這個大型國際會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板結(jié)合我們長期的辦會經(jīng)驗總結(jié)出來的，一般大型會議準(zhǔn)備期為18個月左右，具體要看會議的主題和各個子項目的繁瑣程度。

17-18個月倒計時

* 設(shè)定目標(biāo)，會議/展覽的日期、地點、主題以及形式。

* 進行實地考察。

* 設(shè)定初步預(yù)算。

* 選擇貨運公司。

* 商談酒店房價及租用時間，簽訂酒店合同。

* 與航空公司商談機票事宜。

* 選擇地陪公司。

* 選擇公務(wù)車租賃公司。

* 收集參展商名錄。

* 設(shè)定注冊費用及政策。

* 定義促銷戰(zhàn)略。

* 準(zhǔn)備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。

16個月倒計時

* 安排保險責(zé)任范圍。

* 設(shè)計會標(biāo)及平面主題。

* 挑選展會服務(wù)承包商。

* 確定展覽場地租金。

* 制定展會建筑平面圖。

14-15個月倒計時

* 邀請并確定關(guān)鍵演講者。

* 確定初步餐飲需求。

* 商談菜單及價格。

* 如果需要的話，選擇翻譯設(shè)備。

* 如果需要的話，發(fā)送出第一份參展商促銷信息。

* 調(diào)整展會建筑平面圖（繼續(xù)之前的工作）。

* 準(zhǔn)備第一份會議聲明及促銷材料，并發(fā)送給可能與會的參展者。

13個月倒計時

* 了解演講者在音頻及視頻上的需求。

6-7個月倒計時

* 準(zhǔn)備第二份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。

* 開始制作登記表格。

4-5個月倒計時

* 準(zhǔn)備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。

* 調(diào)整預(yù)算。

* 確認音頻視頻及翻譯設(shè)備。

* 分配演講者的發(fā)言地點及時間。

2-3個月倒計時

* 調(diào)整預(yù)算。

* 在當(dāng)?shù)亟y行賬戶。

* 完成會議時間表和房間分配。

* 選擇并與音頻視頻設(shè)備供應(yīng)商簽約。

* 制作并寄出參展商服務(wù)指南，包括音頻視頻申請表格。

* 敲定餐飲時間表。

* 如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設(shè)備。

* 確定會場的人手需求。

* 確定安全需求。

* 訂購會場所需的辦公及通訊設(shè)備。

* 訂購標(biāo)牌。

* 編輯參展商名錄。

* 在會場安裝登記所需的計算機。

* 與酒店一同檢查流程及賬務(wù)相關(guān)的活動

1個月到6周倒計時

* 打印會議指南。

* 打印工作手冊。

* 向酒店遞交每日日程。

* 制作名牌及門票。

開會前3周到會議當(dāng)日

* 搭建現(xiàn)場辦公室。

* 包裝并存放會議材料。

* 準(zhǔn)備注冊信息包。

* 最后確認餐飲安排。

* 進行會前現(xiàn)場準(zhǔn)備。

* 現(xiàn)場管理會議。

會后

* 包裝并存放材料。

* 財務(wù)核對。

* 評估執(zhí)行情況。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司