隨著杭州這座城市的國(guó)際知名度的不斷提高，杭州也將成為國(guó)際會(huì)議舉辦的首選城市之一，在此，杭州伍方會(huì)議服務(wù)也再不斷實(shí)踐和了解這個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)，希望能在國(guó)際會(huì)議上為杭州這座城市增加服務(wù)的支持力量。

一、國(guó)際會(huì)議策劃涉及到的專業(yè)知識(shí)
1.確定會(huì)議的主辦單位，支持單位和承辦單位
(1)會(huì)議的主辦單位
會(huì)議組織者應(yīng)是會(huì)議的主辦單位，應(yīng)該是具有法人資格的單位，能夠制定會(huì)議的舉辦方案或計(jì)劃，能夠負(fù)責(zé)組織會(huì)議實(shí)施和財(cái)務(wù)管理等重要工作，能夠承擔(dān)舉辦方案或計(jì)劃，能夠承擔(dān)舉辦國(guó)際會(huì)議中的民事責(zé)任。
會(huì)議可以同時(shí)有幾個(gè)主辦單位，要明確各個(gè)主辦單位在舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)所承擔(dān)的義務(wù)和享受的權(quán)力，并有書面的材料備案。會(huì)議確定的主辦單位，應(yīng)實(shí)際負(fù)責(zé)今后該國(guó)際會(huì)議的組織和管理工作。
(2)會(huì)議的支持單位
為提高會(huì)議的權(quán)威性，在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織者經(jīng)常將我國(guó)的許多政府部門列在會(huì)議的通知書上，作為會(huì)議的支持單位。例如，醫(yī)學(xué)方面的會(huì)議將衛(wèi)生部列為支持單位，通信方面的會(huì)議將信息產(chǎn)業(yè)部列為支持單位。目前，我國(guó)有關(guān)制度規(guī)定，會(huì)議組織者要將任何部門列為會(huì)議的支持單位，必須得到這些部門的書面同意，如果事先會(huì)議組織者不向這些政府主管部門請(qǐng)示并得到批準(zhǔn)，是不允許私自將這些機(jī)構(gòu)列出的。
(3)國(guó)外的支持單位
會(huì)議組織者有時(shí)為提高會(huì)議的國(guó)際影響，會(huì)邀請(qǐng)一些國(guó)際組織和國(guó)外機(jī)構(gòu)作為會(huì)議的主辦單位或支持單位，事先也要征得對(duì)方的同意，并與這些國(guó)外機(jī)構(gòu)簽訂合同，規(guī)定對(duì)方承擔(dān)的義務(wù)和享受的權(quán)力，特別要明確對(duì)方的經(jīng)濟(jì)利益。
(4)會(huì)議的承辦單位
會(huì)議組織者應(yīng)選擇有能力和有經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)作為會(huì)議的承辦單位，確保會(huì)議的成功。主辦單位和承辦單位之間要有書面委托合同，規(guī)定所委托的項(xiàng)目和所支付的費(fèi)用。
2.確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容
會(huì)議組織者應(yīng)該選擇我國(guó)獨(dú)有的學(xué)科領(lǐng)域舉辦國(guó)際會(huì)議。如針灸、中醫(yī)中藥以及古陶瓷等學(xué)科領(lǐng)域；或者是我國(guó)的科技水平處于世界領(lǐng)先地位的某些學(xué)科領(lǐng)域，如生化和航天等學(xué)科。在這些領(lǐng)域中舉辦國(guó)際會(huì)議，便于吸引國(guó)外代表來我國(guó)參加會(huì)議，會(huì)議容易取得成功。
(1)會(huì)議的大會(huì)主題和次要分組會(huì)議的專業(yè)議題
國(guó)際會(huì)議的大會(huì)議題應(yīng)該次要圍繞本學(xué)科領(lǐng)域中國(guó)際上最新的科研成果和未來發(fā)展趨勢(shì)，這是世界上所有學(xué)者最關(guān)心的問題，容易引起他們的興趣而前來參加會(huì)議。分組會(huì)議的專題應(yīng)能涵蓋該學(xué)科領(lǐng)域中的次要課題，范圍應(yīng)該廣泛。例如，以基礎(chǔ)理論為次要內(nèi)容的醫(yī)學(xué)國(guó)際會(huì)議可以適當(dāng)添加臨床方面的內(nèi)容，這樣做的結(jié)果既有助于理論聯(lián)系實(shí)際，也有助于吸引臨床方面的醫(yī)務(wù)工作者參加會(huì)議。
(2)明確該會(huì)議對(duì)我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的促進(jìn)意義
