會(huì)議安排: 會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、會(huì)議提案改善方案、構(gòu)思/制定完善的會(huì)議計(jì)劃、管理者如何開好會(huì)議、部門經(jīng)理會(huì)議規(guī)程、會(huì)議管理要領(lǐng)、提高會(huì)議成效的要領(lǐng)、會(huì)議預(yù)備流程、策劃會(huì)議要考慮預(yù)算、會(huì)議禁忌事項(xiàng)、會(huì)議活動(dòng)要適應(yīng)不同的口味、選擇一個(gè)皆大歡喜的會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議管理101招、會(huì)議提案改善方案、如何成功舉辦商務(wù)洽談會(huì)、成功會(huì)議的10個(gè)步驟、招商會(huì)議如何開、會(huì)議用餐中的桌次與座位安排、會(huì)議訂餐方法及注意事項(xiàng)、如何組織會(huì)議、會(huì)議管理要領(lǐng)、如何安排會(huì)后活動(dòng)、會(huì)議預(yù)備流程、如何選擇會(huì)議場(chǎng)所、公開場(chǎng)合你會(huì)發(fā)言嗎、展覽會(huì)安排規(guī)范、巧妙安排商務(wù)談判場(chǎng)所、如何掌控會(huì)議進(jìn)程、會(huì)議中遭遇尷尬的化解妙招、安排會(huì)議座次的學(xué)問(wèn)、商務(wù)簽約禮儀不可小覦、如何成功舉辦商務(wù)洽談會(huì)、如何制訂會(huì)議籌備方案、選擇會(huì)議場(chǎng)所的原則、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議你了解多少、會(huì)議開始前一天的準(zhǔn)備工作、秘書在會(huì)議期間該做什么、會(huì)議租車的注意事項(xiàng)、會(huì)議文件的組織與校對(duì)商務(wù)會(huì)議的分類、商務(wù)慶典的標(biāo)準(zhǔn)程序、怎樣安排宴請(qǐng)活動(dòng)、怎樣安排會(huì)見會(huì)談。

會(huì)議簽到

參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)一般要簽到，會(huì)議簽到是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，便于安排會(huì)議工作。有些會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會(huì)議通過(guò)的決議無(wú)效。因此，會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)前工作。它是出席也是會(huì)中任務(wù)的重要內(nèi)容之一。會(huì)議簽到一般以下幾種方法：

1.簿式簽到

與會(huì)人員在會(huì)議工作人員預(yù)先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名，表示到會(huì)。簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會(huì)人員必須逐項(xiàng)填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點(diǎn)是利于保存，便于查找。缺點(diǎn)是這種方法只適用于小型會(huì)議，一些大型會(huì)議，參加會(huì)議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。

2.證卡簽到

會(huì)議工作員將印好的簽到證事先發(fā)給每們與會(huì)人員，簽證卡上一般印有會(huì)議的名稱、日期、座次號(hào)、編號(hào)等，與會(huì)人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，將簽證瞳交給會(huì)議工作人員，表示到會(huì)。其優(yōu)點(diǎn)是比較方便，避免臨開會(huì)時(shí)簽到造成擁擠。缺點(diǎn)是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會(huì)議。

3.會(huì)議工作人員代為簽到

會(huì)議工作人員事先制定好參加本次會(huì)議的花名冊(cè)，開會(huì)時(shí)，來(lái)一人就在該人名單后畫上記號(hào)，表示到會(huì)，缺席和請(qǐng)假人員也要用規(guī)定的記號(hào)表示。例如：“√”表示到會(huì)，用“×”表示缺席，用“0”表示請(qǐng)假等。這種會(huì)議簽到方法比較簡(jiǎn)便易行，但要求會(huì)議工作人員必須認(rèn)識(shí)絕大部分與會(huì)人員，所以這種方法只適宜于小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議。對(duì)于一些大型會(huì)議，與會(huì)人員很多，會(huì)議工作人員不能認(rèn)識(shí)大部分人，逐個(gè)詢問(wèn)到會(huì)人員的姓名很麻煩，所以大型會(huì)議不適宜采用這種方法。

4.座次表簽到方法

會(huì)議工作人員按照會(huì)議模型，事先制定好座次表，座次表上每個(gè)座位按要求填上合適的與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼。參加會(huì)議的人員到會(huì)時(shí)，就在座次表上消號(hào)，表示出席。印制座次表，與會(huì)人員座次安排要求有一定規(guī)律，如從×號(hào)到號(hào)是某部門代表座位，將同一部門的與會(huì)人員集中一起，便于與會(huì)者查找自己的座次號(hào)。采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到時(shí)就知道了自己的座次號(hào)。采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到時(shí)就知道了自己座位的排數(shù)和座號(hào)，起到引導(dǎo)的效果。

