會展文案的分發(fā)與發(fā)布

發(fā)布時間：2010-08-28 內(nèi)容來源：杭州年會策劃公司 http://m.24c4.com

(一)會展文案的分發(fā)：會展文案的分發(fā)有以下幾種方式：

1．郵局寄發(fā)。用于傳遞普通會展文案。

2．機要傳遞。即通過專門的機要文件傳遞系統(tǒng)來分發(fā)文件，用于傳遞保密文件。

3．當面交接。企業(yè)內(nèi)部的會展文案，如果方便，可采取送文上門或通知前來領(lǐng)取的方法當面交接。

4．電信發(fā)送。即用電報、傳真和計算機傳遞文件。電信發(fā)送會展文案要注意以下幾點：

(1)重要而緊急的文件在用傳真和計算機傳遞之后，還應(yīng)發(fā)送紙質(zhì)文件,以便收文單位永久保存。

(2)用電報、傳真和計算機傳遞密件應(yīng)采取加密措施，但傳真和計算機不得傳遞絕密級文件。

(3)用傳真發(fā)送會展文案要注意格式的規(guī)范。用傳真機發(fā)送的會展文案有兩種：一種是有原來標印格式的會展文案，如會展公文、申請表、登記表等，這類會展文案可按原有標印格式直接用傳真機發(fā)送。另一種是單位之間相互往來的事務(wù)性會展文案。這類文案具有告知、備忘、確認的作用，可以作為法律憑證，格式應(yīng)當統(tǒng)一規(guī)范，項目設(shè)置要便于雙方對傳真件進行管理和將來的查考利用。一般應(yīng)設(shè)置下列項目：

第一，標題。單位名稱+“傳真”(傳真件)字樣，如“北京××會展公司傳真文件”。“傳真”二字一定要標注，以區(qū)別于其他文件。

第二，編號?？蓞⒄展牡陌l(fā)文字號編號方法，機關(guān)代字+年份+流水號。

第三，收件單位法定名稱、收件人(即對方經(jīng)辦人)、傳真和電話號碼。對方經(jīng)辦人明確的，一定要寫明其姓名。

第四，發(fā)送單位法定名稱、發(fā)送人、傳真和電話號碼、地址和郵編，便于與對方通過傳真以外的方式聯(lián)系。

第五，發(fā)送日期，急件還要注明發(fā)送的具體時間。

第六，總頁數(shù)和頁號。為了防止傳送過程中出現(xiàn)掉頁故障，必須寫明總頁數(shù)和頁號。

第七，標題或事由。

此外，還可根據(jù)每個單位的具體情況設(shè)置其他相關(guān)的項目。

5.現(xiàn)場分發(fā)。會展活動舉辦期間使用的文件大多是在會場、展館和報到地點現(xiàn)場分發(fā)。現(xiàn)場分發(fā)會展文案要注意以下幾點：

(1)會展活動的主要文件及會展展務(wù)管理性文件，如工作報告、議程、日程安排、作息時間表、會議或展覽須知等，要盡可能在參加對象報到時分
發(fā)。

(2)重要文件及保密文件要履行簽收手續(xù)。會議期間臨時分發(fā)的文件，應(yīng)做好記錄。

(3)事先做好分發(fā)文件的各項準備。比如，將需要分發(fā)的文件按正式代表、列席代表、參展商、客商、記者等不同身份分裝，便于分發(fā)；準備好簽字用的桌椅、筆墨、登記簿(表)等。