一場研討會的流程一般包括研討會活動目的和會議主題確定、選擇會議服務(wù)公司、預(yù)訂酒店、會前籌劃、大會領(lǐng)導(dǎo)工作組成立和分工、會議緊急事故處置預(yù)案制定及活動彩排、會中日常安排、活動執(zhí)行和全媒體宣發(fā)等。今天杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方通過一個學(xué)術(shù)研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

研討會，一般是指專門針對某一行業(yè)領(lǐng)域或某一具體討論主題在集中場地進(jìn)行研究、討論交流的會議。它對于制定政策、發(fā)展戰(zhàn)略、方法措施都有巨大作用。研討會按照會議目的、會議對象可以分為不同的類型，一般有專題研討會、學(xué)術(shù)研討會、主題研討會、交流研討會、公司研討會、劇本研討會、教育研討會、線上研討會、網(wǎng)絡(luò)研討會等等。那么，一場研討會具體流程包括哪些？今天杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方通過一個學(xué)術(shù)研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

▲818縣域農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與數(shù)字鄉(xiāng)村研討會活動現(xiàn)場

學(xué)術(shù)研討會流程范例

一、學(xué)術(shù)研討會原則和目的

本屆學(xué)術(shù)研討會是XXX主辦，XXX承辦，本著“繁榮學(xué)術(shù)、凝聚力量、引領(lǐng)學(xué)科”的辦會宗旨，為努力實(shí)現(xiàn)中藥材半夏合理開發(fā)利用和社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略服務(wù)。利用學(xué)術(shù)研討會活動交流各地半夏中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)公司與地方、公司與公司、公司與客戶之間的聯(lián)系。研討會主題是“加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，促進(jìn)中藥資源產(chǎn)業(yè)化發(fā)展”。

二、會議舉辦前

1、參會嘉賓會議期間的酒店預(yù)定（XXX酒店）。

2、XXXX年X月X日全天設(shè)立個接待站。

酒店：工作人員（2人）  時間（10∶00-21：30）。

機(jī)場（3輛大型客車）：工作人員（2人） 時間（12∶00-22∶00）。

3、在會議酒店設(shè)立會議報到處/簽到處，在序廳布置會議信息展示區(qū)、媒體采訪區(qū)等。

4、學(xué)術(shù)研討會會議室的選定（含舞美布置、會議室內(nèi)燈光、音響、座位的布置、會議用品的準(zhǔn)備等）。

設(shè)置主會場一個，分會場兩個。

5、研討會邀請嘉賓名單的擬定（包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、制藥單位及媒體記者等）。

6、會議期間茶歇及嘉賓用餐安排。

（1）主會場及分會場開會期間，擺放茶歇（上午、下午）。

（2）X月X日，早、中、晚，在酒店樓大廳（自助餐）。

（3）X月X日晚，XX單位設(shè)晚宴（地點(diǎn)：待定）。

（4）X月X日，參觀基地（中、晚）賓館。

7、會議期間車輛的安排（5輛大型客車接送）。

8、在會議舉辦前，定制會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。

9、準(zhǔn)備會議期間資料（含參會代表通訊錄，會議中所需資料等）。

10、其它相關(guān)準(zhǔn)備（如會議期間的噴繪、舞臺背景、大屏背景、會場拱門、場外道旗等物料）。

11、會后參觀考查的路線及時間。

▲研討會會后參觀數(shù)字農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園環(huán)節(jié)

三、會議舉辦中

（一）XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會

1、XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會議程安排

（1）研討活動日程

XX月XX日全天，酒店報到。

XX月XX日上午，開幕式，大會特邀報告。

XX月XX日下午，大會特邀報告。

XX月XX日，學(xué)術(shù)交流。

XX月XX日下午16：00，閉幕式。

XX月XX日，會后考察。

（2）宣傳報道

本次學(xué)術(shù)研討活動主要通過權(quán)威新聞門戶、本地電視臺、大會官網(wǎng)、媒體號等進(jìn)行宣傳報道，最大限度的通過各種有效形式進(jìn)行全媒體活動宣發(fā)。

2、參會人員

約200人參加本次學(xué)術(shù)研討會活動。

（二）會議期間注意事項(xiàng)

1、根據(jù)前來的參會代表的實(shí)際狀況，機(jī)場、車站專人、專車分批分時段按預(yù)計計劃接站。

2、會議酒店現(xiàn)場安排專人分發(fā)會議資料和來客接待。

3、會場的會務(wù)服務(wù)。

4、在會議報到處協(xié)助酒店人員確認(rèn)和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。分發(fā)會議禮品及領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家房間派送水果等會務(wù)工作。

