杭州伍方會(huì)議認(rèn)為在從事會(huì)議規(guī)劃時(shí)，不能以嘉賓的方便以及與會(huì)者的方便來(lái)作為選擇開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的最先依據(jù)，這樣做是不妥當(dāng)?shù)?，這只能當(dāng)做其中的一個(gè)小小因素。

會(huì)議地點(diǎn)選擇，至少應(yīng)顧及下列七個(gè)條件：

第一：場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。

在確定會(huì)場(chǎng)之前，場(chǎng)地必須有空檔且可供使用，場(chǎng)地必須夠大容納與會(huì)者（燈光、照明、空調(diào)、音響、字幕、背景、會(huì)場(chǎng)布局、桌排擺放、攝影攝像）；然后才能更好地確定就餐場(chǎng)所（核定人數(shù)、實(shí)物數(shù)量、就餐時(shí)間、菜單等）以及接送安排，如有需要確定會(huì)議休息期間的休閑、娛樂(lè)場(chǎng)所、酒店住宿等

第二：必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。

會(huì)議時(shí)間愈長(zhǎng)，所使用的桌椅愈應(yīng)讓與會(huì)者感到舒服。不過(guò)，卻不應(yīng)該讓與會(huì)者舒服到無(wú)心開(kāi)會(huì)的地步。

第三：場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽(tīng)器材。

我們?cè)兕A(yù)定場(chǎng)所之前的話要明確了解與會(huì)人員的人數(shù)以及相關(guān)的一些器材的使用，還有就是相關(guān)活動(dòng)的一些形式，比如說(shuō)一個(gè)啟動(dòng)儀式也會(huì)有不同的形式。

有人認(rèn)為平均每一位與會(huì)者若能擁有1.5m2的空間，才算最理想。

第四：必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。

在一個(gè)會(huì)議中，如果在一定的時(shí)間內(nèi)有不同的聲音干擾，不僅僅是在下面的與會(huì)者會(huì)感覺(jué)到煩心，對(duì)于嘉賓而言的話也會(huì)有一個(gè)壞的映象。

不管是在什么樣的情況下開(kāi)的會(huì)，會(huì)議就是應(yīng)該有一定的制度的。

第五：必須擁有充足的照明工具及通風(fēng)設(shè)備。

在一個(gè)會(huì)議中，總會(huì)有那么多多少少的與會(huì)人員在會(huì)場(chǎng)，如果說(shuō)沒(méi)有充足的照明工具，會(huì)一定程度的影響會(huì)議的質(zhì)量。

會(huì)場(chǎng)的良好通風(fēng)設(shè)備給予與會(huì)者一個(gè)舒服的心情。

第六：必須令嘉賓及與會(huì)者大致方便。

會(huì)議是指集合三人以上相與議事，并遵循一定的議程，所舉行的一種集會(huì)。

會(huì)議沒(méi)有與會(huì)者就談不上會(huì)議，一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)的選擇能考慮到嘉賓以及與會(huì)者所在地等因素會(huì)使與會(huì)人員對(duì)此次會(huì)議更加有積極性。

第七：成本必須低廉。

 現(xiàn)在倡導(dǎo)低廉的價(jià)格，做出不一樣的會(huì)議。做一個(gè)會(huì)議要考慮到公司對(duì)此項(xiàng)目的相應(yīng)支持程度。要用更低廉的價(jià)格做一件高效率的事情，這是每個(gè)工作人員都必須必須去考慮的。

在其它條件相同的情況下，如果會(huì)期短，最佳會(huì)址是大多數(shù)參加者旅途最短的地方。如果會(huì)期較長(zhǎng)，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常去的地方重要。

伍方會(huì)議服務(wù)發(fā)覺(jué)機(jī)構(gòu)外的會(huì)址能增加會(huì)議成功的機(jī)會(huì)。有些企業(yè)報(bào)告說(shuō)，多樣化的會(huì)議地點(diǎn)能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且，它為會(huì)議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項(xiàng)目提供更為廣泛的范圍。