摘要：隨著會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，大多數(shù)公司現(xiàn)在開會都是找會議公司解決的，因為他們可以幫你把所需要的項目全部解決，這樣可以使大家“省錢、省心、省力、省時”。杭州伍方會議服務結(jié)合自己多年來的會議服務經(jīng)驗，歸納了幾點會議善后工作所需注意的：

第一步
　　1、與各方人員包括對會議效果發(fā)揮作用的所有供應商見面。
　　2、建設性地評價出席各方的表現(xiàn)。
　　3、讓大家對你的角色以及你的團隊提出建設性的反饋意見。
　　4、做好筆記，方便下次會議使用。
　　
　　離開之前
　　1、與審計經(jīng)理核實總帳單。
　　2、更正發(fā)現(xiàn)的錯誤，記錄所有的差異，回到辦公室后一定要跟蹤這些差異。
　　3、給員工發(fā)放贈品，費用不計入伙食或音頻／視頻的成本里。
　　4、確認所有需要送回辦公室的材料已經(jīng)包裝好并貼有標簽。
　　
　　到家之后
　　1、給活動中與你直接合作的酒店的員工、供應商和你手下的員工發(fā)送感謝信（抄送總經(jīng)理、相關管理人員。）
　　2、向你自己公司的員工、志愿者、所有的發(fā)言人發(fā)送感謝信，告訴他們?yōu)?a target="_blank">會議做出了什么貢獻。
　　3、盡快撰寫員工總結(jié)報告，討論會議上完成了什么，什么沒有完成。
　　4、思考會議的后勤供應包括客房的設施是否效果良好。分析哪些方面還有待改善和提升。
　　5、記錄所有對演講者演示文稿的評論，給每位演講者發(fā)送對演示文稿的書面評價。
　　
　　錢的問題
　　1、檢查會議中關于追加供應的食品、飲料和音頻／視頻設備等的紀錄。在你的文件中詳細記錄這些信息。
　　2、核對總帳單、員工和演講者的賬單以及所有相關花銷的憑證。
　　3、編制所有花銷的明細帳，將其放在綜合檔案中，方便下次會議使用。
　　4、檢查合同，如果出現(xiàn)與會議實際情況不一致的條款，則打電話聯(lián)系他們重新商議。
　　5、收到發(fā)票后的３０天內(nèi)向酒店支付錢款，減去所有有爭議的費用。
　　6、跟蹤內(nèi)部應收帳款，確保到帳。
　　7、對于有問題的費用，要立即和廠家對帳，但是必須確保問題解決后的３０天內(nèi)支付完所有賬單。
　　
　　總結(jié)報告
　　1、編制書面會后總結(jié)報告。不同活動中參加者的詳細情況、每頓飯有多少參會者用餐等信息要加入報告中。把報告發(fā)送給與會議有關的內(nèi)部員工。
　　2、寫上你自己對于會議的想法，如何改進和提升。
　　3、計算會議的投資回報率和目標回報率。
　　4、比較RFP(意見反饋) 和實際結(jié)果，包括客房的感應器、伙食和飲料花費等等。以后的RFP中要加入需要修改的地方。
　　5、為會議做一個詳細的時間表，包括支付日期和結(jié)束日期，存檔作為日后用的參考資料。

一場會議的結(jié)束并不代表這場會議已經(jīng)成功完成，會后工作也是很重要的，杭州伍方希望上面幾點對大家都有所幫助。