試想在一個(gè)沒(méi)有會(huì)議的世界里，你再也不會(huì)忍受某部門經(jīng)理邊用手指叩桌子，邊為預(yù)算問(wèn)題激昂陳詞２０分鐘；也不用因?yàn)楹翢o(wú)收獲的會(huì)議沒(méi)完沒(méi)了，你不得不熬夜加班干活；更無(wú)須為被迫參加與己無(wú)關(guān)的會(huì)議而生悶氣。盡管我們?nèi)绱吮г箷?huì)議，我們還是不能馬上撇棄會(huì)議。畢竟通過(guò)會(huì)議，我們可以解決問(wèn)題，醞釀良策，分享信息和做出重大決策。沒(méi)有會(huì)議，我們的工作就會(huì)陷入停頓。
3M Meeting Network（編者譯：3M會(huì)議網(wǎng)絡(luò)公司）的調(diào)查表明了會(huì)議的 3個(gè)主要趨勢(shì)：
如今會(huì)議空前頻繁。由于企業(yè)的決策權(quán)下放更多，人們意識(shí)到做好決策需要同事提供信息，而會(huì)議則不失為達(dá)此目的的上策。
會(huì)議越來(lái)越強(qiáng)調(diào)協(xié)作。“工作”會(huì)議注重協(xié)作和反饋，而不是單向地傳達(dá)信息。在所有會(huì)議中，這種會(huì)議所占比例越來(lái)越高。
會(huì)議經(jīng)常包括遠(yuǎn)程參與者。１０年前，名副其實(shí)的全球企業(yè)少而又少，幾乎沒(méi)人聽(tīng)說(shuō)過(guò)遠(yuǎn)程通訊，更沒(méi)參加過(guò)遠(yuǎn)程會(huì)議。而今形勢(shì)大變，多數(shù)人參加會(huì)議時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)經(jīng)常會(huì)有人用電話或視頻方式參加會(huì)議。
選擇眾多
上述趨勢(shì)說(shuō)明，未來(lái)的會(huì)議成功與否，一定程度上取決于會(huì)議中技術(shù)的應(yīng)用。3M會(huì)議網(wǎng)絡(luò)公司經(jīng)理Michael Begeman（貝格曼）認(rèn)為，現(xiàn)在有很多技術(shù)可用于開(kāi)會(huì)。
為了理清各種技術(shù)選擇，貝格曼設(shè)計(jì)了一個(gè)矩陣，將各種會(huì)議室技術(shù)與其最適用的會(huì)議類型一一匹配起來(lái)。貝格曼說(shuō)，“多數(shù)人認(rèn)為開(kāi)會(huì)就是開(kāi)會(huì)。這個(gè)矩陣會(huì)給大家一些不同的啟發(fā)。”
這種矩陣將信息傳達(dá)型會(huì)議與協(xié)作型會(huì)議區(qū)分開(kāi)來(lái)。前者旨在向人們報(bào)告信息，后者則強(qiáng)調(diào)腦力激蕩，達(dá)成共識(shí)并做出決策。同時(shí)它也將本地會(huì)議和遠(yuǎn)程會(huì)議區(qū)分開(kāi)來(lái)。
“人們可以根據(jù)矩陣圖來(lái)分配會(huì)議室設(shè)備的花費(fèi)，”貝格曼說(shuō)，“如果會(huì)議內(nèi)容的８０％是做報(bào)告，就應(yīng)該用幾臺(tái)多媒體投影儀。如果８０％的內(nèi)容是與不同地點(diǎn)的與會(huì)人員進(jìn)行遠(yuǎn)程討論，那就該花錢買數(shù)據(jù)會(huì)議工具。”
傳統(tǒng)的白板和掛圖是協(xié)作型會(huì)議中兩種最常用的工具。盡管它們的作用巨大，但傳統(tǒng)白板存在一個(gè)致命缺陷。你很快就會(huì)寫(xiě)滿它，想要繼續(xù)的話，必須要等人們把上面的內(nèi)容抄下來(lái)，否則擦掉后上面講的信息全部丟失。
而電子白板可以省卻煩瑣的抄寫(xiě)任務(wù)，讓你按著會(huì)議的節(jié)奏順利進(jìn)行下去。而且，電子白板因型號(hào)的不同，可以將白板上的筆記當(dāng)場(chǎng)打印或在旁邊的電腦中存檔，以便以后打印和分發(fā)。在所有的會(huì)議室高科技工具中，電子白板應(yīng)屬于最實(shí)用、最方便的工具。
增加的功能
盡管協(xié)作型會(huì)議工具日顯重要，但仍將有很多會(huì)議要你去講故事，以說(shuō)服或啟發(fā)聽(tīng)眾。
貝格曼指出，在這些會(huì)議中使用視覺(jué)輔助設(shè)備，聽(tīng)眾則能記住更多的信息。“你應(yīng)隨時(shí)利用視覺(jué)輔助工具，而不光是站著說(shuō)話”。
