有不少人在為如何全面的安排會議而頭痛，在此，伍方會議服務(wù)在此分享一些相關(guān)的知識。

　　１、出席人數(shù)
　　 會議預(yù)計出席總?cè)藬?shù)
　　２、日期
　　 □ 團隊到會日期
　　 □ 團隊離會日期
　　 □ 最后訂客數(shù)目確定期限
　　３、住宿
　　 □ 大約所需客房數(shù)、包括單人間、雙人間、套房
　　 □ 與會者的客房入住價格
　　 □ 客房預(yù)訂確認(rèn)：與會代表房間、團隊主席或主辦機構(gòu)秘書房間
　　 □ 客房預(yù)訂復(fù)印文件
　　４、免費設(shè)施與套房
　　 □ 會議接待室－價格
　　 □ 酒吧、小吃部等的開放時間及日期
　　 □ 預(yù)訂會議接待室客人的姓名、地址及電話
　　 □ 檢查房間、小費
　　５、賓客
　　 □ 是否已邀請地方要人并收到回函
　　 □ 隨邀請函贈送入場券
　　 □ 安排發(fā)言者及當(dāng)?shù)匾说慕煌ㄍ?br /> 　　 □ 是否提醒每位發(fā)言人做好發(fā)言準(zhǔn)備
　　 □ 安排迎接貴賓入場
　　６、設(shè)備及設(shè)施
　　 □ 置于貴賓席上的專用便箋
　　 □ 飯店提供的設(shè)備名單及使用價格
　　 □ 登記處、會議接待室、“非會議代表請勿入內(nèi)”、旅行社、接待處等的標(biāo)志
　　 □ 照明設(shè)備－聚光燈、泛光燈、操作人員
　　 □ 舞臺－面積大小
　　 □ 黑板、法蘭絨板、磁板
　　 □ 圖表架及板架
　　 □ 有照明演講臺、演講提示機、小木槌、響板
　　 □ 擴音設(shè)備－麥克風(fēng)，其型號及數(shù)量
　　 □ 錄音設(shè)備、操作人員
　　 □ 幻燈設(shè)備、燈光控制、操作人員
　　 □ 特殊花卉及植物
　　 □ （已調(diào)好音調(diào)的）鋼琴、風(fēng)琴
　　 □ 電唱機、唱片
　　 □ 打印服務(wù)
　　 □ 表演者化妝室
　　 □ 停車及修車設(shè)施
　　 □ 裝飾品－檢驗其是否符合消防要求
　　 □ 特殊設(shè)備
　　 □ 額外服務(wù)的總體價格協(xié)議書
　　 □ 電話
　　 □ 攝影師
　　 □ 速記員
　　 □ 旗幟、橫幅、標(biāo)語
　　 □ 廣播及電視
　　 □ 實況轉(zhuǎn)播及操作費用
　　 □ 閉路電視
　?。?、會議
　　 （會議前檢查事項）
　　 □ 提供會場平面示意圖
　　 □ 每次會議的正確日期和時間
　　 □ 每一次的會議室：其租金數(shù)額
　　 □ 會務(wù)籌委會總部
　　 □ 每次會議的座位總數(shù)、座次安排以及演講桌
　　 □ 錯開會議的時間安排，保證交通、包括電梯服務(wù)的順暢
　　 □ 演講臺－大小
　　 □ 每次會議所需的設(shè)備（按照設(shè)備與設(shè)施列表核對）
　　 □ 其他特殊要求（即將開會前核對以下事項）
　　 □ 確保會議室已開放并配備了工作人員
　　 □ 座位已按要求擺放
　　 □ 會場座位充足
　　 □ 制冷、加熱糸統(tǒng)運轉(zhuǎn)正常
　　 □ 擴音設(shè)備正常運轉(zhuǎn)、話筒齊備
　　 □ 錄音設(shè)備正常運轉(zhuǎn)
　　 □ 麥克風(fēng)－數(shù)量、類型齊備
　　 □ 演講臺就緒、照明設(shè)施良好
　　 □ 小木槌、模具
　　 □ 講臺上水瓶、水、水杯
　　 □ 與會者用水瓶、水、水杯
　　 □ 入口處警衛(wèi)執(zhí)勤
　　 □ 煙灰缸、衣架、火柴
　　 □ 投影儀、屏幕、支架就緒、放映員待命
　　 □ 演講提示機正常運轉(zhuǎn)
　　 □ 鉛筆、筆記本、紙頁
　　 □ 圖表支架、板架、黑板及相關(guān)設(shè)施就緒
