會議接待殘疾人與會者要注意提供給他們一定的便利，所謂便利，它主要包括兩個方面：

 --設(shè)施便利

 --服務(wù)便利

顧名思義，設(shè)施便利主要側(cè)重于硬件方面，比如

 --酒店客房

 --會議室

 --停車場

 --車庫

 --路邊

 --坡道

 --入口

 --過道

 --電梯

 --樓梯

 --應(yīng)急措施

 --餐廳

 --零售店等

 --公廁

 --電話

 --飲水器

 --登記處等等

服務(wù)便利是指為殘疾人所提供的服務(wù)，以保證他們享有與正常與會者同樣的經(jīng)歷和待遇。

服務(wù)便利

服務(wù)便利涉及的是計劃和決策事宜。其實(shí)，殘疾的概念范圍很廣，表現(xiàn)形式多種多樣，殘疾人有時可能只是健康方面的問題，因此，要給他們安排固定的、次數(shù)較多的或時間更長些的中間休息時間，讓他們可以利用這段時間去衛(wèi)生間或服用藥物。有些與會者出于健康原因可能需要會議提供特殊飲食。

根據(jù)潛在與會者的要求以及陸續(xù)通過注冊表和其他途徑收集的信息，會議策劃者可以相應(yīng)調(diào)整計劃和決策。象處理交通問題一樣，可以指派專人負(fù)責(zé)，如果有問題出現(xiàn)，此人可以全權(quán)負(fù)責(zé)處理。如果與會者有特殊要求，可以請他以書面形式記錄下來并告知會議策劃人員或酒店和其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的會議服務(wù)經(jīng)理。相關(guān)信息應(yīng)該傳達(dá)至每一個與會者。如果會議組織機(jī)構(gòu)或發(fā)言人能為盲人與會者專門提供相應(yīng)的盲文資料，那么這一做法肯定將會受到與會人員的稱贊。在某些情況下，這樣做或許增加了成本，但是從另一方面看，你在向公眾發(fā)送出一個非常有意義的信息，即本次會議時刻想與會者所想，急與會者所急。

現(xiàn)在，很多機(jī)構(gòu)在主席臺旁邊安裝有字幕顯示設(shè)備，它可以現(xiàn)場顯示發(fā)言人所講的內(nèi)容。這對那些有聽力障礙的人尤為有用。有些會議組織機(jī)構(gòu)甚至聘請專人為聾啞人與會者提供手語翻譯，或?yàn)橛幸暳φ系K的與會者提供會議記錄服務(wù)。對于一些瑣碎的事情，比如為導(dǎo)盲犬提供個喝水碗，雖然花錢不多，但卻會給與會者留下美好而長久的印象。他們會非常欣賞會議所提供的周到而熱情的服務(wù)。

設(shè)施便利

與會者使用最多的兩個地方是會議室和酒店客房。

客房

我們先來談?wù)効头?。酒店客房需要為客人提供的東西很多。比如，應(yīng)該準(zhǔn)備一些無障礙房間，即房間浴室可以允許輪椅出入。由于這些與會者有時會有一個私人助理陪同，所以房間應(yīng)準(zhǔn)備兩張單人床或兩張雙人床。為了出入方便，這些房間應(yīng)該靠近電梯或安全出口。顯然，為了方便輪椅活動，房間的入口和走廊也要比普通房間寬一些，其標(biāo)準(zhǔn)尺寸是32英寸。

至于門，桿型把手要比球型把手更為方便。門上應(yīng)該安裝有一個稍微低一點(diǎn)的窺視孔，以便于坐在輪椅上的人使用。浴室里最好設(shè)有帶基座的洗手池，洗臉盆下面不應(yīng)該設(shè)儲藏柜，輪椅可以靠近洗手池。為便于進(jìn)出，浴室的門應(yīng)該是向外開的。淋浴器、澡盆和座便器的扶手也很重要。座便器應(yīng)該設(shè)置得矮一些，以便于殘疾與會者上下輪椅。房間里不一定安放浴凳，但如果客人要求，也應(yīng)該給他們提供。

房間里的其他設(shè)備和設(shè)施，從電燈開關(guān)到恒溫器，都要保證坐在輪椅上的人可以夠得著。 門和電話應(yīng)裝上警示燈以方便有聽力障礙的與會者使用。雖然大多數(shù)的酒店客房里都有小酒吧冰柜，但是可能沒有冷藏藥品的地方。有些酒店連冰柜都沒有。在這種情況下，如果與會者需要冷藏物品，你必須提前和酒店聯(lián)系，做好安排。一般情況下，酒店在當(dāng)初設(shè)計時，都已要求建筑施工單位遵守美國殘疾人法案的規(guī)定和指導(dǎo)方針，但是為確保萬無一失，你應(yīng)該早在考察場地時，就提出要求看一看殘疾人房間。

會議室

與會者逗留時間最多的另一個地方是會議室。他們在那里聽嘉賓演講，與其他與會者溝通交流。按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，門的最小寬度為32英寸（81.28厘米）。這方面通常沒有什么問題，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會議室的門都很寬，而且經(jīng)常有兩扇門，這樣入口就更大，可以方便大的人流出入。

