一 會議財務(wù)預(yù)測概述

（一）財務(wù)預(yù)測的目的

會議財務(wù)計劃管理中很重要的內(nèi)容是會議財務(wù)預(yù)測。財務(wù)人員要依據(jù)會議財務(wù)活動的客觀發(fā)展規(guī)律，利用依據(jù)掌握的財務(wù)知識和手段，伍方會議服務(wù)會對會議未來的財務(wù)狀況作出預(yù)先的推測和判斷，保證順利實現(xiàn)會議財務(wù)管理的最終目標。保證順利預(yù)測得到的數(shù)據(jù)編制會議財務(wù)預(yù)算。

（二）會議財務(wù)預(yù)測的基本程序

財務(wù)預(yù)測活動涉及范圍廣泛，影響因素眾多，為了做好會議財務(wù)預(yù)測工作，必須周密細致地做好組織工作，按照一定的工作程序有計劃、有步驟地進行，才能提高預(yù)測工作的準確度。會議財務(wù)預(yù)測工作按下列工作程序進行：

1.確定預(yù)測目標和制定工作方案

確定預(yù)測目標是預(yù)測工作的開始，也是關(guān)鍵性的工作。有了明確的目標才能搜集資料，制定預(yù)測方案，配備預(yù)測人員，編制費用預(yù)算，安排預(yù)測工作的日程，使預(yù)測工作能夠有條不紊地進行。

2.搜集和整理資料

當預(yù)測目標確定之后，應(yīng)按預(yù)測目標要求搜集必要的預(yù)測資料，包括歷史資料和預(yù)測需要的其他資料。會議預(yù)測最主要的內(nèi)容是預(yù)測參加會議的人數(shù)，也就是會議規(guī)模，所搜集的預(yù)測資料主要是有關(guān)數(shù)字，如果是系列性會議，前幾屆會議的參加人數(shù)和論文篇數(shù)都是最主要的預(yù)測資料。除搜集數(shù)字資料外，還應(yīng)注意收集具體情況和典型事例，有時這些資料對判斷會議財務(wù)狀況有極大的參考作用。對所搜集的資料要進行檢查、整理和鑒別，去掉虛假和沒有意義的資料，整理出對預(yù)測有使用價值的資料和信息，對資料進行綜合性的分析研究。例如系列性國際會議還有一個特點，由于地理位置和科技發(fā)展水平的關(guān)系，只要會議輪到在北美地區(qū)或歐洲舉辦，參加人數(shù)就多；而在亞洲、大洋洲和南美洲舉辦時參加會議的人數(shù)就要少一些。

3 選擇預(yù)測的方法

財務(wù)預(yù)測應(yīng)用的預(yù)測方法有很多，會議財務(wù)預(yù)測通常采用定性預(yù)測法，而不采用定量預(yù)測法，原因是不同的會議情況差別很大，會議之間很難尋找可以相互借鑒的數(shù)據(jù)和資料。定性預(yù)測法又稱為經(jīng)驗判斷法，這種方法主要是依靠知識、經(jīng)驗和綜合分析能力來判斷未來會議可能出現(xiàn)的財務(wù)狀況，運用過去和選擇的大量的會議資料作定量化分析，把定性轉(zhuǎn)化為定量信息，作為判斷的手段。

4 進行預(yù)測

在搜集資料、確定預(yù)測目標和方案以及選擇預(yù)測方法之后，即可著手進行預(yù)測。為了取得經(jīng)驗，首先選擇一些情況熟悉的數(shù)據(jù)進行預(yù)測，例如會議啟動資金的預(yù)測和會議規(guī)模的預(yù)測，根據(jù)多預(yù)測的數(shù)據(jù)，確定所選擇的預(yù)測方案和選擇的方法是否可行，分析預(yù)測數(shù)據(jù)的可信程度，總結(jié)預(yù)測的經(jīng)驗與問題，加以改進后，再預(yù)測出會議的全部所需數(shù)據(jù)。

5 分析預(yù)測結(jié)果，得出預(yù)測結(jié)論

任何一個號的預(yù)測也不可能完全與實際相符合。將分析預(yù)測出來的結(jié)果與實際情況相比較，分析預(yù)測誤差的大小，找出產(chǎn)生誤差的原因，不僅為評價此次預(yù)測提供資料，并且為今后預(yù)測工作積累經(jīng)驗和資料。將預(yù)測結(jié)果和分析情況寫出書面報告提交給會議司庫和會議組織委員會，從而完成最后一步預(yù)測工作。

二 會議財務(wù)預(yù)測的主要內(nèi)容

由于財務(wù)預(yù)測得到的數(shù)據(jù)是將來編制會議預(yù)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此需要預(yù)測的內(nèi)容很多，但是根據(jù)以往舉辦會議的經(jīng)驗，最重要的和最基本的預(yù)測內(nèi)容如下：

（一） 會議規(guī)模的預(yù)測

會議預(yù)算是以會議規(guī)模，也就是參加會議的人數(shù)為最主要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編制而成的。在會議籌備初期，會議人數(shù)帶有很大的不確定性，給編制會議預(yù)算帶來了很大的難度，就只能根據(jù)財務(wù)預(yù)測的各種基本原理預(yù)測出會議規(guī)模這個最基本的數(shù)據(jù)。例如舉辦國際組織系列性會議時，經(jīng)常采用歷史類比法對數(shù)據(jù)進行判斷，估算出本屆會議的人數(shù)。一般可參考前3屆會議的人數(shù)，可向這幾屆會議主辦國索取代表名錄，對參加每屆會議的人數(shù)按國家進行分析，就可以推算出本屆的會議代表人數(shù)。根據(jù)上述的方法還能預(yù)測出會議其他的輔助數(shù)據(jù)，例如會議國內(nèi)代表人數(shù)、陪同人員和參加旅游人數(shù)等數(shù)據(jù)。

（二） 會議固定支出的預(yù)測

會議指出分為兩類固定支出和可變指出。由于會議的許多固定支出都是發(fā)生在會議籌備的前期，需要由會議啟動資金支付，因此預(yù)測出會議固定支出的金額對籌集會議啟動資金也有指導(dǎo)意義。

 （三）會議保本人數(shù)的預(yù)測

舉辦會議最基本的財務(wù)目標是保證會議不能出現(xiàn)虧損，也就是說會議收入一定要大于或等于會議支出。

 保本人數(shù)=會議固定支出/（注冊費-每位代表的可變支出）

（四）會議收入的預(yù)測

通常在會議各種收入中注冊費的收入是相對比較穩(wěn)定的，只要人數(shù)預(yù)測準確，預(yù)算的收入和實際的收入不會又很大的差別。但是會議其他某些收入在不同的會議中會有很大的差別，例如國際會議收入中的賓館傭金和旅游收入。

（五）經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測

伍方會議服務(wù)籌備大型國際會議經(jīng)常需要幾年的時間，在這其間世界經(jīng)濟環(huán)境的變化和國家通貨膨脹的因素最終都會反映到各種價格的變化，其中匯率的調(diào)整經(jīng)常是影響國際會議財務(wù)管理的重要因素。

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