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禮儀塑造會(huì)議形象，對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
(1)擬定會(huì)議主題
會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì)議的主題確定下來之后，才可以據(jù)此一一加以確定。
(2)擬發(fā)會(huì)議通知
它應(yīng)包括以下六項(xiàng)。
標(biāo)題，它重點(diǎn)交代會(huì)議名稱。
主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。
會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。
報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，特別要交代清楚。
會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。
會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。
(3)起草會(huì)議文件
會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會(huì)者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件材料最主要的當(dāng)數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。
(4)要安排好與會(huì)者的招待工作
對(duì)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊脺?zhǔn)備。
(5)要布置好會(huì)場(chǎng)
不應(yīng)使其過大，顯得空曠無人；也不可使之過小，弄得擁擠不堪。對(duì)必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備，事先要認(rèn)真調(diào)試。需用的文具、飲料，亦應(yīng)預(yù)備齊全。
(6)要安排好座次
排列主席臺(tái)上的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會(huì)議，在主席臺(tái)上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。
按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。
自由就座。
在會(huì)議進(jìn)行階段，會(huì)議的組織準(zhǔn)備者要做的主要工作大體上可分為三項(xiàng)。在會(huì)場(chǎng)之外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應(yīng)為與會(huì)者安排一定的文體娛樂活動(dòng)。在會(huì)場(chǎng)之內(nèi)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)與會(huì)者有求必應(yīng)，聞過即改，盡可能地滿足其一切正當(dāng)要求。
(7)精心編寫會(huì)議簡報(bào)，舉行會(huì)期較長的大中型會(huì)議應(yīng)編寫會(huì)議簡報(bào)。
(8)認(rèn)真做好會(huì)議記錄。
凡重要會(huì)議，不論是全體大會(huì)，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書面材料。會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內(nèi)。
(9)在會(huì)議結(jié)束階段，一般的組織準(zhǔn)備工作主要有以下三項(xiàng)。
形成可供傳達(dá)的會(huì)議文件。
處理有關(guān)會(huì)議的文件材料。
為與會(huì)者的返程提供方便。一般而言，與會(huì)人員在出席會(huì)議時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的會(huì)議紀(jì)律主要有以下四項(xiàng)內(nèi)容。規(guī)范著裝；嚴(yán)守時(shí)間；維護(hù)秩序；專心聽講。
