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如何策劃與組織企業(yè)年會

發(fā)布時間:2012-06-23   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://m.24c4.com

       年會的策劃與組織在國外來說已經(jīng)是很有系統(tǒng)化和制度化的程序了,而在國內(nèi)還是普遍處于一個未知的狀態(tài),不能充分利用好年會來提高企業(yè)內(nèi)部整體的形象和員工的幸福感,這是我們會議服務(wù)公司應(yīng)該要幫忙企業(yè)解決的地方,把企業(yè)的年會策劃和組織做好,做好企業(yè)戰(zhàn)略會議管理。下面伍方會議跟大家一起分享如何舉辦一次高效的年會。
  其一,與專業(yè)機構(gòu)合作。年會多為協(xié)會類機構(gòu)主辦,而這類機構(gòu)的人員數(shù)量和會議專業(yè)能力等會有一定的局限性,因此,與專業(yè)會議公司合作是重要的選項之一。專業(yè)公司經(jīng)驗豐富,策劃運作能力很強,有他們的參與,會議往往會增加很多色彩,效果也會大大提升;
  其二,加強與政府機構(gòu)的合作。無論是全國性的年會還是國際性的年會,一般來說在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力,因此年會對各地政府甚至是國家政府有關(guān)部門都會有很強的吸引力。現(xiàn)在,我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區(qū)召開,而我們講的一般意義上的國際會議,指的主要就是國際協(xié)會類機構(gòu)的年會。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止,我國已經(jīng)有數(shù)十個城市出臺了會議產(chǎn)業(yè)扶持政策,每年的扶持資金多達數(shù)億元之多;
  其三,加強市場調(diào)研并提出針對性解決方案。發(fā)達國家很多行業(yè)年會都已經(jīng)舉辦過數(shù)十屆甚至上百屆,已經(jīng)成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議幾十年甚至上百年來一直受到業(yè)界追捧,如果會議組織機構(gòu)不重視市場調(diào)研,不重視會議代表的感受和要求,那是根本不可想象的。發(fā)達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容——不同類型、不同職務(wù)、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)——與會家屬也不例外;
  其四,注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排。根據(jù)美國會議市場的調(diào)查,在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”排序中,“會議地點”和“會議附加活動”已經(jīng)超過“會議內(nèi)容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多,合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化非常重要;
  最后,注重細節(jié)服務(wù)。常辦會議的人都會認為辦好一個會議很難,其中一難就是把每個細節(jié)都做好。會議,就是由無數(shù)個細節(jié)組成的,會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節(jié)相加而成的。因此,做好會議細節(jié)工作,是所有會議組織機構(gòu)、會議工作者必須練好的一項基本功。

    總的來說,一場高效的企業(yè)年會的舉辦離不開上面說的幾點,我們伍方會議提倡讓專業(yè)的人做專業(yè)的事,這樣的話就可以細分市場上做好精準打擊,讓企業(yè)的優(yōu)勢全部發(fā)揮出來,而不要分散精力來思考這方面的事情。

 

 

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