5.電腦簽到

電腦簽到快速、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便，參加會(huì)議的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，只要把特制的卡片放到簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就將與會(huì)人員的姓名、號(hào)碼傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會(huì)議人員到會(huì)結(jié)果由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、迅速地顯示出來(lái)。電腦簽到是先進(jìn)的簽到手段，一些大型會(huì)議都是采用電腦簽到。

會(huì)場(chǎng)服務(wù)

會(huì)場(chǎng)服務(wù)是保證會(huì)議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作內(nèi)容很多，一般包括以下幾點(diǎn)：

1.引導(dǎo)座位

大多數(shù)會(huì)議，與會(huì)者的座位都是事先安排的，與會(huì)者應(yīng)該對(duì)號(hào)入座，或者將會(huì)場(chǎng)劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會(huì)議的人員事先可能不熟悉會(huì)場(chǎng)，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。這樣，既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場(chǎng)秩序，保證了會(huì)議效果。一些大型會(huì)議，會(huì)場(chǎng)較大，參加會(huì)議的人數(shù)也很多，更需要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，在會(huì)場(chǎng)上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，引導(dǎo)與會(huì)者順利地找到自己的座次。

2.分發(fā)會(huì)議文件的材料

會(huì)議中所需要的文件材料，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中。分發(fā)會(huì)議文件和材料有兩種形式。會(huì)前分發(fā)文件和材料，可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)議工作人員在會(huì)場(chǎng)入口處分發(fā)給每位與會(huì)者，也可以在開會(huì)之前按要求在每位與會(huì)者的座位上擺放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)文件材料，可以把會(huì)議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。

3.內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息

會(huì)議進(jìn)行中，不是與外界隔絕的，需要會(huì)議工作人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與會(huì)者，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。在內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息中，會(huì)議工作人員應(yīng)該注意會(huì)議內(nèi)容的保密，任何保密的會(huì)議內(nèi)容不可泄露出去。

4.維持會(huì)場(chǎng)秩序

如制止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議地點(diǎn)安全。會(huì)議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，會(huì)議工作人員要及時(shí)制作和調(diào)停。特別是重要的密級(jí)較高的會(huì)議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。

5.處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)

會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。

6.其他服務(wù)工作

及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會(huì)場(chǎng)光線，保持會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生，會(huì)場(chǎng)攝影留念等等。時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議還要準(zhǔn)備好茶水。 

會(huì)議提案改善方案

第一條為激勵(lì)各單位主管踴躍提供其有利于營(yíng)運(yùn)改進(jìn)的意見，借此提高經(jīng)營(yíng)的效率，并使會(huì)議能達(dá)成一致意見，避免會(huì)而不議，議而不決，決而不行的弊病，特定本方案。

第二條 提案建議書，其內(nèi)容如下：1.有關(guān)管理改進(jìn)事項(xiàng)。2.提案規(guī)章的修訂。3.有關(guān)制造技術(shù)及品質(zhì)的改良，操作方法或程序及機(jī)械配置的改進(jìn)事項(xiàng)。4.有關(guān)設(shè)備的設(shè)計(jì)或修改事項(xiàng)。5.有關(guān)新產(chǎn)品的創(chuàng)意或包裝的改良事項(xiàng)。6.有關(guān)成本的減低事項(xiàng)。7.有關(guān)物料的節(jié)省及廢料的利用事項(xiàng)。8.有關(guān)工廠安全或機(jī)械、工具的保養(yǎng)事項(xiàng)。9.部門間的協(xié)調(diào)事項(xiàng)。10.有關(guān)業(yè)務(wù)的調(diào)整方案。11.其他有利于本公司改革發(fā)展事項(xiàng)。

第三條 提案手續(xù)如下：1.應(yīng)使用的規(guī)定提案建議書用紙(略)。2.提案建議書記載下列事項(xiàng)：(1)提案人。(2)所屬單位。(3)案由。(4)具體內(nèi)容說(shuō)明(必要時(shí)添附改善前后的數(shù)值比較、圖片或說(shuō)明資料)。(5)研議事項(xiàng)(由總經(jīng)理填寫)。

第四條 為順利處理提案，請(qǐng)照規(guī)定時(shí)間送達(dá)總經(jīng)理室以便匯編處理。

第五條 本方案經(jīng)呈準(zhǔn)后通知實(shí)施，修改時(shí)亦同。

構(gòu)思、制定完善的會(huì)議計(jì)劃

明確職責(zé)任務(wù)：會(huì)議有多種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。會(huì)議主持人簽署之后，送交其他與會(huì)者。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/6859ba1ca76e58fafab003a6.html