企業(yè)會(huì)議的策劃執(zhí)行方式很多，可以由像我們伍方會(huì)議服務(wù)這樣的策劃公司來(lái)做，也可以獨(dú)自策劃舉辦，還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開(kāi)?，F(xiàn)在，很多有實(shí)力的公司都把會(huì)議的策劃受權(quán)于策劃公司，企業(yè)本身并不參與。但對(duì)于實(shí)力不足的公司來(lái)說(shuō)，自己動(dòng)腦策劃一個(gè)會(huì)議，也不失為一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)用的明智之舉。

　　策劃人明確職責(zé)與任務(wù)

　　一個(gè)成功的會(huì)議，離不開(kāi)一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責(zé)——作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者的多面性與綜合素質(zhì)：善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問(wèn)題、善于與人協(xié)商、能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國(guó)客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外，策劃人要十二分地明確自己的策劃任務(wù)——制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)、制定會(huì)議議程、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況、選擇或提議合適的場(chǎng)所、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（旅行社等）、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者，在選擇策劃人時(shí)，可依據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)作為參考。

明確會(huì)議節(jié)點(diǎn)

　　做會(huì)前，要先明確會(huì)議活動(dòng)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

　　1．明確會(huì)議類型　會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境。明確會(huì)議類型是策劃并成功召開(kāi)會(huì)議的前提。召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)的，因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。比如開(kāi)商務(wù)會(huì)議，一定要精心籌備，確定相應(yīng)的與會(huì)人員及重要嘉賓；選擇召開(kāi)會(huì)議的最佳時(shí)間及最佳地點(diǎn)；制定商務(wù)會(huì)議議程等。議程應(yīng)明確會(huì)議的有效目標(biāo)并選擇最佳的會(huì)議議程安排。

　　2．確定籌劃及執(zhí)行會(huì)議的團(tuán)隊(duì)　在一個(gè)公司里，從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　3．有效溝通　在籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，籌劃者最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，在雙方的意見(jiàn)達(dá)成一致后，籌劃者就可以做下一步的會(huì)議籌劃了。

落實(shí)細(xì)節(jié)是關(guān)鍵

　　真正操作好一個(gè)會(huì)議，從籌劃開(kāi)始，到具體操作并落實(shí)每一個(gè)細(xì)節(jié)，其過(guò)程相當(dāng)辛苦和復(fù)雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會(huì)議，因?yàn)楦鞣矫骊P(guān)系熟一些，可能操作起來(lái)會(huì)比較順利，如果是在外地舉辦會(huì)議，那么會(huì)議操作的難度會(huì)提高，很多因素是辦會(huì)者預(yù)先無(wú)法預(yù)料和控制的。如：1．工作量大、涉及面廣、事無(wú)巨細(xì)、親歷親為。會(huì)議執(zhí)行人員需耗費(fèi)大量體力和腦力；2．由于會(huì)議形式多樣，不是每一個(gè)會(huì)議執(zhí)行人員都經(jīng)驗(yàn)豐富，需要相關(guān)人士的指點(diǎn)；3．由于要與不少相關(guān)單位（酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊(duì)等）發(fā)生聯(lián)系，就某一問(wèn)題進(jìn)行談判，達(dá)成利益合作，勢(shì)必牽扯到付款問(wèn)題。這樣會(huì)產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象，對(duì)財(cái)務(wù)操作帶來(lái)不便。 諸如此類的問(wèn)題，會(huì)有很多。

　　因此，在舉辦會(huì)議前，策劃者應(yīng)該具體明確以下要點(diǎn)：

　　預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期、會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)的周期、計(jì)劃召開(kāi)會(huì)議的地點(diǎn)、明確會(huì)議形式或會(huì)議召開(kāi)程序、需要場(chǎng)地的大小與類型、到會(huì)人數(shù)的多少、會(huì)議預(yù)算是多少、計(jì)劃選用的酒店和設(shè)施的級(jí)別、為參會(huì)者提供的房間標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)列表、制作會(huì)議邀請(qǐng)函的責(zé)任人、會(huì)議相關(guān)資料的打印負(fù)責(zé)人、確定會(huì)議的發(fā)言人（特別是重要發(fā)言人）、會(huì)議需要的視聽(tīng)設(shè)備的級(jí)別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負(fù)責(zé)、酒會(huì)、招待會(huì)的次數(shù)、與會(huì)者的參會(huì)條件及優(yōu)惠措施、是否為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)等等。

細(xì)化預(yù)算

　　在這些要點(diǎn)中，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為有一點(diǎn)最關(guān)鍵，那就是會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算是有規(guī)律的，也是有方法可循的。

　　1．制定財(cái)務(wù)目標(biāo)　財(cái)務(wù)目標(biāo)必須與公司和項(xiàng)目的總目標(biāo)相一致。有時(shí)候，項(xiàng)目目標(biāo)是信譽(yù)目標(biāo)而不是贏利目標(biāo)。（如：年終慶祝大會(huì)可能是為了增強(qiáng)公司在員工心目中的良好信譽(yù)和感謝他們?cè)谶@一年創(chuàng)造了良好佳績(jī)。該活動(dòng)的開(kāi)支最有可能全部由某個(gè)部門(mén)來(lái)負(fù)擔(dān)，根本不是期望從中賺錢(qián)或是壓縮開(kāi)支。）另外，項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)目標(biāo)是為了贏利。（如：面向公眾的培訓(xùn)班和展覽會(huì)，必須賺到錢(qián)。）

　　2．制定預(yù)算　預(yù)算是協(xié)助策劃者實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個(gè)工具。預(yù)算中的費(fèi)用有兩類——A：固定費(fèi)用。它不隨著活動(dòng)的參加人數(shù)而變動(dòng)，即使實(shí)際收益少于預(yù)期收益時(shí)，固定費(fèi)用也不變。項(xiàng)目的市場(chǎng)營(yíng)銷費(fèi)是一種固定費(fèi)用。在策劃會(huì)議過(guò)程中，同各方面談判協(xié)商時(shí)，必須考慮自己所編制的費(fèi)用預(yù)算。在合同即將簽訂時(shí)，問(wèn)問(wèn)自己留了多大余地應(yīng)付因天氣或其他因素而產(chǎn)生的出席人數(shù)的變化情況。確保任何談妥的定金或違約費(fèi)在需要支付時(shí)能提供這筆錢(qián)；B可變費(fèi)用。它是根據(jù)出席人數(shù)或其他因素的變動(dòng)而變動(dòng)的。如餐飲費(fèi)用，屬可變費(fèi)用。