請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時(shí)間；請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的樣式、紙張取決于會(huì)議與活動(dòng)的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會(huì)議，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的預(yù)算越高；對(duì)有回復(fù)要求的請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函要做好跟蹤，對(duì)回復(fù)要及時(shí)登記，以便統(tǒng)計(jì)精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項(xiàng)時(shí)，非常重要，也與會(huì)議的預(yù)算密切相關(guān)。

關(guān)于請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為必須具備以下7項(xiàng)信息：

1、活動(dòng)類型
2、活動(dòng)日期、時(shí)間 與會(huì)期
3、會(huì)議邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者
4、會(huì)議地點(diǎn)
5、是否需要回復(fù)
6、提供的餐飲
7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

邀請(qǐng)函范文

XXX先生/女士：

XX公司將于2月5日8：30-17：00，舉辦XXX會(huì)議，特邀請(qǐng)XXX派員參加。會(huì)議議程如下：
……

會(huì)議地點(diǎn)在XXX，會(huì)議提供午餐及茶點(diǎn)。請(qǐng)貴公司于xx月xx日前提供參會(huì)人員人數(shù)及名單。

因有團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，參會(huì)者請(qǐng)著休閑裝。本公司有安排專車前來(lái)接送。

                                                                                                         伍方會(huì)議服務(wù)

                                                                                                           XX月XX日