通過(guò)召開會(huì)議落實(shí)工作，是必要的領(lǐng)導(dǎo)方式和管理方法。實(shí)踐證明，許多重要的工作必須要通過(guò)會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員和部署，使工作得到了有計(jì)劃、有秩序地推動(dòng)。但是，現(xiàn)實(shí)生活中，一個(gè)機(jī)構(gòu)里面，往往多個(gè)管理層面都依賴會(huì)議來(lái)推動(dòng)工作，大量消耗工作時(shí)間，分散了工作精力。另外，現(xiàn)在機(jī)關(guān)會(huì)議的成本是比較高的。某著名企業(yè)進(jìn)行過(guò)測(cè)算，按照該公司人均生產(chǎn)效率為20萬(wàn)元/人年測(cè)算，結(jié)果顯示，科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)人均會(huì)議成本竟超過(guò)44元/場(chǎng)。

如此低效率、高成本的會(huì)議，是無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度的，也無(wú)法適應(yīng)加入WTO五年以后日新月異的國(guó)際化、現(xiàn)代化競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)。因此，改進(jìn)會(huì)風(fēng)，降低成本，提高機(jī)關(guān)工作效率，應(yīng)該是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視的一個(gè)問(wèn)題。

控制會(huì)議總量

會(huì)議總量要按照季度或月度或周進(jìn)行規(guī)劃。例如，按周規(guī)劃，凡在一周內(nèi)需要召開的各種綜合性、專業(yè)性會(huì)議，先由管理部門向核心部門（如市長(zhǎng)辦公室、董事會(huì)秘書室等）提出申請(qǐng)，由核心部門按照就重就急和總量控制的原則進(jìn)行平衡，編排一周會(huì)議計(jì)劃，交主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，再下發(fā)通知。這其中，核心部門和主要領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行把關(guān)，對(duì)會(huì)議召開的必要性和效果進(jìn)行分析和權(quán)衡，核準(zhǔn)后方能列入會(huì)議計(jì)劃，一般應(yīng)把握以下幾個(gè)原則：

無(wú)特殊情況一般不召開計(jì)劃外會(huì)議，如遇特別緊急情況必須召開臨時(shí)性計(jì)劃外會(huì)議的，需由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

規(guī)定人數(shù)。如10人以下一般不召開會(huì)議，只需會(huì)議責(zé)任部門組織小范圍商議，或者將會(huì)議內(nèi)容通過(guò)電話、內(nèi)部文件或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)傳達(dá)到，個(gè)別需要溝通的直接溝通就可以。

通知性的、布置性的、不需要專題討論、參會(huì)人員彼此合作協(xié)調(diào)比較少的事項(xiàng)，一般情況不召開會(huì)議，只需要責(zé)任部門將會(huì)議內(nèi)容通知到相關(guān)人員或私下進(jìn)行通知或布置。

控制會(huì)議規(guī)模

會(huì)議規(guī)模必須要進(jìn)行控制。一般情況下，綜合性會(huì)議的參會(huì)人員范圍由核心部門根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的要求來(lái)確定，日常性的專業(yè)會(huì)議原則上由分管領(lǐng)導(dǎo)和單位、部門的負(fù)責(zé)人及專業(yè)系統(tǒng)人員參加，特別重要的專業(yè)性會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況由核心部門與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門商定參會(huì)范圍。一般應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

不要以“尊重別人”為借口擴(kuò)大會(huì)議規(guī)模。很多時(shí)候，為了表示對(duì)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門的尊重，責(zé)任部門盡可能安排更多人參與，結(jié)果，全體領(lǐng)導(dǎo)、各大部門、相關(guān)人員統(tǒng)統(tǒng)參加，相當(dāng)一部分人員僅僅只是陪會(huì)，把時(shí)間白白消耗在“坐聽”之中。應(yīng)該明確會(huì)議主題的相關(guān)性，以相關(guān)性強(qiáng)的人員參加為主。比如，人才工作會(huì)，那么主要是人才管理部門及有重要關(guān)聯(lián)的人參與，不必要說(shuō)“大家都是人才，大家都應(yīng)該參會(huì)”，搞成了職工大會(huì)。

不要以“顯示份量”為借口擴(kuò)大會(huì)議規(guī)模。很多責(zé)任部門有一種心理——參加的領(lǐng)導(dǎo)越多，嘉賓越多，人數(shù)越多，規(guī)模越大，越顯得自己部門的工作有份量。其實(shí)，這種“份量”心理就是重面子，講排場(chǎng)，搞形式主義，甚至很多時(shí)候，只是部門負(fù)責(zé)人為個(gè)人政績(jī)，拿別人的時(shí)間和集體的資本來(lái)?yè)未笃?。?yīng)該提前研究會(huì)議議題的份量、會(huì)議與中心工作的關(guān)系、會(huì)議的影響力等因素，進(jìn)行科學(xué)的分析和預(yù)測(cè)后再確定會(huì)議規(guī)模。