5、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

6、提前確認(rèn)會議代表的娛樂項(xiàng)日、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

7、確認(rèn)旅游公司為該會議帶給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、導(dǎo)游等安排）。

8、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認(rèn)特殊客人（領(lǐng)導(dǎo)、政府官員及重要客商等）的安排及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

四、會議舉辦后

1、為考察嘉賓提供考察隊(duì)引導(dǎo)跟蹤服務(wù)。

2、特邀領(lǐng)導(dǎo)、政府官員等人員一同考察。

3、根據(jù)考察路線安排好考察嘉賓的食宿。

五、會議緊急事故處理

1、緊急醫(yī)療

緊急事件可能在任何時間發(fā)生，但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會者因?yàn)楦淖冿嬍?、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨(dú)、遠(yuǎn)離親人所致，因此要使那些人得到照顧。成立一個緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)車送醫(yī)院急救。并在會議現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，在會場再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他（她）愿意短時間內(nèi)來看診，在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號碼。

2、火災(zāi)

每一個與會者都要明白在活動中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有職責(zé)告知客人逃生步驟，明確緊急逃生口位置，但是會議籌辦人扮演著更重要的主角，保護(hù)與會者并帶給這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一齊給與會者參考。

六、籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

（一）成立大會籌備領(lǐng)導(dǎo)小組

組長：XXX

常務(wù)副組長：XXX、XXX

成員：XXX……

領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定研討會活動總體方案和具體實(shí)施方案，研究決定活動中的有關(guān)重大問題，討論提出活動所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算報總辦會審定。

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)三個工作小組負(fù)責(zé)承擔(dān)相關(guān)具體工作。

1、后勤組

由XX負(fù)責(zé)，成員：XXX……

（1）制定活動總體方案。包括X月X日研討會活動詳細(xì)實(shí)施方案、X月X日-X月X日研討會中、晚宴方案、嘉賓迎送、食宿、研討會禮品方案、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制。

（2）匯總邀請嘉賓的具體名單，經(jīng)審定后負(fù)責(zé)發(fā)函并跟蹤落實(shí)。

（3）負(fù)責(zé)票務(wù)工作。

（4）車輛保障。

（5）負(fù)責(zé)安全工作。

2、現(xiàn)場組

由XX負(fù)責(zé)，成員：XXX。

根據(jù)研討會議程，負(fù)責(zé)X月X日上午開幕式會場布置，含分會場布置、舞美搭建、音響、環(huán)境及衛(wèi)生等等。

3、宣傳、資料組

由負(fù)責(zé)，成員：XXX。

（1）制作請柬、回執(zhí)、代表證樣式和參會須知，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后印制。

（2）負(fù)責(zé)草擬在X月X日上午研討會致辭。

（3）制定系列宣傳報道方案，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后組織實(shí)施。

（4）組織宣傳資料，經(jīng)審定后印制。

（5）會議主持人、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準(zhǔn)備。

4、學(xué)術(shù)研討籌備組

由負(fù)責(zé)，成員：XXX。

負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)研討會的會議資料、參與人員、具體時間、地點(diǎn)、資料的準(zhǔn)備等，提出學(xué)術(shù)研討籌劃方案。

七、籌備時間安排

1、后勤組負(fù)責(zé)擬定資料

（1）X月X日前，擬出本次研討會參與人員名單。

（2）X月X日前，擬出研討會資料和食宿、禮品等詳細(xì)方案。

2、宣傳、資料組負(fù)責(zé)提交資料

X月X前，探討會宣傳報道初步方案和代表證樣式。學(xué)術(shù)研討籌備組負(fù)責(zé)提交學(xué)術(shù)研討籌劃方案。X月X日，研討會籌備組討論上述方案。

3、其它大會籌備工作

X月X日前，根據(jù)確定的參會人員名單，各工作組提出完成本組各項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

X月X日前，會議現(xiàn)場組負(fù)責(zé)提出研討會會場布置初步方案。

X月X日前，組織與會專家來踩點(diǎn)考察，向大會提交XX地區(qū)半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討意見稿。

X月X日前，會議禮品及資料袋準(zhǔn)備到位。

X月X日前，各小組工作基本準(zhǔn)備就緒。

X月X日，籌備組對各工作組的方案、工作準(zhǔn)備狀況再過一遍，對部分工作及時補(bǔ)救。同時，著手布置會議場地、會議資料裝袋、會議彩排。

X月X日，根據(jù)分工，開始迎接來賓的工作，必要時籌備組應(yīng)再次碰頭商討。

▲浙江省未來社區(qū)試點(diǎn)建設(shè)專題研討會在浙江省杭州市蕭山瓜瀝七彩社區(qū)舉辦