儀。
貿(mào)易洽談會
(1)貿(mào)易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé),但餐廳要保證陳列品的安全。
(2)還要根據(jù)要求,準(zhǔn)備若干小型會議室,供洽談業(yè)務(wù)。會議室要保持整潔衛(wèi)生,當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時,要及時供應(yīng)茶水、咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務(wù),保持安靜。
(3)一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡,對晚餐要求豐盛此,因此,在一日三餐的供應(yīng)上,重點放在晚餐。
(4)洽談會期間,一般都要舉行多次招待會或宴請,因些必須抓好宣傳銷售工作,提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。
國際會議
(1)國際會議的接待條件,除了豪華的客房、商務(wù)中心、康樂、客車等設(shè)施外,還應(yīng)有同聲翻譯和投影等設(shè)備齊全的大會場和相鄰的若干小型會議室。
(2)國際會議需要準(zhǔn)備兼供中西餐的大餐廳和若干供應(yīng)工作餐的小餐廳。
(3)參加國際會議的與會者同時也是旅游者, 吃得稱心如意是他們的一大愿望,因此,要抓好菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量,盡量滿足客人的需求。
(4)國際會議的工作班子經(jīng)常要舉行工作餐,因工作餐帶有一定程度的保密性,因此,需要安排在較僻靜的小餐廳內(nèi)舉行。
(5)國際會議還經(jīng)常在會議間歇時要求供應(yīng)茶點,應(yīng)作好充分準(zhǔn)備,并迅速,高效、熱情、周到地提供服務(wù)。
(6)國際會議還經(jīng)常在晚餐前舉辦雞尾酒會,便于與會代表交談商榷,一般時間應(yīng)掌握在3刻鐘左右。
(7)國際會議的用餐辦法基本分兩種,一種是由與會者自理,每餐由他們自行選點,餐廳服務(wù)要特別重視。另一種由飯店綜合服務(wù)包干代辦,一日三餐的菜單要精心安排,聯(lián)系用餐人數(shù)和就餐時間要細(xì)致、主動,特別是全面掌握來自不同國家和地區(qū)外賓的宗教信仰和不同飲食習(xí)俗,并設(shè)清真席或素食席。
(8)國際會議活動頻繁,就餐時間和就餐人數(shù)變動較大,工作要過細(xì),考慮問題要周詳。服務(wù)要細(xì)微周到。
貴賓室
(1)根據(jù)任務(wù)要求按人數(shù),將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。
(2)室內(nèi)四周擺放花草、屏風(fēng)等裝飾物。
(3)設(shè)專人領(lǐng)位崗,主動禮貌迎賓領(lǐng)座。
(4)客人就座后,送茶送毛巾,或送飲料。
(5)在客人談話間歇時,添斟茶水飲料。
(6)等候服務(wù)時勤觀察,不走動,不交談。
(7)貴賓進(jìn)入會場,宴會廳,按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。
資料整理:旭芳