　　 □ 鋼琴、風(fēng)琴
　　 □ 標(biāo)記、旗幟、橫幅
　　 □ 照明設(shè)施齊備
　　 □ 特殊花卉、植物齊備
　　 □ 其他特殊設(shè)施
　　 □ （若會議室不易找尋）指向標(biāo)記齊備
　　 □ （若臨時更改會議室）通知已在顯要位置張貼
　　 □ 速記員到會
　　 □ 攝影師到會
　　 （會議結(jié)束后、立即分配人員辦理以下事項）
　　 □ 移走主辦單位設(shè)施
　　 □ 檢查是否有被遺忘財物
　　８、展覽信息
　　 □ 展覽數(shù)目及平面示意圖
　　 □ 展覽開放時間
　　 □ 開展日期
　　 □ 閉展日期
　　 □ 展覽地點
　　 □ 參展商名稱
　　 □ 日租金
　　 □ 指向標(biāo)記
　　 □ 勞務(wù)收費
　　 □ 電工及木工服務(wù)
　　 □ 電力、能源、蒸汽、煤氣、供水、排污一條龍服務(wù)
　　 □ 電費
　　 □ 屏風(fēng)、背景幕布
　　 □ 托運貨箱的存放
　　 □ 保安措施
　　９、報到
　　 □ 報到時間
　　 □ 登記表，其內(nèi)容和份數(shù)
　　 □ 登記桌，數(shù)量及大小
　　 □ 坐椅
　　 □ 煙灰缸
　　 □ 打字機，數(shù)量及型號
　　 □ 工作人員－飯店或會務(wù)機構(gòu)人員
　　 □ 水瓶、水杯
　　 □ 照明設(shè)施
　　 □ 布告牌，數(shù)量及大小
　　 □ 標(biāo)牌
　　 □ 便箋、鋼筆、鉛筆以及其他文具
　　 □ 收銀柜，數(shù)量大小
　　 □ 文件柜，數(shù)量及大小
　　 □ 保險柜
　　 （報到即將開始前檢查以下事項）
　　 □ 工作人員是否到位、是否熟悉報到程序
　　 □ 文件柜，數(shù)量及大小
　　 □ 收取支票的指導(dǎo)原則
　　 □ 退款規(guī)定
　　 □ 登記表應(yīng)包含的內(nèi)容
　　 □ 代表證上的內(nèi)容
　　 □ 票券價格、相關(guān)規(guī)定
　　 □ 客人及貴賓的接待
　　 □ 節(jié)目及其他材料就緒
　　 □ 單程票銷售
　　 □ 應(yīng)急客房供給
　　 □ 接待處
　　 □ 廢紙簍
　　 □ 印刷的報到名單
　　 （如果代表們自已填寫登記表，準(zhǔn)備好以下事項）
　　 □ 接待站旁另設(shè)桌椅
　　 □ 登記表、鉛筆就緒
　　 □ 填表說明張貼在易于填表人查詢的位置
　　 □ 填表桌要照明適度
　　 （登記處應(yīng)有人負(fù)責(zé)以下事項）
　　 □ 能夠做出原則性決定
　　 □ 在登記結(jié)束時核對款額
　　 □ 為在報到處工作結(jié)束前來登記入住的代表安排住宿
　　10、音樂
　　 □ 招待會播放錄音或者現(xiàn)場演奏
　　 □ 宴會播放錄音或者現(xiàn)場演奏
　　 □ 特別活動播放錄音或者現(xiàn)場演奏
　　 □ 演出播放錄音或者現(xiàn)場演奏
　　 □ 表演者和管弦樂團的預(yù)演
　　 □ 樂隊或樂團的樂譜架
　　11、其他
　　 □ 是否為男女老幼都安排了精彩的娛樂節(jié)目.
　　 □ 是否安排有臨時照看小孩者
　　 □ 是否提供租車服務(wù)
　　12、新聞宣傳
　　 □ 新聞中心、打字機、電話
　　 □ 是否建立了強有力的宣傳委員會
　　 □ 親自拜訪報社主編、廣播及電視節(jié)目編導(dǎo)
　　 □ 準(zhǔn)備一個綜合性的旨在增加入會人數(shù)的宣傳性節(jié)目
　　 □ 準(zhǔn)備有新聞價值的出版物
　　 □ 為主辦機構(gòu)安排攝影并為公共宣傳做準(zhǔn)備
　　 □ 預(yù)先印制發(fā)言稿

資料整理：伍方會議服務(wù)