伍方會議服務(wù)發(fā)現(xiàn)會議專業(yè)人員在房間布置、食物飲料、酒店談判、選擇發(fā)言人、功放設(shè)備和其他組織細(xì)節(jié)上不惜花費(fèi)大量的時間和精力，而在構(gòu)思會議標(biāo)題、描述會議、設(shè)計會議教育目標(biāo)方面所花的時間卻少之又少。

　　很多人相信會議的說明和有關(guān)描述，因此，你如何向參會者描述會議的內(nèi)容以及會議內(nèi)容的表達(dá)方式，可能是他們決定是否參會的關(guān)鍵因素。為了增加勝算的機(jī)會，會議專業(yè)人員在描述會議時應(yīng)當(dāng)遵守以下4個原則。

　　1、構(gòu)思富有吸引力的會議標(biāo)題。會議標(biāo)題是你給潛在參會者留下的第一印象，恐怕也是唯一的印象。標(biāo)題的主要目的是讓參會者關(guān)注會議描述開場白的那句話。以下兩個會議標(biāo)題中你認(rèn)為哪個標(biāo)題更能激起你繼續(xù)讀下去的興趣？全體會議——某某行業(yè)的現(xiàn)狀或你需要了解的影響某某行業(yè)的宏觀趨勢。顯然第二個標(biāo)題更能激起讀者的興趣。

　　2、會議描述要生動活潑。絕大多數(shù)大會的會議描述呆板、枯燥，讓參會者認(rèn)為真實(shí)的會議也會一樣無趣。好的會議描述應(yīng)該讓讀者覺得“嗯，聽起來很有意思。會議的教育目標(biāo)是什么呢？”

　　以讀者為中心，向讀者承諾他們參加會議的益處（這個會議對我有何意義）。會議描述的文字?jǐn)?shù)量有限，但是這并不是挑戰(zhàn)，關(guān)鍵是遣詞造句要能恰當(dāng)?shù)孛枋鰰h，吸引讀者的注意力并最終“捕獲”他們。

　　3、精心設(shè)計會議的教育目標(biāo)。在會議描述后緊接著就要詳細(xì)講述參會者參加會議期望的結(jié)果是什么。為了讓參會者達(dá)到認(rèn)知技能金字塔的最高級別，在會議策劃和文字描述中應(yīng)當(dāng)使用布盧姆教育目標(biāo)分類法。優(yōu)秀的教育目標(biāo)有三大顯著特征：可覺察、可量化（你可以評估目標(biāo)是否達(dá)到）、取決于參與者自己。

　　以下教育目標(biāo)你認(rèn)為哪個更好？參加會議后，參會者能夠：

　　* 銷售技能增長50%，知道如何維護(hù)客戶關(guān)系。

　　* 了解7種提高銷售額和維護(hù)客戶關(guān)系的方法。

　　第一個教育目標(biāo)雖然有誘惑力，但是容易誤導(dǎo)讀者，且不可量化。你有過開完教育專場會議后你的銷售技能就自動增長了50%的經(jīng)歷嗎？當(dāng)然不會。第二個滿足了教育目標(biāo)的三大特征。為了幫助參會者選擇適合自己的教育專場報告會，會議描述中應(yīng)該附帶有2-3個教育目標(biāo)。

　　4、說清楚哪些人應(yīng)該參加，這是宣傳材料中不可或缺的重要內(nèi)容。很多參會者走出會議室后說：“這個會議跟我沒什么關(guān)系。我真希望他們的會議說明更清楚明確些。”

　　伍方會議服務(wù)認(rèn)為會議專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)明確說明會議適應(yīng)哪些觀眾群體，具體到參會者的經(jīng)驗(yàn)程度是新手、一般還是元老，還要進(jìn)一步細(xì)分參會者以及具體每個行業(yè)的參會者種類細(xì)分。