組織一個(gè)高效率的會(huì)務(wù)籌備組，選好一個(gè)干練、認(rèn)真的籌備組負(fù)責(zé)人，是會(huì)議成功的先決條件。會(huì)議籌備組的負(fù)責(zé)人，應(yīng)是本單位比較有影響的人物，不但有較強(qiáng)的組織才能，而且有一點(diǎn)的凝聚力；不但自身各方面能力較強(qiáng)，而且能以身作則，關(guān)鍵時(shí)候可以帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組全體人員突擊某項(xiàng)工作。如果允許，籌備組的負(fù)責(zé)人最好是會(huì)議主持人。會(huì)議籌備組應(yīng)下設(shè)兩個(gè)小組：秘書小組與會(huì)務(wù)小組，前者主要負(fù)責(zé)文字宣傳準(zhǔn)備，后者主要負(fù)責(zé)除文字宣傳以外的所有工作，從會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)議開始的接待，會(huì)議中間的服務(wù)，直至?xí)蟮乃托械鹊?。?huì)議籌備組的主要負(fù)責(zé)人和兩個(gè)小組的負(fù)責(zé)人要及時(shí)溝通信息，在總的日程安排下，作詳細(xì)的準(zhǔn)備工作及日程進(jìn)度計(jì)劃，以確保會(huì)議準(zhǔn)備工作的完善。

會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

  伍方會(huì)議服務(wù)在會(huì)前會(huì)組織，會(huì)務(wù)小組負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的內(nèi)容很多，主要有：

1.擬發(fā)好會(huì)議通知。會(huì)議通知必須寫明開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議主題和會(huì)議參加者等內(nèi)容。會(huì)議時(shí)間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因?yàn)檫@些日子是與會(huì)者的休息日。為了使會(huì)議參加者能對(duì)自己的工作做好安排，有的會(huì)議通知還應(yīng)寫明閑會(huì)時(shí)間。發(fā)會(huì)議通知要提前一定的時(shí)間，以便會(huì)議參加者有所準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和參加者的地區(qū)范圍，會(huì)議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會(huì)議通知時(shí)在信封上寫明“會(huì)議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱。對(duì)外地的會(huì)議參加者，有關(guān)住宿和差旅費(fèi)等問題都應(yīng)一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

2.安排好會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的大小，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參加者多少而定。會(huì)場(chǎng)的布置也要和會(huì)議的內(nèi)容相稱。在一些型會(huì)議的廣場(chǎng)或門口還應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示。如果會(huì)場(chǎng)不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。會(huì)標(biāo)因在主席臺(tái)上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動(dòng)性、號(hào)召性的標(biāo)語。座位的安排應(yīng)根據(jù)會(huì)議的類型，選擇圓形會(huì)場(chǎng)排列或正方形、長(zhǎng)方形、對(duì)稱形、凹字形等座位排列。擺設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型擺設(shè)，烘托會(huì)議氣氛。如慶祝會(huì)應(yīng)布置得喜氣洋洋；座談會(huì)、協(xié)商會(huì)應(yīng)體現(xiàn)和諧、平等的氣氛。布置應(yīng)注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會(huì)氣氛相協(xié)調(diào)，開會(huì)前檢查音響、燈光，以防出現(xiàn)問題。

3.做會(huì)務(wù)預(yù)算。會(huì)議的預(yù)算一般包括：場(chǎng)地租用費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、印刷品費(fèi)、文書用品費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)、茶點(diǎn)飲料費(fèi)、禮品費(fèi)等。 

4.其他準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議的需要，決定會(huì)議是否需要組織參觀、小型便宴等活動(dòng)，做相應(yīng)的準(zhǔn)備。

資料整理：旭芳