一個(gè)策劃成功的國(guó)際會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容，必將會(huì)對(duì)我國(guó)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用，因此在初期確定會(huì)議專業(yè)內(nèi)容時(shí)就應(yīng)該本著這個(gè)原則停止安排，避免所舉辦的國(guó)際會(huì)議只是泛泛地空談，從理論到理論，而不能解決任何實(shí)際問題。
3.確定會(huì)議的中文和英文名稱
(1)國(guó)際會(huì)議名稱應(yīng)與會(huì)議的內(nèi)容相符
國(guó)際會(huì)議的名稱應(yīng)該與會(huì)議的內(nèi)容相符，使人一目了然地了解會(huì)議所涉及的學(xué)科領(lǐng)域。有些會(huì)議為了能夠吸引更多交叉學(xué)科和相關(guān)學(xué)科的人員參加，會(huì)議名稱涵蓋的學(xué)科范圍可以適當(dāng)放寬一些。例如，2001年9月中國(guó)抗癌協(xié)會(huì)在北京舉辦的亞太地區(qū)腫瘤生物學(xué)會(huì)議，原會(huì)議名稱為亞太地區(qū)腫瘤標(biāo)志會(huì)議。于是，會(huì)議組織者就將會(huì)議名稱由腫瘤標(biāo)志更改為腫瘤生物學(xué)，使許多相關(guān)學(xué)科的人員也都有興趣前來參加會(huì)議，會(huì)議的規(guī)模超過預(yù)期，收到了很好的效果。
(2)不允許冠以“中國(guó)”或“中華”等稱謂的會(huì)議名稱
有些國(guó)際會(huì)議的組織者實(shí)際上只是某地區(qū)或某部門的一個(gè)機(jī)構(gòu)，不是全國(guó)性機(jī)構(gòu)也不能代表中國(guó)的最高學(xué)術(shù)水平，但為了加大聲勢(shì)，提高會(huì)議檔次，給自已舉辦的國(guó)際會(huì)議冠以“中國(guó)國(guó)際××大會(huì)”或“中華××大會(huì)”的名稱。許多國(guó)內(nèi)和國(guó)外代表慕名而來，卻達(dá)不到交流和學(xué)習(xí)的目的，有損我國(guó)的對(duì)外形象。因此，我國(guó)有關(guān)部門規(guī)定，今后的國(guó)際會(huì)議不再允許冠以“中國(guó)”“中華”的稱呼。如不得使用“中國(guó)國(guó)際××會(huì)議”的名稱。
(3)不允許冠以“全球華人”或“華人”等稱謂的會(huì)議名稱
有些國(guó)際會(huì)議冠以“全球華人××大會(huì)”“華人××會(huì)議”等稱謂，這與開展國(guó)際正常交流所遵循的ICSU的原則，即“國(guó)際科學(xué)活動(dòng)中倡導(dǎo)、制定和實(shí)行科學(xué)普遍性原則，即各國(guó)科學(xué)家不論其國(guó)籍、宗教、信仰、政治主張、種族、膚色、語言、年齡和性別，都有結(jié)交和表達(dá)的自由，獲取信息和資料的自由，交流和行動(dòng)的自由，不得有任何歧視”是相違背的，在我國(guó)舉辦的會(huì)議不允許冠以此類名稱。
4.確定會(huì)議的舉辦時(shí)間
由于我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議在確定會(huì)議的時(shí)間和會(huì)期時(shí)不用與國(guó)際組織協(xié)商，所以選擇的余地會(huì)大一點(diǎn)，但在選擇會(huì)議舉辦時(shí)間要注意以下幾點(diǎn)：
(1)避免與國(guó)內(nèi)和國(guó)外同類型的大型國(guó)際會(huì)議銜接過緊
當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，國(guó)際交流空前活躍，同一學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)，每年在不同的國(guó)家舉辦相同題目的國(guó)際會(huì)議是經(jīng)常發(fā)生的，每一位專家都要選擇他們最感興趣的會(huì)議參加，特別是國(guó)際組織舉辦的系列性會(huì)議，更是他們參加會(huì)議的首選。因此，會(huì)議組織者在確定國(guó)際會(huì)議舉辦時(shí)間時(shí)，一定要避免與國(guó)際同類型的大型會(huì)議銜接過緊，否則將會(huì)使來我國(guó)參加會(huì)議的國(guó)外代表銳減。例如，中國(guó)畜牧獸醫(yī)學(xué)會(huì)在1997年年初開始籌備1998年8月在北京舉辦國(guó)際養(yǎng)豬大會(huì)，國(guó)外代表報(bào)名的情況非常不理想但又不知是何原因，直到1998年6月突然收到一個(gè)稱為國(guó)際豬獸醫(yī)學(xué)會(huì)的信函，才了解到該機(jī)構(gòu)主辦的第18屆國(guó)際豬獸醫(yī)大會(huì)也在1998年8月舉行，會(huì)期比我們的會(huì)議早7天，世界上大多數(shù)專家到倫敦參加大會(huì)，會(huì)議代表幾千人，而前來參加我國(guó)會(huì)議的國(guó)外代表卻只有30多人，致使會(huì)議未能取得預(yù)期效果。
