在現(xiàn)代管理中，建立必須的會議制度利用會議的方式來溝通信息，安排和協(xié)調(diào)工作，進行咨詢、論證、決策是經(jīng)常的，也是十分必要的。實行統(tǒng)一的會議管理制度，是統(tǒng)一認識、整齊步伐、提高工作效率，推動工作的有效方法，也是民揚民主、集思廣益、實行集體領(lǐng)導的必要形式。建立會議制度，是一項很重要的工作。為使每次會議都能達到預期目的，伍方會議服務(wù)認為應(yīng)注意以下五點：

 

 （1）每次會議都要有明確的目的，都要解決一定的問題；

每次會議的議題不宜太多，可開可不開的會議堅決不開，可參加可不參加的人員不參加會議。屬于部門職責范圍或主管領(lǐng)導有權(quán)解決的問題不上會，已有成文規(guī)定或先例的事，非特殊情況不上會。

 

 （2）每次會議都應(yīng)有充分準備；

會前由部門負責人或主管領(lǐng)導將議題送到有關(guān)辦事機構(gòu)，由辦事機構(gòu)整理好議題，向主持會議的領(lǐng)導匯報，并將議題提前通知與會人員。準備不充分，沒有提出解決方案的議題不上會；主管部門沒有統(tǒng)一意見而“矛盾上交”的議題也不上會。

 

 （3）會議主持人必須緊緊抓住議題；

既要啟發(fā)誘導與會者充分發(fā)表意見，又要注意控制離題和重復的發(fā)言。發(fā)言者應(yīng)辦求語言準確、簡練，到會領(lǐng)導要避免人必講話的慣例。

 

 （4）會議決議，要責成有關(guān)人員認真貫徹執(zhí)行；

會議形成的決議，主持人要責成有關(guān)人員認真貫徹執(zhí)行；有關(guān)辦事機構(gòu)要負責督促檢查，并收集反饋信息及時間主管領(lǐng)導匯報。全校性的會議，由校辦統(tǒng)一安排、組織。會議時間不宜過長，會議組織者要負責整頓會風，反對遲到、早退和會上交頭接耳等不良現(xiàn)象。

 

 （5）指定專人作好會議記錄；

會議主持人應(yīng)指定專人作好會議記錄，重要會議應(yīng)有兩名記錄者同時工作，有關(guān)辦事機構(gòu)要整理好記錄，事后按檔案管理辦法立卷歸檔。

 

資料整理：伍方會議服務(wù)