如果有殘疾人與會者需要上講臺，那還需要有坡道設(shè)置。如果發(fā)言人使用落地麥克風(fēng)提問和回答問題，那要安排專門人員負(fù)責(zé)調(diào)節(jié)麥克風(fēng)的高度。有些人對燈光或特殊的照明設(shè)備很敏感，你要通知視聽部門不要使用強(qiáng)光。

與會者在進(jìn)入酒店客房或會議室之前需要停車， 所以在入口和電梯附近要有足夠地方供殘疾人停車。（美國殘疾人法案規(guī)定殘疾人專用停車位與普通停車位的比例是1：25。）

停車

此外，車位的大小也很重要，因?yàn)檩喴蔚幕顒有枰欢ǖ目臻g。通常，車旁應(yīng)留出5-8英寸寬的位置。如果入口旁邊無法設(shè)置殘疾人專用停車位，可以考慮安排專門服務(wù)生為他們停車。

如果與會者是坐出租車或乘坐其他交通工具來的話，停車就不成問題，但是路邊石、坡道和入口的設(shè)計仍很重要。代客泊車位旁的路邊應(yīng)有無障礙通道以方便輪椅的出入。標(biāo)準(zhǔn)的斜坡是從1英寸到12英寸高度。在有斜坡的地方，應(yīng)該鋪設(shè)特殊路面予以警示，或者至少用不同的顏色加以區(qū)分以避免事故的發(fā)生。如果斜坡處有轉(zhuǎn)彎，必須裝上護(hù)欄以防輪椅在急轉(zhuǎn)彎時傾斜和翻倒。

走廊、電梯和樓梯

走廊、電梯和樓梯是與會者進(jìn)入會議室、客房和其他服務(wù)設(shè)施的必經(jīng)之地，這些地方要特別注意。無論對殘疾人還是普通與會者，電梯和樓梯的指示標(biāo)志都很重要，充足而明確的標(biāo)志可以避免混亂情況的發(fā)生。走廊里如果有門墊，要保證門墊固定、平坦，或者設(shè)計為隱藏式。電梯里要安裝兩套按鈕，其中一套是按照坐輪椅的人的高度設(shè)計的。按鈕上可以加上盲文。實(shí)際上，許多電梯都安裝有聲控系統(tǒng)，當(dāng)?shù)竭_(dá)要去的樓層時電梯會有聲音或鈴聲提示。此外，電梯要寬大一點(diǎn)，使輪椅可以進(jìn)入并調(diào)轉(zhuǎn)方向面對電梯門。對于殘疾人來說，倒著進(jìn)出電梯是很危險的。至于樓梯，兩側(cè)都需要安裝扶手。

餐廳和零售商店

餐廳和零售商店是與會者常去的地方。如果有象自助餐臺或收銀臺這樣的自助式柜臺，高度一定不能超過34英寸（86.36厘米）?？紤]到輪椅的活動，過道的寬度不能小于36英寸（91.44厘米），在過道盡頭或角落要有適合輪椅轉(zhuǎn)彎的空間。同樣，所有的門口也至少要有32英寸（81.28厘米）寬。如果餐廳備有大號字體菜單或盲文菜單會很受殘疾人與會者的歡迎。為提高服務(wù)質(zhì)量，許多酒店都對員工如何為特殊客人服務(wù)進(jìn)行過培訓(xùn)。你應(yīng)該與負(fù)責(zé)會議服務(wù)的經(jīng)理核實(shí)一下，看他們能提供什么樣的服務(wù)以便你能夠及時傳達(dá)給與會者。

相關(guān)的服務(wù)和設(shè)施

在酒店里，除了客房、會議室、餐廳和零售店，還有其他一些相關(guān)的服務(wù)和設(shè)施，如公廁、公用電話、飲水器和登記處。公廁如設(shè)有殘疾人專用座位，一定要有相應(yīng)的指示標(biāo)識。酒店客房浴室要注意扶手和水池的高度和門的寬度，是否有供輪椅轉(zhuǎn)彎的空間，門是否向外開等等。馬桶自動沖水裝置不僅要衛(wèi)生更要方便。雖然現(xiàn)在大多數(shù)客人都有手機(jī)，對公共電話的需求不象以前，但是仍然要設(shè)置公用電話，并配備有為聾啞人設(shè)計的電訊裝置（TTD），同時至少有一部公用電話的高度適合坐輪椅的人使用。飲水器也是一樣，應(yīng)保證輪椅能放在下面，開關(guān)或把手應(yīng)伸手可及。有些登記處的臺面為方便工作人員工作和存放東西而設(shè)計得很高，但是卻給坐輪椅的人帶來了諸多不便。登記處要設(shè)計有矮一些的臺面以便坐輪椅的與會者能夠自如地與工作人員交談。

應(yīng)急措施

最后，也可能是最重要的一點(diǎn)就是應(yīng)急措施。必須安裝自動噴水滅火系統(tǒng)，警報裝置應(yīng)安裝在所有客人都可以夠得著的地方，包括那些坐輪椅的客人。所有出口要有醒目標(biāo)識。最重要的是，在殘疾人來會議報到時，工作人員就應(yīng)該詳細(xì)告知各種應(yīng)急措施。為了方便起見，應(yīng)該在客房里為客人準(zhǔn)備一份有關(guān)應(yīng)急措施的詳細(xì)文字材料。如果需要，還應(yīng)提供大號印刷或盲文版。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司