控制會(huì)議時(shí)間

會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)也會(huì)增加會(huì)議成本。會(huì)議議程設(shè)置繁瑣、講話人過(guò)于羅嗦，意外事情干擾，會(huì)議都會(huì)被拉得很長(zhǎng)。比如，為表示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重，讓所有參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)都講話；再比如，不需要討論的議題，還非要讓與會(huì)人員都發(fā)言一遍，等等。嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間主要從以下兩個(gè)方面入手：

簡(jiǎn)化會(huì)議流程。分清主次，抓住關(guān)鍵程序，讓核心問(wèn)題在最短的時(shí)間內(nèi)被解決掉。對(duì)于涉及全體性、綜合性的會(huì)議，核心部門應(yīng)該進(jìn)行會(huì)前公示，會(huì)議責(zé)任部門應(yīng)簡(jiǎn)化會(huì)議議程，去掉形式化、面子化、個(gè)體化的程序；職能單位和部門應(yīng)在會(huì)議召開前一天，將會(huì)議議程及時(shí)間安排報(bào)核心部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

壓縮說(shuō)話時(shí)間。除了一年一度的總結(jié)性、動(dòng)員性的大會(huì)需要有長(zhǎng)篇幅的工作報(bào)告和動(dòng)員講話外，絕大多數(shù)會(huì)議的會(huì)議主題都不需要長(zhǎng)篇大論。必須對(duì)會(huì)議發(fā)言時(shí)間作出明確規(guī)定，能簡(jiǎn)略的盡量簡(jiǎn)略，一般性發(fā)言可以省的就省掉。

嚴(yán)肅會(huì)場(chǎng)秩序

會(huì)場(chǎng)秩序?qū)?huì)議質(zhì)量非常關(guān)鍵。正常情況，會(huì)場(chǎng)應(yīng)該是封閉式的，距離鬧市、生產(chǎn)區(qū)、公路等吵鬧地段遠(yuǎn)一點(diǎn)；參會(huì)人員應(yīng)該自覺(jué)遵守會(huì)議制度，核心部門應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程管理制定明確的制度規(guī)定，并制定相應(yīng)的考核細(xì)則。其中對(duì)參會(huì)人員至少應(yīng)明確五個(gè)原則，即：不允許在會(huì)場(chǎng)隨意進(jìn)出、來(lái)回走動(dòng)或時(shí)立時(shí)坐；不允許遲到、早退或中途請(qǐng)假；不允許干私活，或玩弄手機(jī)、手表，或私自接聽電話；不允許交頭接耳、高聲喧嘩、東張西望或竊竊私語(yǔ)；不允許手機(jī)等響鬧裝置叫響。

做好會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備工作一般包括會(huì)務(wù)安排、人員協(xié)調(diào)、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)服務(wù)等等。但是，準(zhǔn)備到位不意味著越繁瑣越好，要充分考慮必要性和節(jié)約性的結(jié)合，抓住關(guān)鍵程序，簡(jiǎn)化準(zhǔn)備工作。

1、凡申請(qǐng)編入會(huì)議計(jì)劃內(nèi)的各類會(huì)議，責(zé)任部門應(yīng)提前一天報(bào)告核心部門，由核心部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并征得主管領(lǐng)導(dǎo)的同意之后，才能進(jìn)行安排。

2、會(huì)議的具體日程和議程所涉及到的事項(xiàng)及會(huì)議材料的準(zhǔn)備等由責(zé)任部門在會(huì)前準(zhǔn)備好，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人員審定后方可帶到會(huì)場(chǎng)。無(wú)須背景參考、沒(méi)有硬性規(guī)定內(nèi)容的，可不備文字材料；不需要人手一份的資料盡量不作全面復(fù)印。

3、會(huì)場(chǎng)布置（包括席卡、音響、空調(diào)、燈光、桌椅等）、會(huì)場(chǎng)服務(wù)（包括發(fā)放資料、端茶倒水、設(shè)備調(diào)控等）等會(huì)務(wù)性工作應(yīng)該在核心部門的協(xié)調(diào)下，由責(zé)任部門落實(shí)，而且以從簡(jiǎn)、從速的原則，如，半小時(shí)之內(nèi)結(jié)束的會(huì)議可以不備茶水，人數(shù)在30人以內(nèi)的可不備音響，參會(huì)人員職級(jí)相差不大的不必放置席卡，以降低會(huì)議籌備工作量，減少會(huì)場(chǎng)支出。

4、對(duì)于重大會(huì)議，責(zé)任部門應(yīng)在開會(huì)前對(duì)所有準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查，防止因?yàn)闇?zhǔn)備不到位而影響會(huì)議效率。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/00d5593e0912a216147929b4.html