伍方會(huì)議服務(wù)多年來(lái)都是先創(chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；
 舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；
文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；
房間分配表；
用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；
交通安排；
各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；
表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；
禮品、胸花、指示牌、胸卡；
會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。
 

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。
在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場(chǎng)所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長(zhǎng)途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi) 、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。
總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對(duì)會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評(píng)價(jià)、不足和建議。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)