傳播經(jīng)理泰倫斯（Terrence）對他參加的所有會議都頗有微詞。當(dāng)別人問他職務(wù)時，他自嘲地說："我是職業(yè)參會者。"泰倫斯的問題是，他所參加的會議大都低效、毫無重點(diǎn)、浪費(fèi)時間。更糟的是，真正要完成公司業(yè)務(wù)的會議卻得不到良好的管理，以確保正確的人員到位。
泰倫斯的難題并不鮮見。"我所聽到的最大的抱怨是會議沒成效，耗時過長，沒必要。"從事咨詢和培訓(xùn)工作的弗朗西絲·米凱爾（Frances A. Micale）說道。她是《別再開會了！建立有效會議的實(shí)踐指南》一書的作者。
糟透了的會議不僅意味著機(jī)會的損失，還會浪費(fèi)時間。時間是有限的，如果把員工在會議中消磨掉的時間換算成完成工作的時間，就可知道企業(yè)所浪費(fèi)的金錢是驚人的。
網(wǎng)站EffectiveMeetings.com提供了一個會議成本計算器，可以幫你根據(jù)一組變量確定會議的成本。例如，假定管理團(tuán)隊有5名成員，平均年薪為70,000美元，該會議持續(xù)約2小時，那么每周召集一次就要花費(fèi)390美元，每年的花費(fèi)就要超過20,000美元。除了這個金額外，還要加上無休止的會議、堆積如山的信息及日漸變長的工作清單給員工所增加的壓力和不滿造成的損失。
咨詢師佩吉·克勞斯（Peggy Klaus）說："經(jīng)理人有時候感到自己必須聽取每個人的意見，才能做出決定。但這樣做太費(fèi)時間，著實(shí)荒謬。"
下面這些實(shí)用建議能讓會議促進(jìn)而不是阻礙組織的成功：
不要動輒開會
解決無效會議的簡單辦法也許就是干脆別開。在召集人馬之前，經(jīng)理人應(yīng)該自問，是否可以用其他方法實(shí)現(xiàn)這次會議的目標(biāo)。如果你的重點(diǎn)是分享信息，那么電子郵件、備忘錄和非正式談話可能效果更好。
巴巴拉·史崔貝爾（Barbara Streibel）是一名咨詢師，也是The Manager's Guide to Effective Meetings一書的作者。她認(rèn)為，"開會的最佳理由是你真正需要參會人員之間的互動。你需要人們分享意見和知識，并對手頭事項建立起統(tǒng)一的思路。"只有當(dāng)你需要每個人都在現(xiàn)場以便于即刻交換信息時，這樣的會議才必要。否則，電子郵件或語音郵件就足夠了。
克勞斯說："醫(yī)治'開會狂熱'有時候需要改變你對管理的認(rèn)識。"雖然工作場所氣氛民主更好，但這并不是說，所有日常小問題都需要集體決策。希望事無巨細(xì)地審查各份報告的微觀管理者將需要更多的會議。而另一方面，把工作有效地授權(quán)給合格的下屬，將大大緩解會議的需要。"如果授權(quán)得當(dāng)，我就無須在團(tuán)隊做出每個決策時都到場。我知道張三或是李四已經(jīng)把事情處理好了。"克勞斯說。
不要停留于"討論"
"討論"早已不夠。富有成效的會議依靠的是界定清晰的目標(biāo)，它們是人們努力的方向和衡量進(jìn)度的標(biāo)尺。"如果我來組織會議的話，我希望不限于'討論'。"史崔貝爾說，"也許是'討論并決策'，或者'討論并制定計劃'，也可能是'討論并辨識關(guān)鍵的成功障礙'。我要的是行動，而不是上周發(fā)生什么事情的流水簿。"
例如，如果你跟下屬的每周會談已經(jīng)令大家怨聲載道，就要堅決讓每個人（包括你自己）把報告縮減到可付諸行動的事項。
開會前充分準(zhǔn)備
如果公司對會議做更好的準(zhǔn)備和溝通，上文例子中的泰倫斯是不會錯過自己真正關(guān)心的會議的，而且他的參加也會使會議更有效果。如果總裁的執(zhí)行助理仔細(xì)思考并為每周高級職員會議準(zhǔn)備了良好的議程，她可能會想到，要對所提議的社區(qū)通訊做出明智的決策，就需要泰倫斯到場。（他正好有促使人們做出相反決定的成本數(shù)據(jù)和調(diào)查結(jié)果。）
就算她忘了邀請?zhí)﹤愃?，只要她按常?guī)事先把議程分發(fā)給所有經(jīng)理人，泰倫斯也會知道將發(fā)生什么。這樣，他就能自薦參會，或者至少可以發(fā)一封帶有重要信息的電子郵件給自己的上司。
根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，史崔貝爾建議花費(fèi)30-60分鐘時間來準(zhǔn)備你負(fù)責(zé)組織或主持的會議。分發(fā)準(zhǔn)確的議程，并召集合適的人員。當(dāng)會議涉及到跟某些參會者無關(guān)的事項時，要允許他們離場。
細(xì)致的預(yù)先工作能產(chǎn)生令人驚訝、受人歡迎的決定。米凱爾說："預(yù)先辨識想要的結(jié)果并準(zhǔn)備議程，你可能發(fā)現(xiàn)并不需要開會。"
"停泊"離題想法
有效引導(dǎo)會議本身就是一大課題，但專家提出了幾條簡單的概念，它們將使會議盡可能簡短且有成效。
克勞斯等專家建議說，將會議迅速拉回正軌且不傷害感情的一個有用而巧妙的方法是：將離題想法放入"停車場"。"停車場"可以是一塊白板，上面列出可以在更恰當(dāng)?shù)臅r間探討（或不需探討）的想法和主意。
好為人師與喋喋不休者也會破壞會議的成功，即使他們遵守議程。他們不僅消耗時間，還會讓可能擁有最佳想法，但不如他們那樣伶牙俐齒的參會者沒有機(jī)會發(fā)言。會議主持人有必要禮貌地打斷他們，以縮短冗長的個人獨(dú)白。加上提示寡言少語者發(fā)表意見，就可以保持每個人的參與。
史崔貝爾還指出，在某些會議中，好像每個人都需要做5到10分鐘的"開場白"。如果這成為了會議的慣例，就要讓人們擺脫這個習(xí)慣。"如果你聽之任之，而開會的有10個人，你就至少讓1小時付之東流。"
宣布某天為無會日
某些公司宣布了無會議日。而另一些企業(yè)則讓一天中某些時段不受會議打擾。在一些企業(yè)中，通過運(yùn)用"站立"，來對抗會議的拖拉與蔓延，參會者三下五除二完成扼要的議程，他們當(dāng)真一直站著，互相提醒開會時不可優(yōu)哉游哉。這樣才是真正高效的會議。
史崔貝爾的建議是：吝惜會議，并運(yùn)用得當(dāng)。"人們往往覺得開會是浪費(fèi)時間。"她說，"但會議開好了，大家可以一起發(fā)揮創(chuàng)造力，可以綜合每個人的視角、知識和經(jīng)驗(yàn)。這樣，他們可以提出問題的創(chuàng)新解決方案和更新更好的做事方法。誰不愿意這樣呢？"
原文經(jīng)許可摘自In Search of the Perfect Meeting一文，HBS Working Knowledge2003年9月發(fā)表并登記版權(quán)。
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