這類工具包括簡(jiǎn)單的講義、錄像帶、投影膠片、35毫米幻燈片，或電腦多媒體演示，用投影儀或大屏幕顯示。但這些技術(shù)并非都適用于每次會(huì)議或每個(gè)演講者。
“技術(shù)應(yīng)能增強(qiáng)演講人的信心，而不能讓他感到緊張不安，”貝格曼說(shuō)，“如果利用技術(shù)的效果適得其反，那就得不償失。”
缺少技術(shù)的話，要舉行遠(yuǎn)程會(huì)議難如登天。對(duì)于小規(guī)模協(xié)作型會(huì)議，使用電話和視頻會(huì)議系統(tǒng)是最常見(jiàn)的選擇。其中尤以電話會(huì)議最常用，因?yàn)殡娫挄?huì)議系統(tǒng)使用簡(jiǎn)便，且成本較低。最新的電話會(huì)議系統(tǒng)還能達(dá)到讓遠(yuǎn)程會(huì)議參加者如臨其境的效果。
不過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)另有一個(gè)重要功能，那就是能讓與會(huì)人員看到非言語(yǔ)信息。它還能加快決策過(guò)程。如果與會(huì)者需要建立某種聯(lián)系，或處理沖突或爭(zhēng)議時(shí)，面對(duì)面的視頻會(huì)議便顯得價(jià)值無(wú)比。
主要衡量標(biāo)準(zhǔn)
多媒體投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)等會(huì)議設(shè)備意味著巨額投資。所以要避免它們成為華而不實(shí)的裝飾品，惟一方法就是謹(jǐn)慎規(guī)劃和產(chǎn)品研究。
3M公司有一種試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，可以檢測(cè)會(huì)議室工具是否合用。這種標(biāo)準(zhǔn)就是 技術(shù)必須簡(jiǎn)單實(shí)用。
“Cyber Meeting: How to Link People and Technology in Your Organization”（網(wǎng)絡(luò)會(huì)議：企業(yè)中人和技術(shù)的聯(lián)系）一書(shū)的作者之一James Creighton（克雷頓）則更進(jìn)一步，他認(rèn)為，會(huì)議室技術(shù)只有在發(fā)展到象電話或投影儀一樣人們可以隨意使用時(shí)，才能被人們廣為接受。
“我們的一位朋友曾為一家日本公司設(shè)計(jì)了一間未來(lái)會(huì)議室，”他回憶道，“每個(gè)座位前面的桌子上都安有一部電腦。每個(gè)人都有一支紅外線筆，可以在自己的位子上往白板上寫(xiě)字。但當(dāng)大家真的很激動(dòng)時(shí)，就會(huì)抓著水筆跑到白板或卡片薄前寫(xiě)個(gè)不停。原因是他們根本忘記了技術(shù)的存在，一心只在想點(diǎn)子。”
會(huì)議顧問(wèn)、主持人和演說(shuō)家Jana Kemp（凱潔娜）補(bǔ)充說(shuō)，會(huì)議室技術(shù)的一個(gè)最大誤區(qū)就是裝備的技術(shù)超出自己的需要。
她的建議是：“使用能幫你達(dá)到會(huì)議目的的工具，數(shù)量不在多，只需必要的工具就可以。”
克雷頓補(bǔ)充說(shuō)，“如果連如何開(kāi)會(huì)的基本培訓(xùn)都沒(méi)參加過(guò)，就斥巨資購(gòu)置這些技術(shù)，那是非常愚蠢的。”
我們正進(jìn)入一個(gè)協(xié)作型會(huì)議的時(shí)代。正如Breakthrough Business Meetings（商務(wù)會(huì)議突破）一書(shū)的作者Robert Levasseur（萊弗索）所說(shuō)，“技術(shù)本身力量無(wú)比，但如果人們不懂如何召開(kāi)協(xié)作型會(huì)議，也不會(huì)給他們帶來(lái)多大益處。”
原文摘自 Presentations雜志，１９９８年７月號(hào)。Bill Communications, Inc.公司１９９８年登記版權(quán)。沈浩云譯。
作者Jon Hanke是Presentations雜志的高級(jí)編輯。
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