(2)會(huì)議盡量放在暑期舉辦
由于來我國(guó)參加會(huì)議的代表很多是來自于國(guó)內(nèi)和國(guó)外大學(xué)的老師和學(xué)生，為方便他們參加會(huì)議，國(guó)際會(huì)議的會(huì)期應(yīng)盡量選擇在大學(xué)暑假期間，即每年的7，8兩個(gè)月。
(3)會(huì)議盡量避開旅游高峰期和節(jié)假日
參加國(guó)際會(huì)議的代表經(jīng)常利用會(huì)議的空閑時(shí)間到旅游景區(qū)參觀游覽，因而應(yīng)該盡量避免將會(huì)議的舉辦安排在我國(guó)的旅游高峰期和節(jié)假日，如“五一”和“十一”的長(zhǎng)假。
(4)確定的會(huì)議時(shí)間不宜輕易改動(dòng)
國(guó)際會(huì)議的舉辦時(shí)間一經(jīng)確定，不宜輕易改期，否則將會(huì)使許多原來計(jì)劃前來參加會(huì)議的代表不能參加。
(5)會(huì)期不宜過長(zhǎng)
會(huì)期的長(zhǎng)短次要取決于會(huì)議征集到的論文的多少。由于我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議的影響力通常不會(huì)很大，征集到的國(guó)外論文也不會(huì)很多，因此會(huì)期不宜過長(zhǎng)，通常不應(yīng)超過3天。
5.確定會(huì)議的舉辦城市
(1)應(yīng)首先選會(huì)議組織者所在的城市
國(guó)際會(huì)議的首選城市應(yīng)該是會(huì)議組織所在的城市。會(huì)議組織者對(duì)該城市的各方面條件比擬了解，便于尋找最適合該國(guó)際會(huì)議舉辦的會(huì)議中心或飯店，并容易和會(huì)議場(chǎng)址機(jī)構(gòu)停止面對(duì)面的聯(lián)系和溝通。選擇會(huì)議組織者所在城市的另一個(gè)好處是能節(jié)省一大筆差旅費(fèi)用。
(2)口岸城市有利于國(guó)外代表參會(huì)
會(huì)議組織者一定要選擇其他城市來舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)，應(yīng)首先考慮將會(huì)議安排到交通方便的城市，如北京、上海和廣州等口岸城市，這些城市和世界上很多大城市之間都有直通的航班，便于代表安排國(guó)際旅行?？诎冻鞘械牧硪粋€(gè)好處是便于國(guó)外代表出入境和來自國(guó)外的會(huì)議資料和展品入關(guān)。選擇口岸城市除了具有上述優(yōu)點(diǎn)外，會(huì)場(chǎng)、飯店和旅游等其他各方面的條件也比擬好，容易滿足國(guó)際會(huì)議的各種要求。
(3)可以考慮選擇歷史名城或旅游城市
一般性國(guó)際會(huì)議的規(guī)模較小，會(huì)議組織者有時(shí)將國(guó)際會(huì)議安排到我國(guó)的一些歷史名城或旅游城市舉辦，也是一種不錯(cuò)的選擇，像西安、桂林和昆明等城市已經(jīng)舉辦了許多國(guó)際會(huì)議，取得了不錯(cuò)的效果。安排會(huì)議時(shí)，一定要注意時(shí)間的選擇，盡量避開旅游的高峰期。2000年9月，國(guó)際高分子物理會(huì)議安排在黃山舉辦，由于正值旅游高峰，人滿為患，選用的飯店根本不能滿足會(huì)議的需要，用旅游資源吸引會(huì)議代表的效果也就大打折扣。
6．猜測(cè)會(huì)議的規(guī)模
會(huì)議的規(guī)模大小不同，申報(bào)的程序也不完全相同。會(huì)議組織者可根據(jù)我國(guó)在該領(lǐng)域?qū)W術(shù)水平的高低，是否能邀請(qǐng)到國(guó)際一流的專家做大會(huì)的特邀報(bào)告，會(huì)議代表和注冊(cè)費(fèi)和旅館費(fèi)用的多少，以及參考其他國(guó)家舉辦同類型國(guó)際會(huì)議的人數(shù)等，猜測(cè)出參加本屆國(guó)際會(huì)議的規(guī)模。實(shí)際操作時(shí)，對(duì)于來自國(guó)外的會(huì)議代表可適當(dāng)估計(jì)得少一些。
7．衡量會(huì)議預(yù)算能否做到收支平衡
我國(guó)對(duì)國(guó)際會(huì)議的財(cái)務(wù)政策是要求會(huì)議經(jīng)費(fèi)次要依靠會(huì)議本身的收入，做到收支平衡，國(guó)家財(cái)政通常不給經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)貼。
