安排定期例會(huì)

伍方會(huì)議服務(wù)在活動(dòng)執(zhí)行中召開的會(huì)議包括：與會(huì)展項(xiàng)目發(fā)起人的一對(duì)一會(huì)議；與小組成員的一對(duì)一會(huì)議；小組的項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議；解決問題的會(huì)議；協(xié)同者的協(xié)調(diào)會(huì)議；與客戶的通報(bào)會(huì)議等。這些會(huì)議有助于審查項(xiàng)目進(jìn)度、改進(jìn)工作過程、清楚障礙、解決問題。要注意會(huì)議議題必須明確，且只讓相關(guān)人員參加。

由獨(dú)立方進(jìn)行評(píng)審

對(duì)于所有審計(jì)工作，應(yīng)任命一位專職審計(jì)員。對(duì)小組工作，應(yīng)由獨(dú)立方進(jìn)行評(píng)審。對(duì)不可量化的工作進(jìn)度也應(yīng)由獨(dú)立的一方進(jìn)行估計(jì)。描述團(tuán)隊(duì)評(píng)審會(huì)議的結(jié)果，應(yīng)有現(xiàn)成的實(shí)施計(jì)劃。實(shí)際項(xiàng)目成本應(yīng)能很好地同計(jì)劃成本進(jìn)行對(duì)比。

管理落實(shí)到個(gè)人

每個(gè)項(xiàng)目成員都有自己的任務(wù)。對(duì)所有團(tuán)隊(duì)成員都進(jìn)行了掙值分析(earned value analysis)培訓(xùn)。以積極的方式處理個(gè)人問題。不應(yīng)忽視曠工、人員調(diào)整等情況。調(diào)任或終止工作的項(xiàng)目成員，應(yīng)有交接手續(xù)，或留下書面說明。

連續(xù)詳盡的項(xiàng)目記錄

應(yīng)有日常的備忘錄、階段性總結(jié)和里程碑事件報(bào)告。由項(xiàng)目實(shí)施者對(duì)工作的情況進(jìn)行13記錄。延誤的原因和其他問題除了在進(jìn)度報(bào)告中說明外，還要記錄在項(xiàng)目筆記中。對(duì)于那些預(yù)計(jì)對(duì)項(xiàng)目績效會(huì)有嚴(yán)重影響的情況，在進(jìn)度報(bào)告中要用“小紅旗”表示出來。進(jìn)度報(bào)告應(yīng)以合適的增加量進(jìn)行分發(fā)。

及時(shí)處理“意外”事變

應(yīng)遵循變更程序。當(dāng)對(duì)一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)未留應(yīng)急儲(chǔ)備時(shí)，應(yīng)采取預(yù)防措施減小風(fēng)險(xiǎn)；當(dāng)意外資源短缺時(shí)應(yīng)及時(shí)處理；鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提供有關(guān)潛在問題的“預(yù)警”。

統(tǒng)籌安排項(xiàng)目任務(wù)

管理好關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)，以便按時(shí)完成，最好是提前完成具有浮動(dòng)時(shí)問的任務(wù)。應(yīng)盡可能用最短的時(shí)間完成，保留浮動(dòng)時(shí)間用于處理無法預(yù)料的問題。所有工作在項(xiàng)目上的小時(shí)數(shù)都能回頭追溯到該項(xiàng)目，包括義務(wù)加班的小時(shí)數(shù)。對(duì)偏離目標(biāo)的任務(wù)應(yīng)編制糾正措施，并報(bào)批準(zhǔn)。不應(yīng)僅僅用線性預(yù)測來估算剩余工作。

營造良好的工作氛圍

在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中應(yīng)有一種公開討論和調(diào)查的氣氛，應(yīng)保持最低的競爭。給團(tuán)隊(duì)成員的備忘錄需帶有“請(qǐng)回復(fù)(RSVP)”字樣，以保證他們收到。對(duì)于可能影響職能部門經(jīng)理的變更，應(yīng)通知他們。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)使所有團(tuán)隊(duì)成員盡可能全面地了解項(xiàng)目的有關(guān)信息。對(duì)比原計(jì)劃要好的執(zhí)行情況或創(chuàng)意應(yīng)該鼓勵(lì)，以保持良好的團(tuán)隊(duì)士氣。

進(jìn)行有效的決策

伍方會(huì)議服務(wù)在決策的過程中都盡可能在項(xiàng)目最低級(jí)制定，以減少失誤，避免瞎指揮。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候采用集體決策，但不是任何時(shí)候都需要。對(duì)采取項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的會(huì)展項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理的決策應(yīng)無條件接受。