(1)立足于利用注冊(cè)費(fèi)保持國(guó)際會(huì)議的財(cái)務(wù)平衡
國(guó)際會(huì)議的預(yù)算比擬簡(jiǎn)單，因?yàn)閲?guó)際會(huì)議的收入次要來自代表交納的注冊(cè)費(fèi)，因此只要猜測(cè)注冊(cè)費(fèi)用是否能夠涵蓋會(huì)議的全部支出，做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)，收支平衡，略有結(jié)余即可。
(2)是否還有其他的經(jīng)費(fèi)來源
由于我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議為了吸引更多的代表參加會(huì)議，注冊(cè)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)都比擬低，有可能單憑會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)不能保證收支平衡。會(huì)議組織者一定要努力爭(zhēng)取獲得其他的經(jīng)費(fèi)來源，如旅游收入和企業(yè)的贊助等。有時(shí)也可考慮舉辦一個(gè)小型的展覽會(huì)。必須獲得政府部門資助部分經(jīng)費(fèi)的，一定要有充分的理由。
8．確定會(huì)議附設(shè)展覽
與企業(yè)聯(lián)系密切的學(xué)科在舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)，會(huì)議的組織者可以考慮在會(huì)議期間舉辦一個(gè)小型的展覽會(huì)。邀請(qǐng)一些科研水平和產(chǎn)品在本學(xué)科領(lǐng)域中處于國(guó)際領(lǐng)先地位的公司、廠家參展，展出他們最新的科研成果和產(chǎn)品，用以吸引國(guó)內(nèi)外專家和學(xué)者前來參加會(huì)議和展覽，既可以擴(kuò)大會(huì)議規(guī)模，又可以收取一定的展覽費(fèi)用，增加會(huì)議的收入。
9．確定會(huì)議對(duì)內(nèi)的聯(lián)絡(luò)人
在會(huì)議審批過程中，政府主管部門經(jīng)常要向會(huì)議組織者詢問一些申請(qǐng)報(bào)告中沒有說清楚的問題，因此要明確對(duì)內(nèi)的聯(lián)絡(luò)人，向政府主管部門提供他的工作單位、通信地址、電話、傳真和電話信箱，有利于及時(shí)取得聯(lián)系。
在以上各項(xiàng)基本明確后，會(huì)議組織者可按規(guī)定向主管部門停止國(guó)際會(huì)議的報(bào)批工作。

二、具體工作實(shí)施的步驟
1.準(zhǔn)備工作
  收集相關(guān)信息和資料。
  調(diào)研已經(jīng)成功舉辦過的國(guó)際會(huì)議。
2.工作步驟
  第一步啟動(dòng)舉辦國(guó)際會(huì)議的初期策劃方案。
  第二步選擇和確定舉辦國(guó)際會(huì)議的各個(gè)機(jī)構(gòu)。
這些機(jī)構(gòu)次要有主辦單位、支持單位和承辦單位。
  第三步研究并初步確定國(guó)際會(huì)議專業(yè)內(nèi)容。
第一，明確此次國(guó)際會(huì)議對(duì)我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的促進(jìn)意義。
第二，確定國(guó)際會(huì)議的大會(huì)議題。
第三，確定國(guó)際會(huì)議各個(gè)分組會(huì)議的專題。
  第四步確定國(guó)際會(huì)議的其他有關(guān)問題。
第一，確定該次國(guó)際會(huì)議中文和英文名稱。
第二，確定國(guó)際會(huì)議的舉辦時(shí)間。
第三，選擇會(huì)議舉辦城市。
  第五步規(guī)劃會(huì)議預(yù)算。
第一，猜測(cè)會(huì)議的規(guī)模。
第二，編制會(huì)議預(yù)算。
  第六步研究決定是否舉辦會(huì)議附設(shè)展覽。
  第七步上述問題安排妥當(dāng)后，開始辦理審批手續(xù)。
3.特別提示
  我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議通常規(guī)模都不會(huì)很大，注意會(huì)議的預(yù)算是否能平衡。  我國(guó)有些機(jī)構(gòu)在專業(yè)領(lǐng)域權(quán)威性不高，因此策劃的國(guó)際會(huì)議有時(shí)甚至不能成功舉辦。
  由于不能收取很高的注冊(cè)費(fèi)，我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議通常需要尋求企業(yè)贊助。（杭州伍方會(huì)議整理）